업체가 늘면 여러 판이 되는 병원 사실
여러 업체가 병원 원고를 만들 때 정본 승인권은 업체마다 나누지 않고, 병원 전체에서 같아야 하는 사실을 공통 사실표로 모아 중앙 승인자가 한 번 승인하는 데 둡니다. 블로그, 누리집, 영상 대본을 서로 다른 업체가 만들면 원고는 빨리 늘어납니다. 그런데 업체마다 병원 정보를 따로 받아 쓰다 보면 진료 시간이나 예약 방법이 원고마다 조금씩 다르게 쓰이는 일이 생깁니다. 업체가 잘못해서라기보다 병원이 정본을 한곳에 모아 놓지 않았기 때문입니다. 사실이 흩어지면 AI 검색이 여러 원고 가운데 어느 것을 병원의 정보로 가져갈지도 알 수 없게 됩니다.
이를 막으려고 모든 원고를 원장 한 사람이 승인하게 하면 사실은 맞춰지지만, 원고가 승인을 기다리며 멈춥니다. 원장이 모든 원고를 승인하는 방식은 원고가 적을 때는 잘 돌아가지만, 업체가 늘면 곧 한계에 닿습니다. 반대로 업체마다 알아서 검토하게 하면 빠르지만 병원 전체의 사실이 흩어집니다.
이 글은 공통 사실, 업체별 제작량, 승인 역량 세 가지로 중앙 승인과 업체별 검토의 경계를 정하고, 정본을 승인할 권한을 누구에게 맡길지 설명합니다.
승인 경계를 정할 때 확인할 세 가지
| 확인 항목 | 무엇을 점검하는가 | 경계를 정하는 데 쓰는 법 |
|---|---|---|
| 공통 사실 | 진료 시간, 의료진, 예약 방법처럼 병원 전체에서 같아야 하는 내용 | 공통 사실표로 모아 중앙에서 한 번 승인합니다. |
| 업체별 제작량 | 업체마다 한 달에 만드는 원고 수 | 중앙 승인으로 올라올 원고 수를 가늠합니다. |
| 승인 역량 | 중앙 승인자가 한 달에 확인할 수 있는 원고 수 | 중앙 승인으로 보낼 원고의 범위를 이 안에서 정합니다. |
중앙 승인자는 공통 사실표를 승인하고, 사실표에 없는 새 사실이나 의료 표현이 담긴 원고를 승인합니다. 사실표의 사실을 그대로 쓴 원고는 업체 안에서 검토합니다.
셋째 줄의 역량은 승인자의 다른 업무를 빼고 남는 시간으로 셉니다. 둘째 줄의 제작량이 셋째 줄의 역량을 크게 넘는다면 중앙 승인의 범위를 좁혀야 합니다.
정본이 되는 공통 사실표
정본을 업체마다 따로 만들지 않는 것이 이 방식의 출발점입니다. 여러 업체가 함께 쓰는 정본은 원고가 아니라 공통 사실표입니다. 병원이 사실표를 관리하고 중앙 승인자가 승인하면, 업체는 원고마다 병원에 사실을 묻지 않고 사실표에서 가져다 씁니다. 중앙 승인자는 원고를 하나하나 고치는 사람이 아니라 사실표와 경계를 지키는 사람이고, 업체 검토는 업체의 책임자가 맡아 검토한 기록을 병원에 남깁니다.
경계는 사실표를 기준으로 긋습니다. 사실표 안의 내용으로 쓴 원고는 업체 검토로 충분하고, 사실표 밖의 내용이 들어간 원고는 중앙 승인으로 갑니다. 의료 표현은 사실표에 있더라도 중앙 승인으로 보냅니다.
사실표에 없는 사실이 원고에서 처음 나왔다면, 승인과 함께 사실표에도 더할지 정합니다.
승인 경계를 정하는 순서
- 업체마다 한 달 원고 수를 모읍니다.
- 여러 원고에 되풀이되는 병원 전체의 사실을 모아 공통 사실표를 만듭니다.
- 중앙 승인자가 공통 사실표를 승인합니다.
- 중앙 승인자의 확인 여력을 원고 편수로 셈합니다.
- 업체가 원고마다 사실표 밖의 내용이나 의료 표현이 있는지 표시하게 합니다.
- 표시된 원고는 중앙 승인으로, 표시가 없는 원고는 업체 검토로 보냅니다.
- 업체 검토를 거친 원고 가운데 몇 편을 중앙에서 다시 검증합니다.
- 사실표가 바뀌면 모든 업체에 같은 날 알립니다.
첫째 단계의 원고 수는 계약 수량보다 실제로 넘어온 편수로 셉니다. 둘째 단계에서는 지난 몇 달의 원고를 모아 두 번 넘게 나온 병원 정보부터 사실표에 넣습니다. 셋째 단계의 승인은 사실표 전체를 한 번에 하고, 그 뒤에는 고친 줄을 다시 승인합니다. 다섯째 단계의 표시는 원고를 넘길 때 제목 옆 한 칸으로 하고, 여섯째 단계에서 표시가 애매한 원고는 중앙 승인으로 보냅니다.
넷째 단계의 여력은 승인자에게 직접 묻고, 지난달 실제로 승인한 편수와 견줍니다.
일곱째 단계의 다시 검증은 업체마다 고르게 나누어 합니다. 한 업체의 원고에서 사실표와 다른 내용이 나오면 그 업체의 다음 원고를 더 확인합니다.
여덟째 단계의 알림은 모든 업체에 같은 문장으로 보냅니다.
경계를 정할 때 쓰는 자료
| 자료 | 쓰임 |
|---|---|
| 업체별 제작량표 | 업체와 채널별로 나오는 원고 수를 씁니다. |
| 공통 사실표 | 병원 전체에서 같아야 하는 사실과 기준일을 씁니다. |
| 승인 역량 셈 | 중앙 승인자의 한 달 검증 여력을 가늠합니다. |
| 승인과 검토 기록 | 원고마다 어디서 누가 확인했는지 남깁니다. |
첫째 줄의 표는 업체가 달마다 보내는 원고 목록으로 채웁니다. 둘째 줄의 사실표는 사실 한 가지에 한 줄을 쓰고, 줄마다 기준일과 검증한 사람을 함께 씁니다. 셋째 줄의 셈은 달마다 다시 하고, 넷째 줄의 기록은 업체가 쓰고 병원이 파악하는 방식으로 한 파일에 모읍니다.
한 달 서른 편을 나눈 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례이며 실제 실적이 아닙니다.
가상의 산부인과 Q의원은 블로그 업체가 달마다 스무 편, 누리집 업체가 네 편, 영상 대본 업체가 여섯 편을 만들어 한 달에 서른 편의 원고가 나왔습니다. 모든 원고를 원장이 승인하고 있었는데, 원장이 한 달에 확인할 수 있는 원고는 열 편 정도여서 나머지는 승인을 기다리며 밀렸고, 밀린 원고는 달마다 스무 편씩 늘었습니다.
Q의원은 진료 시간, 의료진, 예약 방법, 비용 안내 방식을 모은 공통 사실표를 만들어 원장의 승인을 받았습니다. 사실표를 만드는 데는 지난 석 달 동안 세 업체가 병원에 물어 온 질문을 썼습니다. 그다음 달 서른 편 가운데 업체가 사실표 밖의 내용이나 의료 표현이 있다고 표시한 원고는 여덟 편이었고, 원장은 이 여덟 편을 승인했습니다. 여덟 편 가운데 다섯 편은 새 진료 안내를, 세 편은 의료 표현을 담고 있었습니다. 표시된 여덟 편 가운데 블로그 업체의 원고는 세 편이었고, 나머지 다섯 편은 누리집과 영상 대본 업체에서 나왔습니다.
표시가 없는 스물두 편은 각 업체 안에서 검토하고 업체 책임자가 검토한 날짜를 기록에 남겼고, 원장은 그 가운데 블로그 업체와 영상 대본 업체에서 한 편씩 두 편을 뽑아 다시 검증했고, 두 편을 사실표와 한 줄씩 견줬습니다. 원장이 그달 확인한 원고는 여덟 편과 두 편을 합쳐 열 편이었습니다.
세 업체가 함께 쓰는 사실표
Q의원은 공통 사실표를 세 업체가 함께 열 수 있는 곳에 올리고, 원고마다 중앙 승인인지 업체 검토인지를 승인과 검토 기록에 남기게 했습니다.
다시 검증한 두 편은 사실표와 맞았으므로 기록에 확인 날짜를 더했습니다.
블로그 업체에는 스무 편 가운데 표시가 필요한 원고를 먼저 넘기도록 요청했습니다. 다음 달에는 새 진료 안내를 사실표에 더해, 표시될 원고를 줄이기로 했습니다.
정본 승인권 나누기 자주 묻는 질문
Q1. 여러 업체끼리 서로의 병원 원고를 검토하게 하면 어떤가요?
A1. 업체 검토는 각 업체 안에서 합니다. 다른 업체의 원고를 검증하게 하면 누가 무엇을 책임지는지가 섞입니다. 공통 사실이 업체마다 다르게 쓰인 것을 발견하면 서로 고치게 하지 않고 병원에 알리게 합니다. 업체 안의 검토자는 원고를 쓴 사람과 다른 사람이 맡습니다.
Q2. 업체가 원고의 승인 표시를 잘못하면 어떻게 하나요?
A2. 다시 확인에서 드러나면 그 업체에 표시 기준을 다시 설명합니다. 기준은 예를 들어 설명하면 이해가 빠릅니다. 같은 일이 되풀이되면 한동안 그 업체의 원고를 모두 중앙에서 승인합니다.
Q3. 원고 중앙 승인자가 꼭 원장이어야 하나요?
A3. 사실은 실장이, 의료 표현은 원장이 나누어 맡을 수도 있습니다. 나눈다면 원고마다 누가 검증했는지 기록에 함께 남깁니다. 나누더라도 공통 사실표의 승인은 한 사람이 맡습니다.
Q4. 공통 사실표는 얼마나 자세해야 하나요?
A4. 원고에 되풀이해서 나오는 사실부터 넣습니다. 처음부터 모든 것을 담으려 하면 사실표가 완성되기 전에 원고가 먼저 밀립니다. 줄이 늘어나면 주제별로 묶어 찾기 쉽게 합니다.
Q5. 원고를 만드는 업체가 하나 더 늘어나면 무엇부터 하나요?
A5. 첫날 사실표와 표시 규칙을 함께 전하고, 첫 달에는 그 업체의 원고를 모두 중앙에서 승인합니다. 첫 달 원고로 새 업체가 표시 기준을 제대로 이해했는지 확인합니다.
경계를 달리 긋는 경우
원고 수가 적어 중앙 승인자가 모두 검증할 수 있다면, 사실표를 만들더라도 모든 원고를 중앙에서 승인해도 됩니다.
광고 문안처럼 관련 규정을 검증해야 하는 원고는 표시와 상관없이 병원 담당 책임자의 확인을 거칩니다.
업체 한 곳의 원고가 다른 업체보다 훨씬 많다면, 그 업체 안에 병원 쪽 검증을 맡을 사람을 따로 정하는 방법도 있습니다. 영상처럼 촬영 뒤에는 고치기 어려운 원고는 촬영 전 대본 단계에서 중앙 승인을 받습니다.
원고를 만드는 곳이 병원 안의 담당 부서라면 업체 검토 대신 그 부서의 책임자가 검토합니다.
달마다 이어서 확인할 것
달마다 중앙 승인으로 올라온 원고 수, 다시 확인한 결과, 사실표를 고친 횟수를 모읍니다. 중앙 승인 원고가 승인 역량을 넘기 시작하면 사실표에 넣을 사실이 더 있는지 가립니다.
사실표를 고친 날에는 고친 줄과 기준일을 표시해 업체가 달라진 곳을 바로 찾게 합니다.
다시 점검에서 사실표와 다른 원고가 나오지 않은 달이 이어지면 다시 확인할 편수를 줄입니다. 업체별 제작량이 달라지면 승인 역량 셈과 함께 경계를 다시 점검합니다.
사실표가 오래 고쳐지지 않았다면 줄마다 기준일이 지금도 맞는지 확인하고, 중앙 승인에서 돌려보낸 원고의 까닭도 함께 모읍니다.