두 번 세어지는 같은 예약
자동집계가 다시 보낸 과거 예약을 새 성과로 더하지 않으려면, 들어온 줄을 세 가지로 가려 처음 생긴 날을 기준으로 한 예약을 한 번만 셉니다. 예약 자료를 자동으로 모아 달마다 성과에 더하는 경우가 있습니다. 이때 지난달에 이미 센 예약이 이번 달에 다시 들어오는 일이 생깁니다.
예약이 다시 만들어진 것이 아니라, 그 예약의 상태가 바뀌었거나 자료가 다시 보내진 것입니다. 모으는 쪽에서는 이번에 들어온 줄이므로 새 예약으로 읽힙니다. 그대로 더하면 한 예약이 두 달에 걸쳐 두 번 세어집니다.
막는 방법은 하나입니다. 예약마다 붙어 있는 고유 번호와 그 줄이 무슨 일이었는지를 함께 점검하는 것입니다.
이 글에서 성과라고 하는 것은 달마다 몇 건의 예약이 생겼는가를 말합니다. 그 수가 광고나 글을 바꾼 뒤에 달라졌는지를 검토하는 데 쓰입니다.
한 예약이 두 번 세어지면 그 확인이 어긋납니다. 늘어난 것으로 읽힌 달에 실제로는 아무것도 달라지지 않았을 수 있습니다.
모으는 일이 자동으로 이루어질수록 이 점검이 필요합니다. 사람이 하나씩 넣던 때에는 같은 예약을 두 번 넣는 일이 드뭅니다.
들어온 줄의 세 가지 유형
| 무슨 일인가 | 무엇으로 알 수 있는가 | 성과에 더하는가 |
|---|---|---|
| 예약이 새로 생김 | 그 고유 번호가 처음 들어왔습니다. | 더합니다. |
| 예약의 상태가 바뀜 | 이미 들어온 번호에 바뀐 내용이 붙었습니다. | 더하지 않고 앞의 줄을 고칩니다. |
| 자료가 다시 보내짐 | 내용이 같은 줄이 다시 들어왔습니다. | 더하지 않고 버립니다. |
세 가지를 가르는 것은 고유 번호입니다. 번호가 없거나 달마다 달라지는 자료라면 이 표를 쓸 수 없고, 번호를 받는 것부터 해야 합니다.
둘째 줄과 셋째 줄이 함께 오는 경우도 있습니다. 상태가 바뀌면서 그 예약의 자료가 통째로 다시 보내지는 것입니다. 이때도 더하지 않고 앞의 줄을 고칩니다.
표의 첫째 줄만 그달의 성과로 들어갑니다. 나머지 두 줄은 자료를 정확하게 하는 일이지 성과를 더하는 일이 아닙니다.
처음 생긴 날을 기준으로 한 집계
예약 하나는 처음 생긴 날의 성과로 셉니다. 뒤에 상태가 바뀌어도 그 예약이 생긴 날은 달라지지 않습니다.
이 기준을 쓰면 지난달의 수가 이번 달에 바뀌는 일이 생깁니다. 지난달에 생긴 예약이 이번 달에 취소되면 지난달의 수에서 빠지기 때문입니다. 그래서 지난 달의 수를 언제까지 고칠지도 함께 정합니다.
기준을 처음 생긴 날로 두면 달의 수가 그달의 일을 말하게 됩니다. 상태가 바뀐 날로 세면 지난달에 생긴 예약이 이번 달의 성과로 들어옵니다.
고칠 수 있는 기간은 보고를 받는 쪽과 함께 정합니다. 보고서를 받아 다음 일을 정하는 쪽에서는 수가 언제 굳는지를 알아야 합니다.
모아 세는 순서
- 예약 자료에 고유 번호가 있는지 파악합니다.
- 줄마다 무슨 일이었는지와 그 시각이 들어 있는지 검토합니다.
- 이미 센 번호의 목록을 한곳에 두고 이어 씁니다.
- 들어온 줄의 번호가 그 목록에 있는지 확인합니다.
- 목록에 없는 번호만 새 예약으로 더합니다.
- 목록에 있는 번호는 앞의 줄을 고치고 더하지 않습니다.
- 고친 줄이 지난달 것이라면 지난달의 수도 함께 고칩니다.
- 언제까지 고칠 수 있는지 기간을 정해 기재합니다.
셋째 단계의 목록을 달마다 비우지 않습니다. 비우면 지난달에 센 번호가 이번 달에 없는 번호가 되어 다시 더해집니다.
둘째 단계에서 무슨 일이었는지가 자료에 들어 있지 않은 경우가 있습니다. 그때는 만들어진 시각과 바뀐 시각을 견주어 가릅니다. 두 시각이 같으면 새로 생긴 줄입니다.
일곱째 단계의 고침은 보고서를 다시 내는 일입니다. 고친 보고서에는 무엇이 달라졌는지 한 줄을 함께 기재합니다.
넷째 단계와 다섯째 단계는 사람이 눈으로 하지 않아도 됩니다. 번호를 맞추는 일은 기록 도구에서 하고, 사람은 걸러진 건수만 확인합니다.
여덟째 단계의 기간은 달의 며칠까지처럼 정해 기재합니다. 정해지지 않으면 언제 들어온 정정까지 받아들일지가 사람마다 달라집니다.
셋째 단계의 목록은 번호만 있으면 됩니다. 예약한 사람의 내용까지 옮겨 두지 않습니다. 가르는 데 필요한 것은 번호뿐입니다.
여섯째 단계에서 앞의 줄을 고칠 때는 무엇이 바뀌었는지도 그 줄에 남깁니다. 시간이 바뀐 것인지 취소된 것인지가 뒤에 확인됩니다.
기록에 남기는 것
| 무엇을 | 어디에 쓰는가 |
|---|---|
| 예약 고유 번호 | 같은 예약인지 가릅니다. |
| 줄이 만들어진 시각과 바뀐 시각 | 새로 생긴 것인지 바뀐 것인지 가릅니다. |
| 자료를 모은 날과 범위 | 어느 줄이 언제 들어왔는지 확인합니다. |
| 지난 수를 고칠 수 있는 기간 | 보고의 수가 언제 굳는지 정합니다. |
넷째 줄이 없으면 지난달 보고가 계속 바뀝니다. 기간이 지난 뒤에 들어온 정정은 그달의 줄에 따로 기재하고 앞의 수는 고치지 않습니다.
첫째 줄과 둘째 줄은 자료를 주는 쪽에서 받는 것이고, 셋째 줄과 넷째 줄은 받는 쪽에서 만드는 것입니다. 받는 것이 빠져 있으면 만드는 것만으로는 가릴 수 없습니다.
자료를 주는 쪽이 여럿이면 네 가지를 각각 확인합니다. 한 곳에서 번호를 주더라도 다른 곳에서 주지 않으면 그 자료는 가릴 수 없습니다.
자료를 받는 주기도 한 줄로 기재합니다. 날마다 받는지 달마다 받는지에 따라 다시 보내지는 줄의 수가 달라집니다.
중복 집계 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
가상의 안과인 D의원은 예약 자료를 달마다 모아 성과에 더하고 있었습니다. 어느 달에 수가 크게 늘어 광고가 닿은 것으로 읽었습니다.
자료를 열어 고유 번호로 대조하니 늘어난 줄의 상당수가 지난달에 이미 들어온 번호였습니다. 예약 시간이 바뀐 건들이었고, 바뀌면서 자료가 다시 보내진 것이었습니다.
D의원은 이미 센 번호의 목록을 두고 그 목록에 없는 번호만 더하기로 했습니다. 다시 센 달의 수도 고쳐 기재했습니다. 늘어난 것으로 보였던 수는 실제로는 지난달과 비슷했습니다.
담당자는 늘어난 줄을 고유 번호로 맞추기 전에는 늘어난 까닭을 찾지 못했습니다. 광고를 바꾼 달과 겹쳐 있어 광고 때문으로 읽기 쉬웠습니다.
고친 보고서는 앞의 보고서를 지우지 않고 새로 냈습니다. 두 보고서를 함께 두어 무엇이 달라졌는지 확인할 수 있게 했습니다.
담당자는 자료를 주는 쪽에도 같은 번호의 줄이 다시 오고 있다는 것을 알렸습니다. 다시 보내는 일 자체를 줄일 수 있는지 물었습니다.
다시 센 달의 수를 고친 뒤에는 그 앞의 여러 달도 같은 방법으로 확인했습니다. 고칠 수 있는 기간 안의 달만 고치고, 그보다 앞의 달은 그대로 두었습니다.
확인을 마친 뒤 담당자는 광고를 바꾼 것이 예약에 닿았는지를 다시 확인했습니다. 중복을 걸러 낸 수로 보면 광고를 바꾼 달과 그 앞 달의 차이는 크지 않았습니다.
고친 기록
D의원은 수를 고친 달과 고친 까닭을 보고서에 기재했습니다. 앞서 받은 보고서를 가진 사람이 왜 수가 달라졌는지 확인할 수 있습니다.
지난 수를 고칠 수 있는 기간도 그때 정했습니다. 기간이 지나면 그달의 수는 그대로 두고, 뒤에 들어온 정정은 들어온 달에 따로 기재합니다.
버린 줄의 건수도 달마다 기재하기로 했습니다. 다시 보내지는 자료가 얼마나 되는지 확인할 수 있습니다.
기간을 정한 날짜도 함께 남겼습니다. 언제부터 이 방법으로 세었는지가 남아 있어야 앞뒤 달을 갈라 읽습니다.
재처리 예약 집계 자주 묻는 질문
Q1. 같은 예약이 짧은 사이에 여러 번 다시 들어오면 어떻게 합니까?
A1. 마지막으로 들어온 줄의 내용으로 앞의 줄을 한 번만 고치고, 나머지 줄은 버립니다. 여러 번 다시 들어온 줄도 버린 줄의 수에 함께 셉니다.
Q2. 자동으로 모으는 도구가 멈춘 기간의 예약은 어떻게 채웁니까?
A2. 멈춘 날짜를 기록하고, 다시 돌기 시작한 뒤 그 기간의 자료를 한꺼번에 받아 같은 방법으로 번호를 맞춥니다. 한꺼번에 받은 줄이 모두 새 예약으로 더해지지 않도록, 모은 날과 범위를 함께 남깁니다.
Q3. 예약 번호는 같은데 사람이 다른 경우가 있나요?
A3. 같은 번호가 서로 다른 예약을 가리킨다면 그것은 고유 번호가 아닙니다. 그런 값으로 가르면 다른 예약을 같은 것으로 세게 되므로, 자료를 주는 쪽에 다른 값을 요청합니다.
Q4. 이미 센 번호의 목록을 사람이 손으로 고쳐야 할 때는 어떻게 합니까?
A4. 고친 번호와 고친 까닭, 고친 사람을 목록 옆에 따로 남기고, 목록의 번호는 지우지 않습니다. 손으로 고치는 일이 잦다면 자료를 주는 쪽에 원인을 물어 그 답을 기록합니다.
Q5. 사람이 손으로 넣은 예약도 같은 방법으로 세나요?
A5. 손으로 넣은 예약에도 번호를 매겨 자동으로 들어온 자료와 한 목록에서 가릅니다. 목록을 둘로 나누어 두면 어느 쪽에서 세었는지 갈라지지 않습니다.
이 방법으로 가르지 않는 경우
같은 사람이 다른 날짜로 새로 예약한 것은 새 예약입니다. 앞의 예약과 사람이 같더라도 번호가 다르므로 그대로 더합니다.
자료를 주는 쪽에서 번호 매기는 방법을 바꾸는 경우가 있습니다. 바꾼 날짜를 기재하고 그 앞뒤를 갈라 셉니다. 앞의 목록과 뒤의 번호를 한 목록에서 맞추지 않습니다.
기록 도구를 옮기는 달에는 두 곳에서 자료가 들어옵니다. 옮기는 기간에는 어느 쪽 자료를 쓸지 정하고 다른 쪽은 세지 않습니다.
예약이 아니라 문의 자료를 함께 모으는 경우에는 두 자료를 한 목록에서 가르지 않습니다. 번호를 매기는 방법이 다르면 같은 목록에서 맞출 수 없습니다.
한 예약이 여러 진료로 나뉘는 병원이라면 무엇을 한 건으로 셀지 먼저 정합니다. 번호가 진료마다 따로 붙는다면 예약 단위의 번호를 따로 받습니다.
중복을 거른 건수 집계
달마다 더하지 않고 버린 줄이 몇 건이었는지 기재합니다. 그 수가 늘고 있다면 자료를 주는 쪽에서 다시 보내는 일이 늘고 있는 것입니다.
버린 줄이 갑자기 없어지는 달도 확인합니다. 번호가 달라져 같은 예약을 새 예약으로 세고 있는 경우가 있습니다.
두 수를 함께 확인하면 자료를 주는 쪽의 사정도 드러납니다. 자료가 달라진 달에는 그 까닭을 그쪽에 물어 기재합니다.
버린 줄의 수는 성과 보고와 같은 곳에 기재하지 않아도 됩니다. 자료를 다루는 쪽에서 확인하는 수이므로 따로 한 장에 이어 갑니다.