고친 예시와 기준을 함께 보내는 순서
첫째, 찾은 오류가 앞 표의 어디에 해당하는지 정합니다. 둘째, 그 원고를 고치고 고치기 전후 문장을 한 줄씩 기재합니다. 셋째, 왜 그렇게 되었는지 한 문장으로 기재합니다. 기준이 없었는지, 기준을 찾지 못했는지, 단순한 실수인지 가릅니다.
넷째, 앞으로 지킬 기준을 한 문장으로 정합니다. 다섯째, 같은 오류가 다른 원고에도 있는지 찾습니다. 여섯째, 공유할 범위를 정해 전달합니다. 일곱째, 기준이 새로 생겼다면 기준 문서에 추가합니다. 여덟째, 다음 원고를 검수할 때 그 기준이 지켜졌는지 확인합니다.
이 순서에서 시간이 드는 것은 다섯째입니다. 같은 오류가 다른 원고에도 있는지 찾으려면 틀린 표현으로 글을 검색해야 합니다.
사람이 아닌 내용을 주어로 쓰는 문장
같은 내용을 전해도 「이렇게 쓰셨습니다」로 시작하면 받는 사람은 자기 잘못을 지적받는 것으로 읽습니다. 「이 표기는 기준과 다릅니다」처럼 내용을 주어로 두면 고칠 대상이 문장이라는 것이 드러납니다.
여러 사람에게 공유할 때는 원고를 쓴 사람의 이름을 넣지 않습니다. 이름이 없어도 고친 예시와 기준만 있으면 다른 작성자가 쓸 수 있습니다. 이름이 있으면 내용보다 누구의 일인지가 먼저 읽힙니다.
쪽지를 보내기 전에 소리 내어 한 번 읽습니다. 읽었을 때 지적으로 들리면 주어를 다시 확인합니다. 내용을 주어로 둔 문장은 고칠 것이 무엇인지만 남습니다.
네 칸으로 쓰는 공유 쪽지
한 건마다 짧게 적는 쪽지의 모양입니다.
| 칸 | 적는 내용 | 받는 사람이 쓰는 방식 |
|---|---|---|
| 무엇이 | 틀린 표현이나 내용 | 자기 원고에서 같은 표현을 찾습니다. |
| 어떻게 | 고치기 전후 문장 | 같은 방식으로 고칩니다. |
| 왜 | 기준 없음·기준 못 찾음·실수 | 자기 경우인지 가립니다. |
| 앞으로 | 지킬 기준 한 문장 | 다음 원고에 적용합니다. |
네 칸을 넘기지 않습니다. 길어지면 읽히지 않고, 읽히지 않으면 같은 오류가 다시 나옵니다.
쪽지에는 원고 이름도 적지 않습니다. 고친 예시만 있으면 어느 원고의 일이었는지 몰라도 다른 작성자가 쓸 수 있습니다.
네 칸 가운데 셋째가 가장 짧아도 됩니다. 기준 없음, 기준 못 찾음, 실수 가운데 하나를 고르면 그만입니다.
가상의 S의원이 오류를 공유한 과정
아래는 이해를 돕기 위해 만든 가상의 사례입니다. 실제 병원의 기록이 아닙니다. 가상의 재활의학과 S의원에서 검수를 맡은 담당자가 원고 한 편에서 방문자 수를 세는 기준이 다른 원고와 다르게 쓰인 것을 발견했습니다. 한 원고는 모든 방문을 세었고, 다른 원고는 처음 방문만 세고 있었습니다.
담당자는 처음에 쓴 사람에게만 알리려 했습니다. 그러나 다른 원고를 확인하니 같은 지표를 다루는 원고가 다섯 편이었고, 그 가운데 세 편이 서로 다른 기준을 쓰고 있었습니다.
담당자가 처음 떠올린 것은 어느 쪽 기준이 맞는지였습니다. 그러나 병원 안에서 정해 둔 것이 없어 맞고 틀림을 가릴 수 없었습니다.
세 편을 함께 고치고 기준 문서에 올린 결과
쪽지를 받은 작성자들이 각자 자기 원고를 확인해 세 편을 같은 기준으로 고쳤습니다. 담당자는 정한 기준을 기준 문서에 한 줄로 추가했습니다.
다음 달 검수에서는 같은 지표를 쓴 새 원고 두 편이 모두 기준대로 쓰여 있었습니다. 담당자는 그 결과를 쪽지 아래에 한 줄로 남겼습니다.
담당자는 쪽지를 보낸 뒤 작성자들에게 따로 이야기하지 않았습니다. 쪽지에 고친 예시와 기준이 있어 각자 자기 원고를 확인했습니다.
넘겨줄 쪽지 모음과 기준 문서
S의원이 남긴 것은 지금까지 보낸 공유 쪽지를 모아 둔 곳과, 쪽지에서 정해진 기준이 올라간 기준 문서입니다. 새로 들어온 작성자는 기준 문서를 먼저 읽고, 쪽지 모음은 필요할 때 열어 확인합니다.
쪽지 모음에는 보낸 날짜도 함께 적었습니다. 기준 문서의 어느 줄이 어느 쪽지에서 나왔는지 이어 볼 수 있습니다.
원고 오류 공유 자주 묻는 질문
Q1. 같은 작성자가 같은 원고 오류를 되풀이하면 어떻게 하나요?
A1. 쪽지를 다시 보내기보다 그 사람과 따로 이야기합니다. 기준을 찾지 못하고 있는 것인지, 기준을 다르게 이해한 것인지 확인하면 대응이 달라집니다.
Q2. 오류 공유 쪽지는 어디에 모아 두나요?
A2. 글을 쓰는 사람들이 함께 여는 곳에 모으되, 쪽지마다 기준 문서로 옮겨졌는지 표시합니다. 옮겨진 쪽지는 기준 문서가 대신하므로, 새로 들어온 작성자는 옮겨지지 않은 쪽지만 읽으면 됩니다.
Q3. 원고 오류가 아니라 취향의 차이라면 쪽지로 보내나요?
A3. 기준으로 정할 일인지 먼저 가립니다. 정하지 않아도 되는 것이라면 쪽지로 보내지 않고, 원고마다 달라도 두는 편이 낫습니다.
Q4. 외부에서 원고를 받는 경우에도 같은 방식으로 오류를 나누나요?
A4. 같습니다. 다만 기준 문서를 미리 건네고, 쪽지도 계약한 창구를 거쳐 전달합니다.
Q5. 공유 쪽지가 쌓이면 기준 문서와 어긋나지 않나요?
A5. 기준을 문서에 올릴 때 쪽지를 보낸 날짜를 함께 적으면 어긋남을 찾기 쉽습니다. 나중에 기준 문서의 문장을 고치게 되면, 그 문장이 나온 쪽지에도 고친 날을 적어 두 곳이 서로 다른 말을 하지 않게 합니다.
쪽지로 다루지 않는 오류
의료 내용이 틀린 경우에는 쪽지보다 먼저 그 원고를 내리거나 해당 문장을 고칩니다. 읽는 사람에게 영향이 가는 일이므로 공유는 그다음입니다. 고칠 내용은 진료 담당의 확인을 거칩니다.
개인 정보가 드러난 경우에도 쪽지를 돌리기 전에 그 부분을 먼저 지웁니다. 공유 과정에서 그 내용이 더 퍼지지 않도록, 쪽지에는 무엇이 문제였는지만 적고 실제 내용은 옮기지 않습니다.
계약이나 비용에 관한 오류도 쪽지로 돌리지 않습니다. 그 원고를 맡은 사람과 운영 책임자가 직접 확인해 고칩니다.
달마다 쪽지 기준이 지켜지는지 확인
달이 바뀌면 그동안 보낸 쪽지를 모아, 거기서 정한 기준이 새 원고에 지켜지고 있는지 확인합니다. 지켜지지 않은 기준이 있다면 기준 문서에서 찾기 어려운 곳에 있는지부터 확인합니다. 같은 오류가 세 번 넘게 나왔다면 기준의 문장이 모호한 것일 수 있으므로 문장을 다시 씁니다. 쪽지 모음이 길어지면 기준 문서로 옮겨진 것과 아닌 것을 가려 정리합니다.
확인한 결과는 쪽지 모음 아래에 한 줄로 이어 기재합니다. 어느 쪽지가 실제로 효과가 있었는지 다음에 가릴 수 있습니다.