소유·용도·열람자로 나누는 공간
병원 콘텐츠를 만드는 회사는 자료의 주인과 쓰는 목적, 볼 수 있는 사람에 따라 회사 공간, 고객별 공간, 샘플·제안 공간으로 작업 공간을 나눕니다. 여러 병원의 콘텐츠를 함께 만드는 회사에서는 비슷한 자료가 늘어납니다. 치과 두 곳의 임플란트 비용 안내, 피부과 여러 곳의 시술 설명처럼 제목이 거의 같은 파일이 여러 폴더에 흩어집니다. 이때 가장 큰 위험은 한 병원의 가격이나 의료진 정보가 다른 병원의 원고에 섞여 들어가는 것입니다. 이런 실수는 병원의 신뢰를 잃게 하고, 경우에 따라 고객 병원의 정보를 허락 없이 다른 곳에 쓴 일이 됩니다.
섞이지 않게 하려면 자료를 세 가지 물음으로 나눕니다. 이 자료의 주인은 누구인지, 무엇을 위해 쓰는 자료인지, 누가 볼 수 있어야 하는지입니다. 회사가 만든 작성 기준이나 서식은 회사가 주인이고 모든 직원이 씁니다. 고객 병원이 준 가격표나 의료진 소개는 그 병원이 주인이고, 그 병원의 원고에만, 그 병원을 맡은 직원만 씁니다.
공간을 나눈 뒤에는 고객마다 ID를 정해 폴더와 파일 이름 앞에 씁니다. 제목이 비슷한 파일이라도 앞의 ID를 보면 어느 병원의 자료인지 곧바로 알 수 있습니다. 작성자는 파일을 열 때 제목보다 ID와 사용 목적을 먼저 대조합니다.
한 고객의 사실은 다른 고객의 원고에 쓰지 않습니다. 설명 방식이나 구성처럼 회사의 방법은 여러 원고에 쓸 수 있지만, 가격이나 장비, 의료진 경력처럼 한 병원에 속한 사실은 그 병원의 원고에만 씁니다.
작업 공간의 세 가지 구분
| 공간 | 담는 자료와 주인 | 쓰는 목적과 볼 수 있는 사람 |
|---|---|---|
| 회사 공간 | 작성 기준, 서식, 회사가 만든 예시. 주인은 회사 | 모든 원고의 방법으로 씀. 모든 직원이 볼 수 있고, 고객의 사실은 넣지 않음 |
| 고객별 공간 | 고객 병원이 준 가격표, 의료진 소개, 사진, 승인 기록. 주인은 그 병원 | 그 병원의 원고에만 씀. 그 병원을 맡은 직원만 볼 수 있음 |
| 샘플·제안 공간 | 제안서나 샘플에 쓸 자료 | 고객의 승인을 받은 자료나 조건을 밝힌 예시만 씀. 제작 책임자가 넣을 자료를 승인함 |
세 공간 가운데 둘째 공간의 자료는 다른 공간으로 옮길 때 반드시 확인을 거칩니다. 고객별 공간의 자료를 샘플·제안 공간에 넣으려면 그 병원의 승인이 있어야 하고, 승인이 없다면 병원을 알아볼 수 있는 사실을 모두 빼고 조건을 밝힌 예시로 고쳐 씁니다.
샘플·제안 공간은 따로 두는 것이 번거로워 보여도, 회사 밖으로 나가는 자료가 모이는 곳이라는 점에서 가장 조심해야 할 공간입니다. 제안서를 받은 다른 병원이 샘플 속 가격이나 의료진 이름을 알아본다면, 원래 병원의 신뢰까지 잃게 됩니다.
공간을 나누고 쓰는 순서
- 제작 책임자가 새 고객을 받으면 고객 ID를 정하고 고객별 공간을 만듭니다.
- 제작 책임자가 그 병원을 맡을 작성자와 검수 담당자에게만 고객별 공간을 열어 줍니다.
- 작성자는 고객이 준 자료를 받으면 파일 이름 앞에 고객 ID를 달아 고객별 공간에 넣습니다.
- 작성자는 원고를 쓸 때 파일을 열기 전에 고객 ID와 사용 목적을 확인합니다.
- 검수 담당자는 원고의 사실이 모두 같은 고객 ID의 자료에서 나왔는지 대조합니다.
- 샘플이나 제안서에 자료를 쓰려면 제작 책임자가 승인 기록을 점검하고 샘플·제안 공간에 넣습니다.
넷째 단계에서 사용 목적까지 확인하는 이유가 있습니다. 같은 병원의 자료라도 지난해 가격표처럼 지금 원고에는 쓰면 안 되는 자료가 있기 때문입니다. 파일마다 받은 날짜와 쓸 수 있는 원고를 함께 남기면, 작성자가 오래된 자료를 쓰는 일을 줄일 수 있습니다.
다섯째 단계의 대조는 가격, 장비 이름, 의료진 경력, 진료 시간처럼 병원마다 다른 사실을 중심으로 합니다. 검수 담당자는 원고의 이런 사실마다 어느 파일에서 나왔는지 묻고, 출처 파일의 고객 ID가 원고의 고객 ID와 같은지 가립니다.
여섯째 단계의 샘플 제작 장부에는 승인 기록 말고도 샘플을 만든 단계마다 걸린 시간과 승인을 기다린 시간을 남깁니다. 승인을 기다리는 시간이 길어지면 작성자가 승인 없이 기존 원고를 쓰고 싶어지므로, 제작 책임자는 이 기록을 보고 승인 요청을 미리 보냅니다.
파일을 쓰기 전 확인할 것
| 확인할 것 | 점검하는 방법 | 확인하는 사람 |
|---|---|---|
| 고객 ID | 파일과 폴더 이름 앞의 ID가 지금 쓰는 원고의 고객과 같은지 | 작성자 |
| 사용 목적 | 그 파일이 지금 원고에 쓸 수 있는 자료인지, 받은 날짜와 쓸 수 있는 원고 | 작성자 |
| 승인 기록 | 고객별 공간 밖에서 쓰는 자료라면 그 병원의 승인이 있는지 | 제작 책임자 |
세 가지 가운데 고객 ID와 사용 목적은 작성자가 파일을 열 때마다 점검하고, 승인 기록은 제작 책임자가 확인합니다. 승인 기록은 샘플 제작 장부에 함께 남겨, 어떤 자료를 언제 누구의 승인으로 샘플에 썼는지 나중에도 찾을 수 있게 합니다.
고객 ID가 같아도 사용 목적이 맞지 않으면 쓰지 않습니다. 병원이 행사 기간에만 쓰라고 준 가격이나, 아직 공개 전인 새 장비 정보처럼 쓸 수 있는 원고가 정해진 자료가 있기 때문입니다. 작성자는 이런 자료를 받을 때 쓸 수 있는 원고와 기간을 파일에 함께 남깁니다.
비슷한 제목의 파일을 걸러 낸 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 한 콘텐츠 회사가 치과 두 곳의 원고를 함께 맡고 있었습니다. 작성자는 첫째 치과의 임플란트 비용 원고를 쓰다가, 공용 검색에서 같은 제목의 비용 안내 파일을 찾았습니다. 작성자는 파일을 열기 전에 표의 첫째 줄부터 대조했습니다.
그 파일은 작성 기준이나 서식이 아니라 한 병원의 가격표였으므로 회사 공간의 자료가 아니었습니다. 둘째 줄을 점검하니 파일 이름 앞의 고객 ID가 둘째 치과의 것이었습니다. 고객별 공간의 자료였지만 지금 원고의 고객이 아니었으므로, 작성자는 파일을 쓰지 않고 첫째 치과의 고객별 공간에서 가격표를 다시 찾았습니다.
같은 주에 제작 책임자는 새 병원에 보낼 제안서에 둘째 치과의 원고를 샘플로 넣으려 했습니다. 셋째 줄에 따라 승인 기록을 확인하니 둘째 치과가 샘플 사용을 승인한 기록이 없었습니다. 제작 책임자는 병원 이름과 가격, 의료진 정보를 모두 빼고, 조건을 밝힌 예시로 바꿔 샘플·제안 공간에 넣었습니다.
검수 담당자는 첫째 치과 원고의 사실마다 출처 파일을 확인했고, 모든 파일의 고객 ID가 첫째 치과와 같다는 점을 샘플 제작 장부에 남겼습니다.
제작 책임자는 이 일을 계기로 공용 검색에서 맡지 않은 병원의 파일이 보이지 않도록 접근 설정을 다시 점검했고, 확인한 날을 인계 기록에 남겼습니다.
담당이 바뀔 때 접근 범위 다시 정하기
작성자가 다른 병원으로 옮기거나 회사를 떠나면, 제작 책임자는 그 작성자가 볼 수 있던 고객별 공간을 먼저 닫습니다. 새로 맡은 작성자에게는 그 병원의 공간만 열어 주고, 인계 기록에 연 날짜를 남깁니다.
고객 병원과의 계약이 끝나는 경우에는 그 병원의 고객별 공간을 계약 조건에 따라 정리합니다. 자료를 돌려주거나 지울지, 얼마 동안 보관할지는 계약서와 관련 법령을 대조한 뒤 제작 책임자가 정하고, 정리한 날을 인계 기록에 남깁니다.
검수 담당자가 바뀌는 경우에도 같은 방식으로 공간을 다시 엽니다. 새 검수 담당자에게는 출처 파일의 고객 ID를 대조하는 순서를 첫 원고에서 함께 확인하게 합니다.
작업 공간 구분 자주 묻는 질문
Q1. 다른 병원 원고와 같은 진료를 다루면 그 문장을 다시 써도 되지 않습니까?
A1. 설명 방식과 구성은 회사의 방법이므로 다시 쓸 수 있습니다. 다만 앞선 원고의 문장을 그대로 옮기지 않고, 새 병원의 자료로 새로 씁니다. 문장을 옮기다 보면 앞선 병원의 사실이 함께 따라오기 때문입니다.
Q2. 고객별 공간에 쓰는 고객 ID는 어떤 방식으로 정합니까?
A2. 병원 이름을 그대로 쓰기보다 회사 안에서만 쓰는 짧은 기호로 정합니다. 이름이 비슷한 병원이 여럿이면 이름만으로는 구분이 어렵고, 파일이 밖으로 나갔을 때 병원 이름이 드러나지 않게 하려는 뜻도 있습니다.
Q3. 공용 검색을 쓰면 다른 고객의 파일이 보이는데 괜찮습니까?
A3. 보이면 안 됩니다. 보인 파일을 열지 않은 채 제작 책임자에게 알리고, 책임자는 접근 설정을 고친 뒤 같은 검색어로 다시 찾아 보이지 않는지 가립니다. 검색 도구가 설정과 따로 결과를 보관하는 경우도 있어, 고친 다음 날 한 번 더 확인합니다.
Q4. 사진처럼 여러 병원이 같은 자료를 쓰는 경우는 어떻게 합니까?
A4. 회사가 권리를 가진 자료라면 회사 공간에 넣고, 병원이 준 사진이라면 비슷해 보여도 그 병원의 고객별 공간에만 넣습니다. 누가 권리를 가졌는지 모르는 자료는 쓰지 않습니다.
Q5. 실수로 다른 병원의 사실이 섞인 원고가 나갔다면 어떻게 합니까?
A5. 제작 책임자가 두 병원 모두에 알리고, 원고를 바로 고칩니다. 섞인 사실이 어느 파일에서 왔는지 따져 인계 기록과 함께 남기고, 같은 실수를 막을 방법을 정합니다.
예외와 뒤따르는 점검
한 병원 그룹이 여러 지점을 두고 있다면, 지점마다 고객 ID를 따로 정합니다. 같은 그룹이라도 지점마다 가격이나 의료진이 다를 수 있기 때문입니다. 그룹 전체에 공통인 자료는 그룹 ID를 따로 정하고, 어느 지점에나 쓸 수 있다는 점을 사용 목적에 밝힙니다.
점검은 달마다 합니다. 제작 책임자는 고객별 공간마다 열려 있는 사람이 지금 그 병원을 맡은 직원뿐인지, 파일 이름에 고객 ID가 빠진 것은 없는지 확인합니다. 샘플 제작 장부의 승인 기록도 함께 점검해 승인 없이 쓴 자료가 없는지 확인합니다.
점검에서 고객 ID가 빠진 파일을 찾으면, 누가 언제 넣었는지 확인해 작성자에게 알리고 ID를 달아 맞는 고객별 공간으로 옮깁니다. 같은 작성자에게서 되풀이된다면 파일을 받는 순서를 다시 알려 줍니다.