지금 연락할 곳을 남기는 프로필
병원 SNS 운영을 멈출 때 프로필에는 지금 연락할 수 있는 공식 창구를 남깁니다. 병원이 SNS 계정 운영을 멈추기로 했다면, 계정을 그냥 두기 전에 세 가지를 정리합니다. 답하지 못한 메시지, 지금은 맞지 않는 안내, 그리고 프로필에 밝힐 현재 공식 창구입니다.
운영을 멈춘 계정도 검색이나 공유된 게시물을 통해 방문자가 들어올 수 있습니다. 그 방문자가 프로필을 열었을 때 이 계정에는 더 이상 답하지 않는다는 것과 대신 어디로 연락하면 되는지를 바로 알 수 있어야 합니다.
그래서 프로필 소개 문구는 운영 중단 사실과 공식 창구를 중심으로 고칩니다. 예전의 이벤트 문구나 상담 안내는 내리고, 병원 홈페이지와 대표 전화, 예약 방법처럼 병원이 계속 관리하는 창구만 남깁니다.
운영을 멈춘다는 것은 계정을 지운다는 뜻과 다릅니다. 이 글은 계정을 남겨 두되 더는 새 글을 올리거나 메시지에 답하지 않는 경우를 다룹니다. 계정을 지우는 결정은 끝부분에서 따로 다룹니다.
정리할 세 가지와 남기는 것
운영을 멈추기 전에 아래 세 가지를 정리합니다.
| 정리할 것 | 확인할 것 | 남기는 것 |
|---|---|---|
| 답하지 못한 메시지 | 받은 메시지와 댓글 가운데 답이 없는 것 | 공식 창구를 알리는 답 |
| 맞지 않는 안내 | 고정 게시물, 이벤트, 진료 시간, 예약 링크 | 게시물마다 정한 처리 결과 |
| 공식 창구 | 병원이 계속 관리하는 연락 방법 | 프로필 소개 문구와 연결 주소 |
첫째 줄을 먼저 처리합니다. 운영 중단을 알리기 전에 들어온 메시지에는 병원이 답할 책임이 있습니다. 모든 메시지에 내용까지 답하기 어렵다면, 적어도 공식 창구로 다시 연락해 달라는 답을 남깁니다.
셋째 줄의 공식 창구는 실제로 누군가 받는 곳이어야 합니다. 프로필에 적은 전화나 문의 양식을 병원 안에서 누가 맡는지 확인한 뒤에 올립니다.
프로필 소개 문구에 담을 내용
프로필 소개 문구에는 네 가지를 담습니다. 이 계정의 운영을 멈췄다는 사실, 멈춘 날짜, 진료와 예약에 관한 연락처, 병원 소식을 계속 볼 수 있는 곳입니다.
문구는 짧게 씁니다. 예를 들어 이 계정은 언제부터 운영하지 않으며, 진료와 예약 문의는 대표 전화나 홈페이지로 해 달라는 두 문장이면 됩니다. 병원 소식을 이어서 올리는 다른 채널이 있다면 그 주소를 한 줄 더합니다.
프로필에 연결 주소를 하나만 달 수 있는 경우에는 병원 홈페이지를 답니다. 홈페이지에 전화, 예약, 다른 채널이 모두 안내되어 있다면 그 한 곳으로 충분합니다.
프로필 사진과 계정 이름은 바꾸지 않습니다. 방문자가 이 계정이 그 병원의 공식 계정이었다는 것을 알아볼 수 있게 하기 위해서입니다.
정리를 맡을 사람 먼저 정하기
계정을 운영하던 사람이 정리까지 맡는 편이 수월합니다. 어떤 메시지가 들어왔고 어떤 안내를 올렸는지 알고 있기 때문입니다.
외주 업체가 계정을 운영했다면, 계약이 끝나기 전에 정리를 마치도록 일정을 정합니다. 계정의 접속 권한도 병원 쪽 담당자에게 넘겨받습니다. 운영은 멈추더라도 계정의 주인은 병원이므로, 나중에 프로필을 고칠 일이 생겼을 때 병원이 직접 접속할 수 있어야 합니다.
운영을 멈추기까지의 차례
아래 순서로 진행합니다.
- 운영 중단 날짜를 정하고, 그날 이후 메시지에 답하지 않는다는 것을 병원 안에 알립니다.
- 받은 메시지와 댓글을 모두 열어, 답이 없는 것을 목록으로 만듭니다.
- 목록의 메시지마다 답을 남깁니다. 진료나 예약에 관한 물음은 공식 창구로 안내합니다.
- 올린 게시물을 훑어, 지금은 맞지 않는 안내를 찾고 네 가지 처리 가운데 하나를 정합니다.
- 프로필 소개 문구를 고치고, 연결 주소를 공식 창구로 바꿔 답니다.
- 운영 중단 안내 게시물을 하나 올려 맨 위에 고정합니다.
- 정리한 내용과 날짜, 계정 접속 정보를 누가 관리하는지를 병원 기록에 남깁니다.
둘째 단계에서는 메시지함뿐 아니라 게시물의 댓글도 확인합니다. 예약이나 진료 시간을 묻는 댓글이 오래된 게시물 아래에 달려 있을 수 있습니다.
여섯째 단계의 안내 게시물은 짧게 씁니다. 운영을 멈춘 날짜, 앞으로 연락할 곳, 그동안 계정을 찾아 준 데 대한 인사면 됩니다.
답하지 못한 메시지에 남기는 답
셋째 단계의 답은 메시지마다 내용을 다르게 쓰지 않아도 됩니다. 늦게 답하게 된 데 대한 사과, 이 계정의 운영을 멈춘다는 사실, 진료와 예약은 공식 창구로 연락해 달라는 안내를 담은 답을 기본으로 씁니다.
메시지에 증상이나 진료 내용이 적혀 있더라도 SNS 메시지로 진료 판단을 답하지 않습니다. 공식 창구로 연락하면 상담할 수 있다는 안내로 마무리합니다.
답을 남긴 메시지는 목록에 표시하고 답한 날짜를 남깁니다. 한 사람이 여러 번 보낸 메시지는 가장 최근 것에 한 번만 답합니다. 댓글로 들어온 물음은 댓글에 답하되, 개인 정보가 적힌 댓글이라면 답을 남긴 뒤 댓글을 숨길지 병원 확인자와 상의합니다.
남은 게시물의 네 가지 처리
게시물마다 아래 넷 가운데 하나를 정합니다.
| 처리 | 조건 | 하는 일 |
|---|---|---|
| 유지 | 지금도 맞는 일반 안내나 병원 소개 | 그대로 게시합니다. |
| 문구 수정 | 내용은 쓸모 있지만 연락처나 시간이 바뀜 | 바뀐 부분을 고치고 수정 날짜를 밝힙니다. |
| 비공개 전환 | 끝난 이벤트나 지난 공지처럼 기록으로만 필요함 | 방문자에게 보이지 않게 돌립니다. |
| 삭제 | 잘못된 정보이거나 게시 동의가 끝난 자료 | 병원 확인자의 승인을 받은 뒤 지웁니다. |
셋째 줄과 넷째 줄은 되돌릴 수 있는지가 다릅니다. 비공개 전환은 나중에 다시 공개할 수 있지만, 삭제는 되돌리지 못할 수 있습니다. 어느 쪽인지 애매하다면 비공개 전환으로 정합니다.
둘째 줄은 수정 날짜를 함께 밝힙니다. 방문자가 이 안내가 언제 기준인지 알고 읽도록 하기 위해서입니다.
운영을 멈추기로 한 계정의 정리 과정
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다.
한 피부과 의원이 SNS 채널 하나의 운영을 멈추고 홈페이지와 블로그에 집중하기로 했습니다. 계정을 맡던 담당은 처음에 새 글만 올리지 않으면 된다고 여겼습니다. 실장은 운영을 멈추기 전에 메시지와 게시물, 프로필을 정리하자고 했습니다.
답을 달지 않은 것을 추려 보니, 몇 주 전에 들어온 예약 문의와 오래된 게시물 아래의 진료 시간 질문이 섞여 있었습니다. 담당은 메시지마다 대표 전화와 예약 페이지를 안내하는 답을 남겼습니다.
게시물을 훑자 처리할 것이 나왔습니다. 병원 소개 게시물은 유지로 정했고, 진료 시간이 바뀌기 전의 안내 게시물은 문구 수정으로 정해 바뀐 시간과 수정 날짜를 밝혔습니다. 끝난 이벤트 게시물 여러 개는 비공개 전환으로 정했습니다.
한 게시물에는 게시 동의 기간이 끝난 직원 사진이 들어 있었습니다. 담당은 이것을 삭제로 정하고 실장의 승인을 받은 뒤 지웠습니다.
게시물 정리를 하며 담당은 처리 결과를 목록에 남겼습니다. 게시물 주소와 올린 날짜, 정한 처리, 처리한 날짜를 한 줄씩 적어, 나중에 어떤 게시물을 왜 내렸는지 확인할 수 있게 했습니다.
마지막에 고친 프로필과 안내 게시물
게시물 정리를 마친 뒤 담당은 프로필 소개 문구를 고쳤습니다. 이 계정은 운영을 멈췄다는 문장과 함께 홈페이지 주소, 대표 전화, 예약 방법을 올렸습니다. 예전에 달려 있던 이벤트 신청 주소는 홈페이지 주소로 바꿔 달았습니다.
그다음 운영 중단 안내 게시물을 올려 맨 위에 고정했습니다. 운영을 멈춘 날짜와 연락할 곳, 짧은 인사를 담았습니다.
마지막으로 담당은 계정 접속 정보를 병원 공용 계정 관리 목록으로 옮기고, 정리한 내용을 기록에 남겼습니다. 담당이 다른 일을 맡게 되더라도 병원이 계정에 접속해 프로필을 고칠 수 있게 하기 위해서였습니다.
석 달 뒤 점검에서 새로 들어온 메시지가 몇 건 있었습니다. 그 가운데 몇 건은 프로필의 창구로 이미 연락했다는 내용이었고, 담당은 필요한 것만 공식 창구로 다시 안내했습니다.
병원 SNS 운영 중단 자주 묻는 질문
Q1. 운영을 멈추기 전에 올린 게시물의 댓글은 닫아야 합니까?
A1. 댓글이 열려 있으면 새 질문이 계속 달릴 수 있으므로, 채널이 허용한다면 게시물마다 댓글을 닫습니다. 닫을 수 없다면 분기 점검 때 새 댓글이 있는지 함께 확인하고, 닫은 날짜는 병원 기록에 남깁니다.
Q2. SNS 운영을 멈춘 계정에 메시지 자동 답장만 설정해 두면 충분합니까?
A2. 자동 답장 기능이 있다면 설정해 두는 것이 도움이 됩니다. 다만 운영 중단 전에 들어온 메시지는 자동 답장이 닿지 않을 수 있으므로 따로 답을 남깁니다.
Q3. 운영을 멈춘 계정과 연결된 광고가 남아 있으면 어떻게 합니까?
A3. 운영을 멈추기 전에 그 계정과 연결된 광고 집행이 남아 있는지 확인해 멈춥니다. 광고를 멈춘 날짜와 남은 비용 정산은 광고를 맡은 담당과 함께 기록에 남깁니다.
Q4. 나중에 운영을 다시 시작할 수 있습니까?
A4. 계정을 남겨 두었다면 다시 시작할 수 있습니다. 그때는 운영 중단 안내 게시물의 고정을 풀고 프로필 문구를 새로 고칩니다.
Q5. 운영을 멈춘 계정의 메시지 알림은 누가 받습니까?
A5. 알림을 받을 사람을 병원 안에서 한 명 정하고, 그 사람의 병원 업무용 연락 수단으로 알림이 가도록 설정합니다. 알림 받는 사람이 바뀌면 설정도 같은 날 고치고 계정 관리 기록에 남깁니다.
잠시 쉬는 경우의 다른 안내
운영을 끝내는 것이 아니라 한동안 쉬는 경우라면, 프로필에 쉬는 기간과 다시 시작하는 시점을 함께 밝힙니다. 다시 시작하는 시점을 정하지 못했다면 그 기간 동안 연락할 공식 창구만 밝힙니다.
쉬는 동안에도 남은 게시물의 네 가지 처리는 같은 기준으로 정합니다. 쉬는 기간이 길어지면 운영 중단으로 바꾸어 이 글의 차례대로 정리합니다.
여러 채널을 함께 정리할 때
병원이 여러 SNS 채널을 운영하다가 일부만 멈추는 경우도 있습니다. 이때는 멈추는 채널의 프로필에 계속 운영하는 채널의 주소를 밝힙니다. 방문자가 병원 소식을 이어서 볼 곳을 찾을 수 있게 하기 위해서입니다.
계속 운영하는 채널과 홈페이지에서도 멈춘 채널로 이어지는 연결을 찾아 정리합니다. 홈페이지 아래쪽의 SNS 아이콘이나 다른 채널의 프로필에 멈춘 채널의 주소가 남아 있다면 내립니다.
여러 채널을 한꺼번에 멈춘다면 채널마다 이 글의 차례를 따로 밟습니다. 메시지와 게시물은 채널마다 다르므로, 한 채널의 정리 결과를 다른 채널에 그대로 옮기지 않습니다.
운영을 멈춘 계정의 정기 확인
확인은 분기마다 합니다. 새로 들어온 메시지가 있는지, 프로필의 공식 창구가 지금도 맞는지, 고정한 안내 게시물이 맨 위에 그대로 있는지를 확인합니다.
병원의 전화번호나 홈페이지 주소가 바뀌었다면 운영을 멈춘 계정의 프로필도 함께 고칩니다. 병원이 운영하는 계정 목록에 이 계정을 남겨 두어야 바뀐 정보를 놓치지 않고 반영할 수 있습니다.
계정 접속 정보가 지금도 맞는지도 함께 확인합니다. 비밀번호를 바꾼 사람이 있거나 연결된 메일이 바뀌었다면 관리 목록을 고칩니다.
점검 결과는 계정 관리 기록과 같은 곳에 남깁니다.