고정 항목과 흔들리는 항목의 구분
환율에 따라 비용이 바뀌는 해외 도구가 든 제안은 흔들리는 항목만 따로 가려 그 항목에만 예산 여유를 두고, 계산 시점과 다시 계산하는 주기, 조정할 폭을 미리 문장으로 정해 둡니다. 매달 같은 금액이 나가는 항목이 있고, 같은 것을 쓰는데도 달마다 금액이 달라지는 항목이 있습니다. 값이 다른 나라 돈으로 매겨진 도구가 뒤에 속합니다. 쓰는 양이 그대로여도 우리 돈으로 낼 때 금액이 달라집니다.
이 둘을 한 줄로 묶어 두면 예산이 달마다 어긋납니다. 어긋난 까닭이 더 썼기 때문인지 값이 움직였기 때문인지도 가려지지 않습니다.
그래서 제안을 받을 때 흔들리는 항목이 어느 것인지 표시해 달라고 합니다. 금액을 깎자는 이야기가 아니라 예산을 짤 수 있게 갈라 달라는 요청입니다.
미리 정해 둘 세 가지
첫째는 어느 시점의 값으로 계산하는가입니다. 청구서를 쓰는 날인지, 실제로 결제되는 날인지, 계약할 때 정한 날인지에 따라 같은 달에도 금액이 달라집니다. 어느 날인지 한 문장으로 기록합니다.
둘째는 언제 다시 계산하는가입니다. 매달 그날 값으로 다시 매기는지, 정해진 기간에는 그대로 두고 갱신할 때만 다시 보는지 정합니다. 매달 바뀌면 예산을 세우기 어렵고, 오래 고정하면 어느 한쪽이 부담을 지게 됩니다.
셋째는 어느 정도까지는 그냥 가고 어디부터 다시 이야기하는가입니다. 값은 오를 수도 내릴 수도 있고 어느 쪽일지 미리 알 수 없습니다. 그래서 방향을 맞히려 하지 말고 폭을 미리 정합니다. 정해 둔 폭을 넘으면 그때 양쪽이 다시 이야기합니다.
정해 두지 않으면 매달 반복되는 이야기
| 정할 것 | 정해 두지 않으면 | 적어 둘 문장의 모양 |
|---|---|---|
| 계산하는 시점 | 청구서마다 다른 기준이 쓰입니다. | 어느 날의 값으로 계산하는지 한 줄 |
| 다시 계산하는 주기 | 달마다 금액이 달라져 예산이 흔들립니다. | 얼마 동안 고정하고 언제 다시 보는지 |
| 다시 이야기할 폭 | 조금만 움직여도 매번 이야기가 됩니다. | 어느 폭을 넘으면 다시 본다는 한 줄 |
| 넘었을 때 하는 일 | 한쪽이 그냥 떠안습니다. | 누가 언제 알리고 무엇을 정하는지 |
흔들리는 항목에만 두는 예산 여유
여유를 전체 예산에 뭉뚱그려 얹으면 얼마가 어느 항목 때문인지 알 수 없습니다. 흔들리는 항목만 모아 그 부분에만 여유를 배정합니다.
여유를 얼마로 둘지는 지난 몇 달 동안 그 항목이 실제로 얼마나 움직였는지를 보고 정합니다. 앞으로 어떻게 될지를 점치지 않고 지나온 폭을 확인합니다. 자료가 없으면 여유를 두되 그 근거가 없다는 것도 함께 기록합니다.
여유가 남은 달과 모자란 달을 적어 두면 몇 달 뒤에 폭을 고칠 근거가 생깁니다. 이 글에서는 값이 어느 쪽으로 움직일지 말하지 않습니다. 그것은 알 수 없는 일이고, 알 수 없다는 전제로 짜는 것이 이 방법입니다.
흔들리는 항목을 가려내는 순서
담당자는 제안서의 항목을 하나씩 보며 값이 우리 돈으로 매겨진 것인지 다른 나라 돈으로 매겨진 것인지 표시합니다. 적혀 있지 않으면 묻습니다. 우리 돈으로 청구받고 있어도 원래 값이 다른 나라 돈인 경우가 있습니다.
표시한 항목만 따로 모아 셋을 묻습니다. 어느 날 값으로 계산하는지, 얼마나 고정되는지, 어느 폭을 넘으면 다시 이야기하는지입니다.
받은 답을 문장으로 정리해 양쪽이 확인합니다. 말로만 맞추면 담당자가 바뀔 때 사라집니다.
표시할 때는 항목 이름만 보지 말고 청구서 뒤에 붙는 내역까지 확인합니다. 묶음으로 적힌 한 줄 안에 흔들리는 것과 고정된 것이 섞여 있는 경우가 있습니다. 섞여 있으면 그 줄을 나눠 달라고 합니다.
확인할 네 가지 자료
| 확인할 것 | 어디서 보는지 | 무엇을 적는지 |
|---|---|---|
| 비용 산정 통화 | 제안서, 도구 안내, 물어서 확인 | 항목별로 어느 돈으로 매겨졌는지 |
| 갱신 조건 | 제안서, 계약서 | 고정 기간, 다시 계산하는 시점 |
| 변동 부담 | 지난 청구서 모음 | 같은 항목의 달별 금액과 움직인 폭 |
| 알리는 방법 | 맞춰 둔 문장 | 폭을 넘었을 때 누가 언제 알리는지 |
지난 청구서로 재는 변동 폭
받아 둔 청구서가 몇 달치 있으면 그 항목의 금액을 나란히 적어 비교합니다. 가장 높았던 달과 낮았던 달의 차이가 지금까지의 폭입니다.
쓰는 양이 달라져서 금액이 움직인 달은 빼고 계산합니다. 사람 수를 늘렸거나 더 많이 썼다면 그것은 값이 흔들린 것이 아닙니다.
청구서가 몇 달치 없으면 재지 못합니다. 이때는 폭을 짐작으로 적지 말고 몇 달 모은 뒤에 정하기로 하고, 그동안은 다시 이야기할 여지만 열어 놓습니다.
재 본 폭은 지나온 값일 뿐입니다. 앞으로 그 안에서 움직인다는 뜻이 아니므로, 폭을 넘었을 때 무엇을 할지가 함께 정해져 있어야 합니다.
예산 문서와 계약 문서에 남길 내용
예산 문서에는 흔들리는 항목이 어느 것이고 여유를 얼마나 두었는지 기재합니다. 계약 문서에는 계산 시점과 고정 기간과 다시 이야기할 폭을 기재합니다.
한쪽에만 있으면 다음 사람이 반쪽만 알게 됩니다. 예산만 보면 왜 여유가 있는지 모르고, 계약만 보면 그 여유가 어디에 잡혀 있는지 모릅니다.
문구를 어떻게 넣을지는 문서를 다루는 쪽과 상의합니다. 여기서 말하는 것은 무엇을 정해 두어야 하는지까지입니다.
지난해 청구서를 편 의원 사례
아래 사례는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 실제 기관이나 업체의 기록이 아닙니다.
한 성형외과 의원이 내년 예산을 짜면서 지난해 청구서를 폈습니다. 매달 같은 것을 쓰고 있었는데 몇 달의 금액이 서로 달랐습니다. 담당 직원은 왜 다른지부터 찾아보기로 했습니다.
항목을 나눠 찾은 흔들리는 두 항목
직원은 청구서의 항목을 하나씩 보며 금액이 달마다 같은 것과 다른 것을 갈랐습니다. 대부분은 같았고 둘만 달랐습니다.
그 둘을 물어보니 값이 다른 나라 돈으로 매겨진 도구였습니다. 우리 돈으로 청구받고 있었지만 원래 값은 그쪽 돈이었고, 청구서를 쓰는 날의 값으로 바꿔 적고 있었습니다.
직원은 지난 열 달치 그 두 항목의 금액을 나란히 적었습니다. 사람을 한 명 늘린 달이 있어 그 달은 빼고 셈했습니다. 남은 달들에서 가장 높은 달과 낮은 달의 차이가 지금까지의 폭이었습니다.
직원은 두 항목 옆에 쓰는 양이 달라진 달을 표시해 두었습니다. 표시가 없으면 나중에 그 달의 금액을 값이 움직인 것으로 읽게 됩니다.
세 문장 합의와 두 항목의 여유
직원은 세 가지를 물어 답을 받았습니다. 청구서를 쓰는 날의 값으로 계산한다는 것, 계약 기간에는 값을 다시 매기지 않고 갱신할 때만 본다는 것, 폭에 관한 이야기는 지금까지 없었다는 것이었습니다.
세 번째가 비어 있어 이번에 정하기로 했습니다. 지난 열 달의 폭을 보이고, 그 폭을 넘으면 어느 쪽이든 먼저 알리고 다시 이야기하자고 제안했습니다. 알리는 사람과 시점도 한 문장으로 적었습니다.
예산에는 그 두 항목의 금액에만 여유를 두었습니다. 전체에 얹지 않아 다른 항목이 늘어난 달과 구별됩니다. 직원은 매달 그 두 항목의 금액을 한 줄씩 적어 두기로 했습니다. 한 해가 지나면 폭을 다시 정할 근거가 됩니다.
항목 표와 합의 문장의 인계
다음 사람이 예산만 보면 왜 그 두 항목에만 여유가 있는지 모릅니다. 남길 것은 네 가지입니다. 흔들리는 항목이 어느 것인지, 맞춰 둔 세 문장, 폭을 잰 기간과 뺀 달과 그 까닭, 매달 적어 온 금액 줄입니다.
폭을 넘어 다시 이야기한 적이 있으면 그때 무엇을 정했는지도 적습니다. 같은 일이 다시 생겼을 때 처음부터 이야기하지 않아도 됩니다.
쓰는 양이 달라진 달은 표시해 놓습니다. 표시가 없으면 다음 사람이 그 달을 값이 움직인 것으로 읽습니다.
환율 연동 비용 자주 묻는 질문
Q1. 해외 도구 비용을 원화로 고정해 청구해 달라고 하면 되지 않습니까?
A1. 그렇게 해 주는 곳도 있습니다. 다만 고정해 주는 쪽이 그 흔들림을 떠안는 것이라 그만큼을 얹어 받는 경우가 많습니다. 고정하는 대신 얼마가 더 붙는지 물어보고, 그 금액과 지금까지의 폭을 견줘 정합니다.
Q2. 환율 변동이 정해 둔 폭을 넘으면 누가 부담합니까?
A2. 정하기 나름입니다. 넘은 만큼을 병원이 내는 방식, 나눠 내는 방식, 그 시점에 도구를 줄이거나 바꾸는 방식이 있습니다. 어느 쪽이든 미리 한 문장으로 적어 두는 것이 핵심이고, 적어 두지 않으면 그때마다 힘이 센 쪽으로 기웁니다.
Q3. 환율이 내려간 달은 차액을 돌려받습니까?
A3. 올랐을 때만 다시 이야기하기로 하면 한쪽에만 유리합니다. 내려갔을 때도 같은 폭으로 본다고 적어 두면 양쪽이 같은 규칙을 씁니다. 실제로 내려간 달에 청구가 줄었는지는 청구서에서 확인합니다.
예산을 짜는 방법에 관한 질문
Q4. 해외 도구를 병원이 직접 결제하면 흔들림이 없어집니까?
A4. 없어지지 않습니다. 값이 다른 나라 돈으로 매겨져 있으면 누가 내든 바꿔 낼 때 달라집니다. 다만 직접 결제하면 그 금액이 그대로 보여 얼마가 어떻게 움직였는지 우리가 바로 압니다. 대신 관리와 갱신을 우리가 맡아야 합니다.
Q5. 한 해 도중에 원장이 흔들리는 항목의 여유분을 다른 곳에 쓰자고 하면 어떻게 합니까?
A5. 여유분은 흔들리는 항목을 위해 따로 떼어 둔 금액이라는 점을 예산 문서로 보여 드립니다. 다른 곳에 옮기기로 정한다면 폭을 넘는 달에 무엇을 줄일지 함께 정하고, 옮긴 날짜와 금액을 기록에 남깁니다.
비중이 작은 경우와 나중에 확인할 것
흔들리는 항목이 전체에서 아주 작은 비율이라면 이 절차에 드는 품이 더 큽니다. 이때는 여유만 조금 두고 넘어가되, 그 항목이 무엇인지는 기록합니다. 나중에 도구가 늘면 그때 다시 확인합니다.
계약 기간이 몇 달로 짧다면 고정 기간을 따로 정할 것이 없습니다. 그 기간의 금액을 그대로 두기로 하면 되고, 다시 볼 시점은 다음 계약을 이야기할 때입니다.
나중에 다시 볼 것은 셋입니다. 매달 적어 온 두 줄이 빠짐없이 채워지고 있는지, 지나온 폭이 처음 잰 때와 달라졌는지, 폭을 넘어 다시 이야기한 적이 있는지입니다. 세 가지를 예산을 다시 짜는 달에 함께 확인합니다. 값이 앞으로 어느 쪽으로 갈지는 보지 않습니다.