월말 문의가 다음 달 예약이 될 때 성과 달 기록

문의 달과 예약 달을 둘 다 남기기

어느 한쪽으로 정해 버리기보다, 두 날짜를 모두 남기고 두 가지 방식으로 셉니다. 한쪽 날짜만 남기면 나중에 다른 방식으로 다시 셀 방법이 없기 때문입니다. 하나는 예약이 생긴 달을 기준으로 세는 방식입니다. 이번 달에 예약이 몇 건 생겼는지를 보여 주므로, 병원의 달별 예약 규모를 볼 때 씁니다. 다른 하나는 문의가 들어온 달을 기준으로 세는 방식입니다. 이번 달에 들어온 문의 가운데 몇 건이 예약으로 이어졌는지를 보여 주므로, 그달의 홍보가 예약으로 얼마나 이어졌는지 판단할 때 씁니다.

문의가 들어온 달 기준으로 셀 때는 늦게 이어지는 예약이 있다는 점을 고려합니다. 월말에 들어온 문의는 그달 보고서를 만들 때 아직 예약으로 이어지지 않았을 수 있습니다. 그래서 문의월 기준 숫자는 보고서를 낸 뒤에도 늦게 생긴 예약을 더해 고치고, 고친 숫자라는 표시를 함께 남깁니다. 언제까지 고칠 수 있는지는 병원이 정한 확정 기간을 따릅니다.

두 방식을 쓰려면 예약이 생길 때 그 예약이 어느 문의에서 이어졌는지를 기록해야 합니다. 이 연결 기록이 없으면 예약월 기준 숫자만 남고, 늦게 이어진 예약은 문의월 기준에서 빠집니다.

두 기준을 함께 쓰는 이유는 판단이 한쪽으로 기울지 않게 하기 위해서입니다. 예약월 기준만 보면 월말에 올린 안내 글의 효과가 다음 달 홍보의 효과로 읽히고, 문의월 기준만 보면 이번 달 병원에 실제로 예약이 얼마나 생겼는지 흐려집니다. 두 숫자를 나란히 놓으면 각각이 말하는 바가 분명해집니다.

두 가지 세는 방식과 잇는 기록

세 줄 가운데 첫째와 둘째 줄은 보고서에 싣는 숫자이고, 셋째 줄은 그 숫자를 만드는 기록입니다. 셋째 줄이 빠지면 둘째 줄을 계산할 수 없으므로, 셋째 줄은 예약을 받을 때마다 남깁니다.

기록하고 세는 순서

1. 상담 담당이 문의를 받을 때 문의일과 문의 경로를 문의 기록에 남깁니다.
2. 예약을 받을 때 그 예약이 이어진 문의가 있는지 확인하고, 있으면 아래 연결 기록표의 네 항목을 남깁니다.
3. 달이 끝나면 홍보 담당이 예약월 기준 숫자와 문의월 기준 숫자를 함께 계산합니다. 계산에 쓴 연결 기록의 범위와 계산한 날짜도 함께 남깁니다.
4. 문의월 기준 숫자에는 아직 예약으로 이어질 수 있는 문의가 남아 있다는 표시를 함께 남겨 보고합니다.
5. 다음 달에 늦게 생긴 예약이 있으면, 지난달 문의월 기준 숫자에 더해 고치고 고친 날짜를 남깁니다.
6. 정한 기간이 지나면 그달의 문의월 기준 숫자를 확정하고, 확정했다는 표시와 날짜를 보고서 목록에 남깁니다.

둘째 단계에서 이어진 문의를 찾을 때는 예약한 사람에게 병원에 문의한 적이 있는지 묻고, 문의 기록에서 같은 사람의 문의를 찾습니다. 찾지 못하면 연결 기록 없이 예약만 남기고, 연결하지 못했다는 표시를 남깁니다. 예약자가 문의한 적이 없다고 답하면 문의 없이 들어온 예약으로 표시해, 연결하지 못한 예약과 구분합니다.

여섯째 단계의 기간은 병원이 정합니다. 문의에서 예약까지 걸리는 기간이 긴 진료라면 기간을 길게 정하고, 확정하기 전까지는 숫자가 바뀔 수 있다는 점을 보고서에 밝힙니다.

셋째 단계에서 두 숫자를 계산할 때는 같은 표에 싣되, 기준 이름을 열 제목에 분명히 밝힙니다. 예약월 기준과 문의월 기준이 한 숫자처럼 읽히면, 보고서를 읽는 사람은 두 숫자의 차이를 오류로 여길 수 있습니다. 두 숫자가 다른 이유가 늦게 이어진 예약 때문이라는 설명도 한 줄 함께 싣습니다.

예약마다 남길 연결 기록

네 항목 모두 예약을 받은 상담 담당이 남깁니다. 넷째 항목은 연결이 얼마나 확실한지를 나중에 판단하는 데 쓰입니다. 예약자에게 직접 확인한 연결과 기록으로만 짐작한 연결은 구분해 남깁니다.

월말 문의를 다음 달 예약과 이은 산부인과

아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 한 산부인과의 대행사는 달마다 예약월 기준으로 예약 숫자를 보고하고 있었습니다. 어느 달 말에 산전 검사 안내 글을 올렸는데, 그달 보고서에는 예약이 거의 늘지 않았고 다음 달 초 예약이 늘어 있었습니다. 대행사는 다음 달의 다른 홍보 덕분이라고 설명했습니다. 원장은 월말에 올린 안내 글을 다음 달에도 이어서 올릴지 정하려고, 그 글이 실제로 예약으로 이어졌는지 알고 싶어 했습니다.

홍보 담당은 두 가지 세는 방식이 필요하다고 판단했습니다. 상담 담당들에게 예약을 받을 때 연결 기록표의 네 항목을 남기도록 요청했고, 지난 기록 가운데 이어진 문의를 찾을 수 있는 예약은 찾아 연결했습니다. 찾지 못한 예약은 연결하지 못했다는 표시를 남겼습니다. 문의월 기준 숫자를 확정하는 기간은 산전 검사의 특성을 고려해 원장과 함께 정했습니다.

연결 기록으로 계산하자, 다음 달 초에 생긴 예약 가운데 여러 건이 앞 달 말에 들어온 산전 검사 문의에서 이어진 것이었습니다. 예약월 기준으로는 다음 달의 성과였지만, 문의월 기준으로는 안내 글을 올린 달의 문의가 예약으로 이어진 것이었습니다. 두 기준 모두 틀린 숫자가 아니라, 서로 다른 질문에 답하는 숫자였습니다.

홍보 담당은 원장에게 올리는 요약에 두 숫자를 나란히 싣고, 앞 달의 문의월 기준 숫자는 늦게 생긴 예약을 더해 고쳤다는 표시를 남겼습니다. 대행사에는 다음 달부터 두 기준의 숫자를 함께 보고하도록 요청했습니다. 연결 기록은 병원이 가지고 있으므로, 문의월 기준 숫자는 홍보 담당이 계산해 대행사에 보내기로 했습니다.

두 기준의 계산 방법과 확정 기간 인계

홍보 담당이 바뀌면 두 가지 세는 방식의 계산 방법과, 문의월 기준 숫자를 확정하는 기간을 함께 넘깁니다. 아직 확정되지 않은 달의 숫자가 있다면, 어느 달이 언제 확정되는지도 알립니다. 지난 보고서에서 고친 숫자와 고친 날짜의 목록도 함께 넘겨, 새 담당자가 숫자가 바뀐 이유를 찾을 수 있게 합니다.

상담 담당이 새로 오면 예약을 받을 때 연결 기록을 남기는 방법을 첫 주에 익힙니다. 예약자에게 문의한 적이 있는지 묻는 문장도 함께 연습해, 예약을 받을 때마다 빠뜨리지 않게 합니다. 예약 시스템을 바꾸는 경우에는 새 시스템에 연결 기록을 남길 칸이 있는지 먼저 확인합니다. 칸이 없다면 메모 칸에 같은 형식으로 남기도록 정해, 연결 기록이 끊기지 않게 합니다.

월말 문의 성과 자주 묻는 질문

예외와 뒤따르는 점검