이미 공유한 병원 성과 수치가 틀렸을 때의 정정 공지

영향 범위와 수정값·원인을 함께 알리기

그래서 정정은 공지로 합니다. 정정 공지에는 네 가지를 담습니다. 틀린 숫자가 들어간 기간, 영향받은 지표, 그 숫자를 근거로 내린 결정, 그리고 수정값과 틀린 원인입니다. 공지는 원래 보고서를 받은 사람 모두에게 보내고, 원래 보고서는 지우지 않고 정정되었다는 표시를 붙여 보관합니다.

정정 공지에 담는 네 가지

아래 표는 정정 공지에 들어가는 네 가지 항목과 각 항목에 담을 내용을 정리한 것입니다.

둘째 줄처럼 틀린 지표를 바탕으로 계산된 다른 지표도 함께 찾아야 합니다. 신규 환자 수가 틀렸다면 신규 환자 1명당 광고비도 틀렸기 때문입니다.

수정값으로 다시 검토하는 결정

정정 공지는 숫자를 고치는 데서 끝나지 않습니다. 틀린 숫자로 내린 결정이 있다면, 수정값으로 보았을 때도 같은 결정을 내렸을지 다시 검토합니다. 수정값으로도 같은 판단이 나온다면 결정을 유지하고 그 이유를 공지에 씁니다. 판단이 달라진다면 결정권자에게 재검토를 요청하고, 결정을 바꿀지는 결정권자가 정합니다. 보고서를 만든 담당자가 결정을 스스로 뒤집지는 않습니다. 이 과정을 공지에 남겨 두면, 나중에 그 결정의 근거를 다시 확인할 때 틀린 숫자와 바른 숫자, 재검토 결과를 한 번에 볼 수 있습니다.

정정 공지의 첫 문장

정정 공지의 첫 문장은 무엇이 틀렸는지를 바로 말합니다. "7월부터 9월까지 월간 보고서의 신규 환자 수가 실제보다 많게 계산되었습니다"처럼 기간과 지표를 먼저 밝히고, 이어서 수정값을 표로 보여 줍니다. 원인 설명은 짧게 쓰되 누가 잘못했는지가 아니라 어떤 조건이 빠졌는지를 씁니다. 공지를 받은 사람이 알아야 할 것은 숫자가 왜 달라졌는지이지, 누구의 책임인지가 아니기 때문입니다. 마지막에는 영향받은 결정과 재검토 결과, 재검토가 남아 있다면 언제까지 결론을 낼지를 씁니다. 사과 문장은 한 줄이면 충분하며, 공지의 나머지는 사실과 숫자로 채웁니다. 공지 제목에는 정정이라는 말과 대상 보고서의 기간을 넣어, 받은 사람이 제목만 보고도 어떤 보고서를 고친 것인지 알 수 있게 합니다.

정정을 진행하는 다섯 단계

계산 오류를 발견하면 아래 순서로 정정합니다.

1. 오류가 무엇인지와 왜 생겼는지를 특정합니다. 계산식, 필터, 원자료 가운데 어디가 틀렸는지 확인합니다.
2. 같은 계산을 쓴 보고서를 모두 찾아 영향 목록을 만듭니다.
3. 수정값을 계산하고, 계산하지 않은 다른 사람이 같은 방법으로 한 번 더 계산해 결과가 같은지 확인합니다.
4. 영향 목록의 보고서를 근거로 내린 결정을 찾아, 수정값으로 재검토가 필요한지 표시합니다.
5. 원래 보고서를 받은 사람 모두에게 정정 공지를 보내고, 원래 보고서에는 정정 표시와 공지 날짜를 붙여 보관합니다.

영향 목록의 칸

둘째 단계의 영향 목록은 보고서 한 건을 한 줄로 두고 아래 칸을 채웁니다.

받은 사람 칸은 다섯째 단계의 공지 대상 목록이 됩니다. 보고서가 회의 자료로 쓰였다면 회의 참석자도 받은 사람에 넣습니다. 대행사나 외부에 전달된 보고서라면 외부 수신자도 빠뜨리지 않습니다. 영향 목록은 셋째 단계의 검산이 끝난 뒤 실장이 한 번 더 읽어, 빠진 보고서나 수신자가 없는지 확인합니다. 목록이 길어지면 보고서별로 정정 공지를 나누지 않고, 한 공지 안에 표로 모아 보내는 편이 받는 사람의 혼동을 줄입니다.

원인을 특정하는 방법

첫째 단계에서 원인을 특정할 때는 틀린 숫자 하나를 골라 원자료까지 거꾸로 따라갑니다. 보고서의 숫자가 어떤 조회나 계산식에서 나왔는지 확인하고, 그 조회의 조건을 하나씩 읽으며 의도한 조건과 비교합니다. 조건이 맞다면 원자료가 바뀌었는지, 계산식의 범위가 바뀌었는지를 확인합니다. 원인을 찾았다면 그 원인이 언제부터 있었는지도 확인해야 영향 기간을 정할 수 있습니다. 조회를 처음 만든 날짜나 조건을 마지막으로 고친 날짜가 영향 기간의 시작점이 되는 경우가 있습니다. 원인을 끝내 찾지 못했다면 정정 공지에 원인 확인 중이라고 쓰고, 수정값만 먼저 알립니다.

신규 환자 수 조회 조건이 빠진 정형외과 사례

정정 기록의 인계

이 의원은 정정 공지와 영향 목록, 검산 기록을 보고서 폴더의 정정 기록 아래에 모읍니다. 정정된 보고서의 파일 이름 앞에는 정정 표시를 붙이고, 파일 첫 쪽에 정정 공지 날짜와 수정값이 실린 위치를 기록합니다.

보고 담당이 바뀌면 새 담당은 정정 기록을 먼저 읽어, 과거 보고서의 어느 숫자가 바뀌었는지 파악합니다. 과거 추이를 그래프로 그릴 때는 수정값을 쓰고, 그래프 아래에 정정된 기간을 표시합니다. 실장은 신규 환자 수 조회의 조건을 문서로 남겨, 새 담당이 조회를 다시 만들 때 등록일 조건이 빠지지 않게 했습니다. 조건 문서에는 이번 정정의 날짜와 이유도 함께 기록해, 조건이 왜 그렇게 정해졌는지 새 담당이 알 수 있게 했습니다.

외부에서 받은 보고서가 틀린 경우

정정 뒤 한 달 후속 점검

정정 공지를 보낸 뒤 한 달 동안은 그 지표가 들어간 새 보고서와 회의 자료에 수정값이 제대로 쓰이는지 확인합니다. 예전 보고서의 숫자를 복사해 쓰는 과정에서 틀린 값이 다시 들어올 수 있기 때문입니다. 재검토가 남아 있던 결정이 있다면 약속한 날짜에 결론이 났는지 확인하고, 결론을 정정 기록에 추가합니다. 분기마다 정정 기록을 모아 원인의 종류를 정리하면, 어떤 계산에서 오류가 반복되는지 알 수 있어 검산 절차를 보완하는 데 씁니다.

성과 수치 정정 자주 묻는 질문