병원 명의 자산부터 확인
업체 계정에만 있는 병원마케팅 자산은 명의와 접속 정보를 먼저 병원으로 옮기고, 원본 자료를 넘겨받은 뒤 담당 직원이 기본 작업을 익히는 순서로 독립 운영을 준비합니다. 대행사와 오래 일하다 보면 병원 홈페이지, 광고 계정, 블로그, 사진과 원고가 모두 대행사 손에서 만들어집니다. 일이 잘 돌아가는 동안에는 명의가 어디에 있는지 물을 일이 없습니다. 문제는 대행사를 옮기거나 계약이 끝날 때 드러납니다. 병원이 쓰던 것을 그대로 가져갈 수 있는지가 그때 정해지기 때문입니다.
그래서 출발점은 새 도구가 아니라 지금 쓰는 것의 명의입니다. 자산은 세 가지로 갈립니다. 병원 명의로 되어 있어 계약과 무관하게 남는 것, 대행사 명의로 되어 있어 계약이 끝나면 함께 사라지는 것, 그리고 병원 명의이지만 접속 정보를 대행사만 아는 것입니다.
셋째는 눈에 드러나지 않습니다. 명의가 병원으로 되어 있으니 안전하다고 여기지만, 아이디와 비밀번호를 병원이 알지 못하면 계약이 끝난 뒤 들어갈 방법이 없습니다. 명의와 접속 권한은 따로 확인합니다.
확인은 자산을 하나씩 열어 보는 것으로 합니다. 도메인의 등록자 이름, 광고 계정의 사업자 정보, 블로그 계정의 가입 정보, 호스팅의 결제 명의를 각각 점검하고 그 결과를 한 장에 기록합니다. 이 한 장이 준비의 출발이 됩니다.
의존도는 한 가지 질문으로 잽니다. 계약이 내일 끝난다면 지금 쓰는 것 가운데 무엇이 남는가입니다. 홈페이지 주소가 남고 광고 기록이 남고 원고 파일이 남는다면 의존도가 낮은 것이고, 남는 것이 화면뿐이라면 의존도가 높은 것입니다. 이 질문의 답을 자산마다 한 줄로 기록하면 어디부터 손대야 하는지가 정해집니다.
자산별로 확인할 것
아래 항목을 하나씩 확인합니다.
| 자산 | 확인할 것 | 병원에 없으면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 도메인 | 등록자 명의, 갱신 결제 수단 | 계약이 끝나면 주소를 이어 쓰지 못합니다. |
| 호스팅과 홈페이지 | 결제 명의, 관리 화면 접속 정보, 소스 보관 여부 | 화면은 있으나 고칠 방법이 없습니다. |
| 광고 계정 | 사업자 명의, 관리 권한, 과거 집행 기록 | 지난 기록 없이 새 계정으로 다시 시작합니다. |
| 블로그와 소셜 계정 | 가입 계정, 비밀번호를 아는 사람 | 쌓아 온 글이 병원 손을 떠납니다. |
| 원고와 사진 | 원본 파일이 병원에 있는지 | 올린 화면만 남고 다시 쓸 수 없습니다. |
다섯 줄 가운데 첫째와 셋째 줄은 명의를 옮기는 절차가 따로 있어 시간이 걸립니다. 넷째와 다섯째 줄은 옮기는 절차 없이 자료를 넘겨받으면 되므로 먼저 처리할 수 있습니다.
독립 운영을 준비하는 순서
확인이 끝났다면 아래 순서로 진행합니다.
- 자산 목록을 완성합니다. 자산 이름, 명의, 접속 정보를 아는 사람, 옮기는 데 필요한 절차를 한 줄씩 기록합니다.
- 명의를 옮깁니다. 도메인과 광고 계정처럼 절차가 필요한 것부터 대행사에 요청하고, 옮긴 날짜를 목록에 기록합니다.
- 접속 정보를 병원이 보관합니다. 병원 담당이 직접 들어가 확인하고, 보관 방법과 보관하는 사람을 정합니다.
- 원본 자료를 넘겨받습니다. 원고 파일, 사진 원본, 홈페이지 소스, 광고 집행 기록을 받아 병원 폴더에 보관합니다.
- 담당 직원이 기본 작업을 익힙니다. 글 한 편 올리기, 광고 하나 멈추기, 문의 확인하기처럼 계약이 끊겨도 당장 필요한 일부터 익힙니다.
- 목록을 반기마다 확인합니다. 그사이 새로 만들어진 계정이나 자산이 빠지지 않았는지 검토합니다.
순서를 바꾸면 힘이 듭니다. 명의를 옮기기 전에 교육부터 하면 배운 담당이 들어갈 계정이 없고, 원본을 받기 전에 계약을 끝내면 받을 상대가 사라집니다. 명의와 자료가 먼저이고 사람이 나중입니다.
대행사에 요청할 때는 계약을 끝내려는 뜻이 아니라는 점을 함께 전합니다. 명의 정리는 계약이 이어지는 동안에도 할 수 있는 일이며, 오히려 계약 기간에 하는 편이 서로 수월합니다.
셋째 단계의 접속 정보는 보관하는 방법도 함께 정합니다. 문서 파일이나 메신저 대화에 그대로 남기면 직원이 바뀔 때마다 어디까지 퍼졌는지 알 수 없게 됩니다. 병원이 쓰는 보관 방법을 하나로 정하고, 누가 열람할 수 있는지까지 함께 정합니다.
계약서나 합의서에 담을 이전 조건
다음 계약을 맺거나 지금 계약을 갱신할 때 아래 항목을 문서에 담습니다.
| 담을 항목 | 담는 내용 | 없을 때 |
|---|---|---|
| 명의 | 도메인과 계정을 병원 명의로 한다는 것 | 계약이 끝난 뒤 이전을 협의해야 합니다. |
| 접속 정보 | 병원도 접속 정보를 함께 보관한다는 것 | 대행사만 들어갈 수 있는 상태가 이어집니다. |
| 원본 인도 | 원고와 사진 원본을 정해진 때에 넘긴다는 것 | 완성본 화면만 남습니다. |
| 종료 절차 | 계약이 끝날 때 넘길 자료와 기한 | 마무리가 사람 사이의 협의에 달립니다. |
넷째 줄의 종료 절차는 계약을 시작할 때 정해 두는 것이 수월합니다. 끝낼 상황이 되어 협의를 시작하면 양쪽 모두 감정이 섞입니다.
도메인 명의를 뒤늦게 확인한 과정
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다.
한 산부인과 의원(가상)이 대행사를 옮기기로 하고 새 대행사와 이야기를 시작했습니다. 새 대행사가 홈페이지 주소의 등록자를 확인해 달라고 요청했습니다. 원무 실장이 알아보니 도메인 등록자는 병원이 아니라 이전 대행사였고, 갱신 결제도 그쪽 카드로 되어 있었습니다.
블로그도 사정이 비슷했습니다. 계정은 병원 이름으로 만들어져 있었지만 가입할 때 쓴 전화번호가 대행사 직원의 번호였습니다. 비밀번호를 아는 사람도 병원에는 없었습니다.
실장은 계약을 끝내겠다는 통보보다 먼저 자산 목록을 만들었습니다. 도메인, 호스팅, 광고 계정, 블로그, 원고와 사진을 한 줄씩 기록하고 명의와 접속 정보를 아는 사람을 함께 기재했습니다. 그런 다음 이전 대행사에 도메인 명의 이전과 계정 정보 인계를 요청했습니다.
대행사는 도메인 이전에 필요한 절차를 안내했고, 블로그는 가입 정보를 병원 담당의 번호로 고치는 방법으로 정리했습니다. 원고와 사진 원본은 폴더로 받아 병원 공용 폴더에 보관했습니다. 실장은 모두 마친 뒤에 새 대행사와의 일정을 잡았습니다.
옮긴 뒤 정할 보관 담당
실장은 정리한 접속 정보를 한 사람이 보관하게 하고, 그 사람이 없을 때를 위해 원장이 함께 알 수 있도록 방법을 정했습니다. 직원 여럿이 같은 정보를 나눠 가지면 바뀐 비밀번호가 어디까지 전해졌는지 알기 어려워지기 때문입니다.
자산 목록은 원무 공용 폴더에 두고 새 계정을 만들 때마다 한 줄씩 더하기로 했습니다. 새 대행사가 만드는 계정도 병원 명의로 만들고, 만든 날 목록에 기재하는 것을 일의 차례에 넣었습니다.
담당 직원은 글 한 편을 직접 올려 보고 광고 하나를 멈췄다가 다시 시작해 보았습니다. 대행사가 있는 동안 익혀 두면 급한 일이 생겼을 때 기다리지 않아도 됩니다.
실장은 이전이 끝난 자산과 아직 남은 자산을 목록에서 나누어 표시했습니다. 옮기지 못한 것이 무엇인지 원장에게 한 줄로 보고할 수 있게 하기 위해서였습니다. 남은 자산에는 다시 요청할 날짜를 함께 기재했습니다.
마케팅 자산 이전 자주 묻는 질문
Q1. 지금 대행사와 관계가 좋은데 명의 이야기를 꺼내도 괜찮습니까?
A1. 괜찮습니다. 꺼내는 때를 갱신 협의처럼 계약 조건을 함께 이야기하는 날로 잡으면, 따로 불러 요청하는 것보다 받아들여지기 쉽습니다. 명의를 옮기는 데 대행사 쪽 품이 든다면 그 품을 누가 맡는지도 그날 함께 정합니다.
Q2. 대행사가 명의 이전을 미루면 어떻게 합니까?
A2. 요청한 날짜와 답변을 기록으로 남기고, 서비스를 제공하는 곳에 명의 변경 절차를 직접 확인합니다. 도메인이나 광고 계정처럼 사업자 명의가 기준인 자산은 병원의 사업자 서류로 확인할 수 있는 절차가 있습니다.
Q3. 대행사가 만든 원고와 사진은 누구 것입니까?
A3. 계약서에 정한 바를 먼저 확인합니다. 정한 바가 없다면 다음 계약에 원본을 넘겨받는다는 내용과 병원이 쓸 수 있는 범위를 함께 담습니다. 다툼이 될 사안이라면 계약 내용을 두고 법률 자문을 받습니다.
Q4. 독립 운영을 위해 직원이 배워야 할 만큼 병원이 직접 할 일이 많습니까?
A4. 많지 않습니다. 다만 익힌 일은 병원이 정한 주기마다 실제로 해 보지 않으면 잊기 쉽습니다. 대행사가 있는 동안에도 급한 안내 한 건쯤은 병원 담당이 직접 올리기로 정하면, 익힌 것이 이어지고 접속 정보가 그대로인지도 함께 확인됩니다.
Q5. 병원 마케팅 자산 목록에는 어디까지 담습니까?
A5. 병원 이름으로 만들어진 것은 모두 담습니다. 쓰지 않는 계정도 남겨 두면 나중에 누가 관리하는지 알 수 없게 되므로, 쓰지 않기로 한 것은 목록에 그렇게 기재하고 닫는 시점을 정합니다.
옮기기 어려운 자산
대행사가 자체로 만든 관리 도구나 대행사 계정 안에서만 돌아가는 기능은 명의를 옮길 수 없습니다. 이런 자산은 목록에 옮길 수 없는 것으로 기재하고, 계약이 끝났을 때 무엇이 사라지는지를 미리 점검합니다. 사라지면 곤란한 기능이라면 병원 이름으로 대신할 방법을 함께 준비합니다.
대행사 직원의 개인 계정으로 만들어진 것도 같은 방식으로 처리합니다. 개인 계정은 명의 이전이 어려우므로, 병원 명의로 새로 만들고 쌓인 자료를 옮긴 뒤 옛것을 닫는 차례로 진행합니다.
반기마다 하는 목록 재확인
점검은 반기마다 합니다. 목록의 자산이 지금도 병원 명의인지, 접속 정보가 그대로 들어가지는지, 새로 만들어진 계정이 목록에 올라 있는지를 검증합니다. 결제 수단의 유효 기간도 이때 함께 점검합니다.
담당 직원이 바뀔 때는 반기를 기다리지 않고 검토합니다. 접속 정보를 보관하던 사람이 바뀌면 그 정보가 새 담당에게 전해졌는지, 개인 번호로 되어 있던 인증 수단이 있는지를 그날 확인합니다.
검토한 결과는 목록의 점검 칸에 날짜로 기록합니다. 다음 점검 때 날짜가 오래된 자산부터 열어 보면 점검이 한쪽으로 몰리지 않습니다. 점검에서 이상이 발견된 자산은 그날 처리하거나, 처리할 날짜를 정해 목록에 기재합니다.