고쳤다는 말만으로 다시 올리지 않는 이유
공통 오류로 회수한 병원 원고는 고쳤다는 말만으로 다시 올리지 않고, 서로 다른 사람이 맡는 재공개 전 세 관문을 모두 통과한 뒤에 공개합니다. 여러 글에 같은 오류가 들어가 한꺼번에 내리는 일이 있습니다. 바뀐 가격을 옛 값으로 적었거나, 진료 시간을 잘못 옮겼거나, 한 문장이 여러 글에 그대로 복사된 경우입니다. 그런데 다시 올린 뒤 같은 곳에서 또 문제가 생길 수 있습니다.
한 가지 원인은 다시 올릴지를 고친 사람이 혼자 정하는 데 있을 수 있습니다. 고친 사람은 자기가 무엇을 고쳤는지 알지만, 그 값이 맞는지는 알지 못할 수 있습니다. 가격이 얼마인지, 시간이 언제 바뀌는지는 병원 안에서 그 일을 맡은 사람만 압니다. 그래서 다시 공개하는 기준을 고침 여부가 아니라 세 가지가 채워졌는지로 둡니다.
첫째는 고친 결과가 실제로 반영되었는지 확인한 것입니다. 둘째는 고쳐 넣은 값이 맞다고 병원 안에서 검증해 준 것입니다. 셋째는 다시 공개하는 것을 결정한 사람이 있는 것입니다. 이 세 가지는 서로 다른 일이고, 한 사람이 모두 맡지 않습니다.
세 가지를 맡는 서로 다른 사람
확인과 승인을 한 사람이 겸하면 관문이 하나로 줄어듭니다. 규모가 작은 병원이라도 최소한 고치는 사람과 값을 대조해 주는 사람은 나눕니다.
값을 점검해 주는 사람은 그 값을 실제로 다루는 사람입니다. 가격은 수납을 맡은 직원이, 진료 시간과 휴진은 진료 일정을 잡는 직원이, 진료 내용에 관한 문장은 원장이 점검합니다. 확인은 읽어 보는 것이 아니라 맞다고 답하는 것입니다. 답이 없으면 확인되지 않은 것으로 둡니다.
공개를 결정하는 사람은 한 명으로 정합니다. 여러 사람이 각자 올릴 수 있으면 아직 점검이 끝나지 않은 글이 먼저 나갈 수 있습니다. 결정하는 사람은 값이 맞는지를 다시 판단하지 않고, 앞의 두 가지가 끝났는지만 점검합니다.
재공개 전 세 관문
아래는 다시 공개하기 전에 지나야 하는 세 관문입니다. 순서대로 진행하고 앞이 끝나기 전에 다음으로 넘어가지 않습니다.
| 관문 | 점검하는 것 | 맡는 사람 | 남기는 기록 |
|---|---|---|---|
| 수정 확인 | 고친 문장이 모든 글에 반영되었는지 | 글을 고친 사람 | 고친 글의 목록과 고친 날짜 |
| 사실 확인 | 고쳐 넣은 값이 지금 맞는지 | 그 값을 다루는 직원 또는 원장 | 점검한 사람 이름과 답한 날짜 |
| 공개 결정 | 앞의 두 관문이 끝났는지 | 공개를 맡은 한 사람 | 다시 올린 날짜와 대상 글 |
이 기록이 있어야 같은 오류가 다시 나왔을 때 어디에서 빠졌는지 알 수 있습니다.
다시 올리는 차례
회수한 글이 여러 편이면 고친 순서대로 올리지 않습니다. 같은 오류가 들어간 글은 한 묶음으로 보고 묶음 단위로 처리합니다.
- 같은 오류가 들어간 글을 모두 찾아 목록으로 만듭니다. 한 편이라도 빠지면 고친 글과 안 고친 글이 함께 보이게 됩니다.
- 고칠 문장을 먼저 확정합니다. 글마다 다르게 고치면 사실 확인을 글 수만큼 반복하게 됩니다.
- 확정한 문장을 값을 다루는 직원에게 보내 맞는지 답을 받습니다.
- 답을 받은 뒤 목록의 글을 전부 고칩니다. 고친 날짜는 목록 파일에 남깁니다.
- 한 편을 먼저 올려 화면에서 점검합니다. 글자만이 아니라 그림이나 표 안에 같은 값이 남아 있는지 함께 점검합니다.
- 문제가 없으면 나머지를 올리고 공개 결정 기록을 한 줄 남깁니다.
다섯 번째를 건너뛰지 않습니다. 본문은 고쳤는데 그림 안의 글자나 표의 값이 그대로인 경우가 여기서 드러납니다.
첫 번째 단계에서 찾는 범위도 정해 둡니다. 같은 값이 블로그 글에만 있는 것이 아니라 홈페이지 안내 화면이나 예약 화면에도 들어가 있을 수 있습니다. 글만 고치고 화면을 두면 읽는 사람은 두 곳에서 다른 값을 읽게 됩니다.
올리기 전에 보는 자료
다시 올리기 전에 아래 자료를 열어 점검합니다.
| 자료 | 여기서 점검하는 것 |
|---|---|
| 회수한 글의 목록 | 빠진 글이 없는지, 몇 편이 대상인지 |
| 고칠 문장을 확정한 기록 | 모든 글에 같은 문장이 들어갔는지 |
| 사실 확인 답변 | 누가 언제 맞다고 했는지 |
| 글 안의 그림과 표 | 본문 밖에 옛 값이 남아 있는지 |
| 다른 글에서 건 연결 | 내린 동안 끊긴 연결이 있는지 |
마지막 줄은 내린 기간이 길었을 때 점검합니다. 회수한 글을 가리키던 다른 글의 연결이 끊긴 채 남아 있으면 다시 올린 뒤에도 그대로입니다.
이 자료는 새로 만드는 것이 아니라 회수할 때 만든 목록에 칸을 더해 쓰는 것입니다. 내릴 때 대상 글을 적어 두었다면 그 옆에 확인한 사람과 다시 올린 날짜만 채우면 됩니다. 내릴 때 목록을 만들지 않았다면 다시 올리기 전에 먼저 만듭니다.
가상 사례로 본 재공개
아래는 이해를 돕기 위해 만든 가상 사례입니다.
한 안과 의원이 진료 안내 글 여섯 편을 한꺼번에 내렸습니다. 한 문장이 여섯 편에 그대로 들어가 있었고 그 문장의 시간 안내가 지난 것이었기 때문입니다. 담당 직원이 그날 오후에 여섯 편을 고쳐 다시 올렸는데, 이틀 뒤 두 편에서 그림 안의 시간표가 옛 값 그대로인 것이 발견되었습니다.
두 번째로 정리할 때는 차례를 변경했습니다. 먼저 여섯 편을 목록으로 만들고 넣을 문장을 한 줄로 확정했습니다. 그 문장을 진료 일정을 잡는 직원에게 보내 맞다는 답을 메시지로 받았습니다. 답을 받은 날짜와 이름을 목록 옆에 적었습니다. 그다음 여섯 편을 모두 고치고 한 편만 먼저 올렸습니다. 올린 글에서 그림 안의 시간표가 그대로인 것을 발견해 그림을 새로 만든 뒤 나머지를 올렸습니다.
세 번째 달에 같은 시간 안내가 또 바뀌었을 때는 목록이 이미 있어 처리가 짧았습니다. 어떤 글에 그 값이 들어 있는지 찾는 일이 없었기 때문입니다. 확정한 문장과 대조한 사람의 이름도 그대로 남아 있어 같은 직원에게 다시 물었습니다.
이 사례에서 늘어난 일은 문장을 미리 확정하고 답을 받아 적은 것뿐입니다. 그런데도 두 번째 정리에서는 다시 내리는 일이 없었습니다.
기록을 남기는 곳
재공개 기록은 글 안에 적지 않습니다. 본문에 고친 날짜와 경위를 적으면 읽는 사람에게 필요 없는 내용이 남을 수 있습니다. 기록은 목록 파일에 따로 둡니다. 적을 값은 대상 글, 무엇이 틀렸는지 한 줄, 확정한 문장, 검증한 사람과 날짜, 다시 올린 날짜입니다.
글 안에 표시가 필요한 경우도 있습니다. 가격이나 시간처럼 계속 바뀌는 값은 마지막으로 검증한 날짜를 본문 끝에 한 줄로 두면 읽는 사람이 판단합니다.
같은 오류가 두 번 이상 나오면 기록을 보고 원인을 찾습니다. 값이 바뀌는 것을 글 담당자가 늦게 아는 것이 원인이면, 값이 바뀔 때 알려 줄 사람을 정하는 편이 검증 절차를 늘리는 것보다 낫습니다.
확인한 사람의 이름을 적는 것을 부담스러워하는 경우가 있는데, 책임을 묻기 위한 것이 아니라 다시 물을 사람을 아는 것이 목적입니다. 같은 값이 또 바뀌었을 때 누구에게 물을지 바로 알면 검증에 걸리는 시간이 줄어듭니다.
회수 원고 재공개 자주 묻는 질문
Q1. 급한 오류는 검증을 기다리지 않고 먼저 올려도 됩니까?
A1. 고쳐서 올리는 것과 내려 두는 것 중에서 정합니다. 급하다는 이유로 확인 없이 올리면 틀린 값이 다시 나갈 수 있습니다. 검증이 늦어지면 그동안 글을 내려 두고, 대신 바뀐 내용을 안내하는 짧은 문장 하나만 올려 둡니다. 그 문장은 검증이 끝난 값으로 씁니다.
Q2. 회수한 원고를 한 사람이 고치고 검증까지 해도 됩니까?
A2. 값을 실제로 다루는 사람이 직접 고친 경우에는 됩니다. 수납을 맡은 직원이 가격 문장을 직접 고쳤다면 사실 확인은 그때 끝난 것입니다. 이때도 공개 결정은 따로 둡니다. 결정하는 사람이 대상 글이 전부 처리되었는지 보는 역할을 합니다.
Q3. 외부 업체가 쓴 글도 같은 절차를 씁니까?
A3. 같습니다. 업체가 고쳐 보내더라도 값이 맞는지는 병원이 확인합니다. 업체에는 확정한 문장을 그대로 보내고 다른 표현으로 바꾸지 않도록 합니다. 표현이 달라지면 검증한 문장과 올라간 문장이 달라집니다.
Q4. 회수한 글을 아예 지우는 편이 낫지 않습니까?
A4. 지우면 그 주소로 들어오던 사람이 빈 화면을 만나게 됩니다. 다른 글에서 건 연결도 끊깁니다. 다시 쓸 주제라면 내려 두고 고쳐서 같은 주소로 올립니다. 다시 쓰지 않을 주제라면 지우는 대신 대체할 글로 보내 줄지 정합니다.
Q5. 같은 오류가 몇 편까지 퍼졌는지 어떻게 찾습니까?
A5. 틀린 문장의 일부를 그대로 검색합니다. 복사해서 쓴 문장이 그대로 남아 있다면 이 방법으로 찾힙니다. 숫자만 다르게 적힌 경우가 있으므로 문장의 앞부분으로도 한 번 더 찾습니다.
Q6. 값을 검증해 줄 사람이 병원에 없으면 어떻게 합니까?
A6. 대신 답할 사람을 미리 정해 둡니다. 가격은 수납과 실장, 진료 시간은 일정 담당과 실장처럼 둘씩 정해 두면 한 사람이 없어도 멈추지 않습니다. 두 사람 다 없으면 기다립니다. 확인 없이 올린 값이 틀렸을 때 드는 시간이 기다리는 시간보다 길 수 있습니다.
다시 올리지 않는 경우
고쳐도 다시 올리지 않는 글이 있습니다. 진료 내용에 관한 문장이 틀린 값 하나가 아니라 글 전체의 전제였던 경우입니다. 이때는 그 문장만 고쳐도 글의 나머지가 그 전제 위에 쓰여 있어 어긋납니다. 새로 쓰는 편이 빠릅니다.
더는 하지 않는 진료를 다룬 글도 다시 올리지 않습니다. 고쳐서 올리면 문의가 계속 들어와 그때마다 설명해야 할 수 있습니다. 이런 글은 내린 상태로 두고 지금 하는 진료를 다룬 글로 보내 줍니다.
올린 뒤 이틀과 한 달
다시 올린 뒤 두 번 검증합니다. 이틀 뒤에는 화면을 직접 열어 고친 값이 그대로 보이는지 따집니다. 저장은 되었는데 화면에 옛 내용이 남아 보이는 경우가 있어 올린 사람이 아닌 다른 사람이 자기 기기에서 한 번 엽니다.
한 달 뒤에는 목록을 열어 같은 값이 또 바뀌었는지 확인합니다. 자주 바뀌는 값이면 글에서 그 값을 빼고 예약 화면이나 안내 화면 한 곳만 가리키게 하는 방법도 있습니다. 값이 한 곳에만 있으면 바뀔 때 고칠 글도 한 편입니다.