옵션이어도 총비용에 넣는 검수
병원마케팅 견적에서 필수 검수가 옵션으로 적혀 있다면, 병원이 직접 할 수 없는 검수는 예산안의 필수 비용에 넣고 직접 할 수 있는 검수는 맡을 사람과 시간을 일정에 기재합니다. 견적서에서 검수나 감수가 선택 항목으로 적혀 있는 경우가 있습니다. 기본 금액은 제작비만 들어가고, 원고 검토나 표기 점검은 옆에 따로 적힙니다. 이때 예산안에는 옵션 금액을 포함한 금액을 기재합니다. 글을 공개하려면 검수가 필요하고, 그 검수를 사지 않으면 병원 안에서 누군가 해야 하기 때문입니다.
판단 기준은 하나입니다. 그 항목을 사지 않았을 때 병원이 직접 할 수 있는가입니다. 직접 할 수 있으면 옵션으로 두고 그 일을 할 사람과 시간을 예산 대신 일정에 기재합니다. 직접 할 수 없으면 옵션이 아니라 필수 비용입니다.
견적을 받을 때 옵션 목록을 그대로 두고 한 칸을 더 만듭니다. 사지 않았을 때 누가 하는지 적는 칸입니다. 이 칸이 비면 그 항목은 아무도 하지 않게 됩니다.
총비용으로 적는다고 해서 모든 옵션을 사자는 뜻은 아닙니다. 예산안에 적을 금액과 실제로 사는 항목을 나누는 일입니다. 총비용을 알고 나서 무엇을 뺄지 정하면, 뺀 항목이 어디로 갔는지도 함께 남습니다.
옵션의 세 가지 분류
첫째는 공개 전에 반드시 거쳐야 하는데 병원이 직접 할 수 없는 항목입니다. 이미지 사용권 검증처럼 병원 안에 검증할 방법이 없는 일이 여기에 듭니다. 이 항목은 이번에 삽니다. 둘째는 병원이 직접 할 수 있는 항목입니다. 표기 점검이나 진료 사실 검토, 간단한 문구 수정처럼 공개 전에 필요하더라도 병원 사람과 시간이 있으면 되는 일입니다. 셋째는 없어도 되는 항목입니다. 추가 소재나 확장 기능처럼 이번 계획과 상관이 적은 일입니다.
나눈 결과를 견적서 옆에 적어 원장에게 보여 줍니다. 금액이 왜 늘었는지 설명이 이 표로 끝납니다. 사지 않기로 한 항목에는 누가 언제 하는지 함께 기재합니다.
나눌 때 금액이 큰 항목부터 보지 않습니다. 사지 않았을 때 공개가 막히는 항목부터 추립니다. 금액 순으로 따지면 싼 필수 항목이 뒤로 밀려 빠지는 일이 생깁니다.
항목 이름이 비슷해 헷갈리면 견적을 낸 쪽에 무엇이 다른지 묻습니다. 검수와 감수, 점검과 진단처럼 이름만 다른 경우도 있고 실제로 받는 결과가 다른 경우도 있습니다.
옵션을 가르는 표
| 옵션 항목 | 사지 않으면 | 병원이 할 수 있습니까 | 예산 처리 |
|---|---|---|---|
| 표기·문구 검수 | 검수 없이 공개됩니다. | 담당자가 할 수 있습니다. | 사람과 시간을 일정에 기재합니다. |
| 진료 사실 검토 | 내용이 진료와 어긋날 수 있습니다. | 진료 담당자가 합니다. | 내부 일정에 넣습니다. |
| 이미지 사용권 검증 | 쓰면 안 되는 사진이 올라갑니다. | 검증 방법이 없으면 어렵습니다. | 이번에 삽니다. |
| 접근성·화면 점검 | 일부 기기에서 깨집니다. | 기기가 있으면 일부 가능합니다. | 범위를 나눠 절반만 삽니다. |
| 추가 소재 제작 | 이번 계획에 영향이 적습니다. | 해당 없음 | 이번에는 뺍니다. |
가운데 칸이 「어렵습니다」로 적히면 그 항목은 옵션이 아닙니다. 예산안에서 필수 줄로 옮깁니다.
예산안을 만드는 차례
먼저 견적서의 모든 줄을 옮겨 기재합니다. 기본에 든 것과 옵션을 나누지 말고 한 목록으로 만듭니다. 목록을 만들면 같은 일이 두 줄로 흩어져 있는지 확인할 수 있습니다. 원고 제작과 원고 검수가 그렇습니다.
다음으로 줄마다 사지 않았을 때 무슨 일이 생기는지 한 줄로 기재합니다. 공개가 막히는지, 품질이 떨어지는지, 아무 일도 없는지 적으면 됩니다. 이 줄이 판단의 근거가 됩니다.
그다음 병원이 할 수 있는지 기재합니다. 할 수 있으면 누가 얼마나 걸리는지 함께 기재합니다. 하루가 걸리는 일을 아낀 금액과 견주면 사는 편이 나은 경우도 있습니다. 시간을 적지 않으면 사지 않는 쪽으로 기울기 쉬우니, 걸리는 시간을 반드시 함께 남깁니다.
마지막으로 예산안을 두 줄로 냅니다. 총비용과 이번에 빼기로 한 항목입니다. 뺀 항목에는 대신 하는 사람과 날짜를 기재합니다. 원장이 검토하는 것은 이 두 줄입니다. 나머지 표는 뒤에 첨부합니다.
목록을 만들 때 수량도 함께 기재합니다. 원고 편수, 이미지 장수, 점검할 화면 수처럼 견적의 근거가 되는 숫자입니다. 옵션 금액이 수량에 따라 정해졌다면 수량을 줄일 때 함께 줄어드는지 확인합니다.
예산안을 올리기 전에 제작하는 쪽에 한 번 확인받습니다. 우리가 빼기로 한 항목을 병원이 맡는다는 것을 알아야 그쪽에서도 넘길 자료를 준비합니다. 확인 없이 빼면 공개 직전에 서로 기다리는 일이 생깁니다.
견적 확인 자료
| 자료 | 어디서 찾습니까 | 무엇을 점검합니까 | 누가 맡습니까 |
|---|---|---|---|
| 견적서 | 받은 문서 | 기본과 옵션의 구분, 단가와 수량 | 담당자 |
| 지난 계약 | 계약 문서함 | 같은 항목이 전에 어떻게 처리됐는지 | 운영 책임자 |
| 내부 일정 | 업무 문서 | 직접 할 때 맡을 사람과 시간 | 담당자 |
| 지난 공개 기록 | 홈페이지 소식란 | 검수 없이 올려 고친 적이 있는지 | 홈페이지 담당자 |
| 예산 한도 | 결재 기준 | 이번 분기에 쓸 수 있는 금액 | 운영 책임자 |
지난 공개 기록을 대조하는 것이 도움이 됩니다. 검수를 빼고 올렸다가 고친 일이 있으면 그 시간이 이번 판단의 근거가 됩니다.
자료를 모을 때 결재 기준부터 파악합니다. 금액 구간에 따라 결재하는 사람이 다르면 예산안을 올리는 곳도 달라집니다. 구간을 모르고 올리면 승인까지 며칠이 더 걸립니다.
홈페이지 글 제작 견적의 가상 예산안
다음은 설명을 위해 지어낸 가상 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
한 안과 의원이 홈페이지 글 제작 견적을 받았습니다. 기본은 원고 제작이었고 옵션에 표기 검수, 이미지 사용권 검증, 접근성 점검, 추가 소재가 있었습니다. 원장은 기본만 하고 옵션을 빼자고 했습니다.
담당자는 옵션마다 사지 않았을 때 생기는 일을 적었습니다. 표기 검수는 담당자가 할 수 있었고 한 편에 한 시간쯤 걸렸습니다. 이미지 사용권 검증은 병원에 검증할 방법이 없었습니다. 접근성 점검은 사무실 기기로 일부만 시험할 수 있었습니다. 추가 소재는 이번 계획과 상관이 적었습니다.
예산안은 두 줄로 나갔습니다. 총비용에는 기본과 네 옵션을 모두 넣었고, 그 가운데 이번에 사는 것은 기본과 이미지 사용권 검증, 접근성 점검의 절반이었습니다. 뺀 항목은 표기 검수와 추가 소재였고, 표기 검수는 담당자가 맡아 편당 한 시간을 일정에 잡았습니다. 원장은 그 표를 보고 승인했습니다.
석 달 뒤 담당자는 검수에 실제로 쓴 시간을 적었습니다. 예상보다 길었고, 다음 계약에서는 표기 검수도 사는 쪽으로 제안하기로 했습니다.
담당자가 표에 적은 문장은 길지 않았습니다. 항목마다 한 줄, 사지 않으면 생기는 일 한 줄이었습니다. 원장이 표를 읽는 데 걸린 시간은 몇 분이었고, 읽은 뒤 바로 승인이 났습니다.
다음 분기 견적을 받을 때 담당자는 표기 검수의 결과물을 먼저 물었습니다. 고친 원고를 받는지, 고칠 곳 목록만 받는지에 따라 병원이 들일 시간이 달라지기 때문입니다. 답을 받아 적고 예산안에 그대로 옮겼습니다.
다음 계약에 넘기는 표와 시간
넘기는 것은 옵션을 가른 표와 실제로 쓴 시간입니다. 직접 하기로 한 항목이 얼마나 걸렸는지 적어 두면 다음 견적에서 살지 말지 바로 정합니다. 시간을 적지 않으면 같은 논의를 처음부터 합니다.
사지 않기로 한 항목에서 문제가 생긴 적이 있으면 그 기록도 함께 넘깁니다. 고치는 데 걸린 시간과 그 일이 언제 드러났는지 기재합니다. 이 기록이 다음 예산안의 근거가 됩니다.
넘길 때 견적서 원본도 함께 전달합니다. 항목 이름이 계약마다 조금씩 달라지므로, 지난 견적서와 대조하면 같은 일이 어떤 이름으로 적혔는지 알 수 있습니다.
검수 옵션 견적 자주 묻는 질문
Q1. 옵션을 빼면 기본 금액이 오른다는 답을 받으면 어떻게 합니까?
A1. 어느 항목을 빼면 기본의 어느 줄이 얼마나 달라지는지 줄마다 받아 표에 옮깁니다. 오르는 금액이 뺀 옵션 금액보다 크면 그 옵션은 사는 쪽으로 다시 검토합니다.
Q2. 병원마케팅 견적에서 검수 옵션을 빼고 나중에 필요할 때 사면 안 됩니까?
A2. 나중에 해도 되는 항목이라면 가능합니다. 다만 공개 전에 해야 하는 항목은 나중에 사면 이미 올라간 뒤가 됩니다. 공개 전에 필요한 항목과 나중에 해도 되는 항목을 견적서에서 나눠 표시해 달라고 요청합니다.
Q3. 견적에서 빼고 병원이 직접 하기로 한 검수를 맡은 사람이 중간에 바뀌면 어떻게 합니까?
A3. 새로 맡는 사람에게 옵션 표와 지금까지 쓴 시간을 넘기고, 그 사람의 일정에 같은 시간이 들어가는지 먼저 확인합니다. 들어가지 않으면 그 항목을 사는 쪽으로 다시 올립니다.
Q4. 마케팅 제작 계약 중간에 검수 옵션 금액이 바뀌면 어떻게 합니까?
A4. 바뀐 금액을 표의 예산 처리 칸 옆에 날짜와 함께 기록합니다. 필수 줄에 있는 항목이라면 총비용을 다시 계산해 결재 기준의 금액 구간이 달라지는지 확인하고, 구간이 달라지면 결재를 다시 받습니다.
Q5. 검수 같은 옵션 항목을 다른 업체에서 더 싸게 살 수 있으면 나눠 맡겨도 됩니까?
A5. 나눌 수 있습니다. 다만 두 곳의 일정이 맞물리므로 언제까지 무엇을 넘기는지 미리 정합니다. 나누는 대신 관리할 일이 늘어난다는 점을 예산안에 한 줄로 기재합니다.
표를 만들지 않아도 되는 경우
한 편짜리 작은 일에는 표를 만들지 않습니다. 견적이 한두 줄이면 사지 않았을 때 무슨 일이 생기는지만 확인하고 진행합니다. 표는 항목이 다섯 줄을 넘을 때 도움이 됩니다.
이미 여러 번 거래한 곳이라면 지난 계약의 표를 그대로 씁니다. 항목이 같으면 바뀐 줄만 고칩니다. 매번 새로 만들면 판단이 매번 달라집니다.
기간이 긴 계약이라면 표를 한 번 만들어 두고 분기마다 고칩니다. 항목이 같아도 수량과 사람이 달라지므로 그 두 칸만 다시 채우면 됩니다.
계약 뒤 옵션 표 확인
계약이 끝나면 옵션 표를 다시 엽니다. 사기로 한 항목에서 실제로 무엇을 받았는지, 직접 하기로 한 항목에 얼마나 시간이 들었는지 기재합니다. 두 줄이면 됩니다.
받은 것이 기대와 다르면 그 내용을 적어 다음 견적 요청에 씁니다. 항목 이름만으로는 무엇을 받는지 알기 어려우므로, 다음에는 받을 결과를 먼저 적어 견적을 요청합니다. 확인한 날짜를 표 아래에 남깁니다.
확인한 내용은 다음 예산안의 첫 장에 넣습니다. 지난 계약에서 무엇을 사고 무엇을 직접 했는지 한 줄로 보이면, 같은 항목을 두고 다시 견주지 않아도 됩니다.