커뮤니티 계정 담당자 교체, 병원 기록으로 옮겨 넘길 활동

개인 기억을 병원 기록으로 옮기기

네 가지는 병원이 쓰는 계정과 각 계정의 권한, 커뮤니티 운영자와 협의한 이력, 커뮤니티마다 병원이 지켜야 하는 게시 조건, 답을 기다리거나 대화가 이어지고 있는 질문입니다.

이 네 가지가 병원 기록에 없으면, 새 담당자는 같은 커뮤니티에서 이미 운영자와 정한 약속을 어기거나, 답을 약속한 질문을 놓치게 됩니다. 커뮤니티 이용자에게는 병원이 약속을 지키지 않은 것으로 비칩니다. 운영자와 정한 조건을 어기면 병원 계정의 활동이 제한될 수도 있으므로, 새 담당자가 첫 글을 올리기 전에 게시 조건부터 읽게 합니다.

인계의 기준은 이전 담당자가 없어도 새 담당자가 기록만 읽고 다음 날 활동을 이어 갈 수 있는지입니다. 이전 담당자에게 물어야만 알 수 있는 내용이 남아 있다면, 그 내용을 기록에 더한 뒤에 인계를 마칩니다.

네 가지 가운데 인계 때 놓치는 일이 생기는 것은 운영자 협의 이력입니다. 운영자와의 약속은 쪽지나 전화로 오가는 일이 있어 병원 계정의 글 목록만으로는 드러나지 않습니다. 이전 담당자는 운영자와 주고받은 쪽지와 통화 내용을 떠올려, 날짜와 정한 내용을 한 줄씩 협의 기록에 옮깁니다.

인계할 네 가지와 기록 내용

네 줄 가운데 첫째 줄은 실장이 관리하고, 나머지 세 줄은 커뮤니티 담당자가 쓰고 고칩니다. 담당자가 바뀌어도 첫째 줄의 계정 대장은 실장에게 그대로 남습니다. 계정 대장과 나머지 기록을 나눠 관리하는 이유는, 활동 기록을 쓰는 사람과 권한을 주고 거두는 사람을 나눠야 권한 정리가 늦어지지 않기 때문입니다.

인계 진행 순서

1. 인계가 정해지면 실장이 인계 날짜를 정하고, 이전 담당자와 새 담당자에게 알립니다.
2. 이전 담당자가 앞의 표 가운데 세 줄(협의 이력·게시 조건·진행 중 질문)에 맞춰 기록을 채우고, 빠진 내용이 없는지 스스로 점검합니다. 계정 대장은 실장이 확인합니다.
3. 인계 당일 이전 담당자와 새 담당자가 함께 기록을 읽고, 진행 중 질문을 하나씩 확인합니다.
4. 실장이 계정 대장에 따라 이전 담당자의 권한을 거두고 새 담당자에게 권한을 줍니다.
5. 새 담당자가 커뮤니티별로 운영자에게 담당자가 바뀌었다고 알립니다.
6. 인계 뒤 첫 달 동안 새 담당자는 미응답 질문 목록을 매주 확인하고, 모르는 내용은 기록을 보강합니다. 첫 달이 끝나면 보강한 내용을 실장에게 알립니다.

넷째 단계에서 권한을 거두는 일과 주는 일은 같은 날 처리합니다. 권한을 먼저 거두면 그사이 답해야 할 질문을 놓치고, 늦게 거두면 병원 계정에 바뀐 담당자가 아닌 사람이 글을 올릴 수 있습니다.

다섯째 단계는 협의 이력이 있는 커뮤니티부터 합니다. 운영자와 정한 약속이 담당자 개인과 한 약속으로 남지 않고, 병원과 한 약속으로 이어지게 하기 위해서입니다. 알릴 때는 새 담당자가 병원 계정으로 쪽지를 보내고, 보낸 날짜와 운영자의 답을 협의 기록에 더합니다.

셋째 단계에서 함께 읽을 때는 기록을 소리 내어 읽는 편이 좋습니다. 새 담당자가 이해하지 못한 줄이 있으면 그때 바로 이전 담당자에게 묻고 답을 기록에 더합니다. 인계 당일이 끝날 때 새 담당자가 모르는 줄이 남아 있지 않아야 합니다.

인계 시점별 담당

세 줄 가운데 둘째 줄의 계정 권한은 실장만 조정합니다. 이전 담당자가 새 담당자에게 비밀번호를 직접 넘기는 방식으로 인계하지 않습니다. 비밀번호가 사람을 거쳐 넘어가면 누가 언제 계정에 접속할 수 있는지 계정 대장과 달라지기 때문입니다.

커뮤니티 활동을 넘긴 가상 가정의학과

아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 한 가정의학과의 커뮤니티 담당자는 지역 육아 카페와 동네 주민 카페 두 곳에서 병원 계정으로 질문에 답해 왔습니다. 이 담당자가 다른 업무로 옮기게 되면서 실장은 인계 날짜를 정하고, 이전 담당자와 새 담당자에게 알렸습니다.

이전 담당자는 인계 표의 세 줄에 맞춰 기록을 채웠습니다. 계정 대장은 실장이 대조하니 두 카페 계정이 모두 병원 명의로 올라 있었습니다. 협의 기록에는 육아 카페 운영자와 병원 계정 이름 옆에 병원 계정임을 표시하기로 한 약속이 있었습니다. 게시 기준에는 주민 카페에서는 진료 안내 글을 직접 올리지 않고 질문에 답하는 방식만 쓴다는 조건이 적혀 있었습니다.

인계 당일 두 사람은 미응답 질문 목록을 함께 읽었습니다. 육아 카페에 올라온 예방접종 일정 질문에 다음 주까지 답하기로 한 약속이 하나 남아 있었습니다. 새 담당자는 이 질문을 첫 주의 할 일로 옮겼습니다. 같은 날 실장은 계정 대장에 따라 이전 담당자의 권한을 거두고 새 담당자에게 권한을 주었습니다.

새 담당자는 협의 이력이 있는 육아 카페 운영자에게 먼저 담당자가 바뀌었다고 알리고, 이전에 정한 표시 방법을 그대로 지키겠다고 전했습니다. 운영자의 답은 협의 기록에 날짜와 함께 더했습니다. 주민 카페에는 협의 이력이 없었으므로, 새 담당자는 게시 기준을 다시 읽고 질문에 답하는 방식만 이어 갔습니다.

첫 주에 새 담당자는 약속한 예방접종 일정 질문에 병원 계정으로 답하고, 미응답 질문 목록에서 그 줄에 답한 날짜를 남겼습니다. 첫 달 동안 매주 목록을 확인하며, 이전 담당자에게 물어 알게 된 내용 두 가지를 게시 기준에 더했습니다.

담당자가 아닌 병원이 갖는 기록

인계를 마친 기록은 병원 공용 폴더에 두고, 담당자 개인 메모나 개인 메신저에 남기지 않습니다. 담당자가 다시 바뀌어도 같은 폴더를 열면 이어 갈 수 있어야 합니다. 폴더의 위치는 계정 대장에 함께 남깁니다.

협의 기록과 게시 기준은 인계 때만 쓰는 문서가 아닙니다. 새 담당자는 운영자와 새로 정한 내용이 생기면 그날 협의 기록에 더하고, 게시 기준이 바뀌면 바뀐 날짜와 함께 고칩니다.

인계가 끝난 뒤에도 이전 담당자에게 물을 일이 생길 수 있습니다. 그때 들은 내용은 대화로 끝내지 않고 해당 기록에 더합니다. 인계 뒤 첫 달이 지나면 실장은 세 가지 기록이 새 담당자의 손으로 고쳐지고 있는지 한 번 확인합니다.

커뮤니티 활동 인계 자주 묻는 질문

갑작스러운 담당자 공백의 예외와 점검