새로 만드는 일과 지키는 일의 구분
병원 홈페이지의 월별 원고 수를 줄여도 이미 올린 글이 틀린 채로 남지 않게 고치는 일, 계정과 도메인을 살려 두는 일, 글 안의 링크와 안내가 살아 있는지 확인하는 일은 유지합니다. 예산이나 사람이 줄어 월 원고 수를 줄일 때가 있습니다. 새로 만드는 일은 줄여도 되지만 지키는 일은 편수와 관계없이 남습니다.
지키는 일을 줄이면 표가 바로 나지 않습니다. 몇 달 지나 진료 시간이 바뀌었는데 예전 글에 옛 시간이 남아 있거나, 링크를 눌렀는데 없는 페이지로 가는 식으로 드러납니다. 그때는 이미 여러 글에 퍼져 있어 고치는 데 더 오래 걸립니다.
그래서 편수를 줄일 때 목록을 두 칸으로 나눕니다. 이번 달에 새로 만들 것과 편수와 무관하게 할 것입니다. 두 칸을 나눠 두면 줄이는 결정이 지키는 일까지 건드리지 않습니다.
줄이는 결정을 미루라는 뜻은 아닙니다. 사람과 예산이 모자라면 편수를 줄이는 편이 낫습니다. 다만 무엇을 줄이는지 적어 두지 않으면 눈에 띄지 않는 일부터 사라집니다. 지키는 일은 티가 나지 않아 가장 먼저 밀립니다.
편수와 무관하게 남는 일
첫째는 사실 정정입니다. 진료 시간, 비용, 준비물, 전화번호가 바뀌면 그 내용이 든 글을 찾아 고칩니다. 둘째는 계정 유지입니다. 도메인과 호스팅, 검색 등록 정보처럼 끊기면 되살리기 번거로운 항목이 여기에 듭니다. 셋째는 링크와 안내 점검입니다. 글 안의 예약 링크와 문의 번호가 지금도 연결되는지 확인합니다.
세 가지는 시간이 많이 들지 않습니다. 정정은 바뀐 날에 하고, 계정은 만료일을 달력에 적어 두면 되며, 점검은 한 달에 한 번 몇 편씩 나눠 열면 됩니다. 줄이는 것은 새로 쓰는 편수이지 이 세 가지가 아닙니다.
세 가지를 누가 하는지도 함께 기재합니다. 정정은 바뀐 것을 먼저 아는 사람이 알리고 담당자가 고치며, 계정은 결제 수단을 가진 사람이 만료일을 확인합니다. 사람 이름 대신 자리 이름으로 적어 두면 담당이 바뀌어도 그대로 씁니다.
세 가지에 드는 시간을 한 번 재어 놓습니다. 재면 한 달에 두세 시간을 넘지 않는 경우가 많습니다. 이 숫자가 있으면 예산을 줄이는 논의에서 이 일까지 함께 줄이자는 이야기가 나오지 않습니다.
줄이는 일과 남기는 일
| 일 | 편수를 줄이면 | 주기 | 안 하면 생기는 일 |
|---|---|---|---|
| 새 글 제작 | 함께 줄입니다. | 정한 편수대로 | 새 질문에 답이 늘지 않습니다. |
| 사실 정정 | 그대로 유지합니다. | 바뀔 때마다. | 옛 정보가 남아 문의가 늘어납니다. |
| 계정·도메인 유지 | 그대로 유지합니다. | 만료일 전 | 주소가 끊기고 되살리기 어렵습니다. |
| 링크·안내 점검 | 그대로 유지합니다. | 월 1회 | 예약 링크가 끊긴 줄 모릅니다. |
| 소재 교체 | 미뤄도 됩니다. | 분기 1회 | 화면이 오래된 인상을 줍니다. |
표의 두 번째 칸이 「그대로 유지합니다」인 줄은 예산을 줄일 때도 남깁니다. 세 줄을 합쳐도 시간은 많이 들지 않습니다.
줄이기로 정한 뒤의 차례
먼저 지금 하는 일을 한 장에 기재합니다. 새 글, 정정, 계정 관리, 점검, 소재 교체처럼 묶어 적으면 됩니다. 각 일에 한 달에 드는 시간을 기재합니다. 시간을 적어야 무엇을 줄이면 얼마가 비는지 드러납니다.
다음으로 줄일 일을 선택합니다. 새 글 편수를 먼저 따지고, 그다음 소재 교체처럼 미뤄도 되는 일을 추립니다. 지키는 세 가지는 후보에서 뺍니다. 고른 결과를 원장에게 올릴 때 줄인 일과 남긴 일을 나란히 기재합니다.
그다음 남긴 일의 주기와 담당을 기재합니다. 정정은 바뀐 것을 아는 사람이 알리고 담당자가 고칩니다. 계정은 만료일을 달력에 적고 한 달 전에 확인합니다. 점검은 매달 같은 날에 몇 편씩 나눠 엽니다.
마지막으로 줄인 기간을 정합니다. 언제까지 줄일지 적어 두지 않으면 그대로 굳습니다. 기간이 끝나는 날에 다시 따질 것을 적어 두면 편수를 되돌릴지 판단하는 기회가 생깁니다.
줄인 내용을 대행사에도 알립니다. 편수만 줄었고 정정과 링크 확인은 그대로라는 것을 알아야 그쪽 일정도 맞춰집니다. 알릴 때 다음 기간에 다시 검토할 날짜도 함께 기재합니다.
줄이기 전에 지금 밀려 있는 일이 있는지 확인합니다. 고치지 못한 글이나 확인하지 못한 링크가 남아 있으면 편수를 줄이면서 그 일부터 처리합니다. 밀린 일을 안고 줄이면 줄인 효과가 그 일에 묻힙니다.
축소 전 확인할 자료
| 자료 | 어디서 찾습니까 | 무엇을 확인합니까 | 누가 맡습니까 |
|---|---|---|---|
| 글 목록 | 홈페이지 소식란 | 진료 조건이 든 글과 마지막 수정일 | 담당자 |
| 계정 만료일 | 도메인·호스팅 관리 화면 | 만료 날짜와 결제 수단 | 계정 관리 담당자 |
| 링크 목록 | 글 안의 예약·문의 링크 | 지금도 연결되는지 | 홈페이지 담당자 |
| 변경 기록 | 진료 일정표, 수납 기준표 | 최근에 바뀐 항목 | 운영 담당자 |
| 월별 작업 시간 | 업무 기록 | 각 일에 실제로 든 시간 | 담당자 |
글이 많으면 진료 조건이 든 글부터 표시해 놓습니다. 정정이 필요한 글은 대개 그 안에 있습니다.
월별 작업 시간을 적을 때 실제 시간을 기재합니다. 예상 시간으로 적으면 줄일 일을 정할 때 판단이 어긋납니다. 두세 달만 적으면 어느 일이 시간을 많이 쓰는지 드러납니다.
자료를 한 번에 다 만들지 않아도 됩니다. 글 목록과 계정 만료일 두 가지만 있으면 첫 달을 시작할 수 있습니다. 링크 목록은 매달 링크를 열면서 채워 가면 됩니다.
월 네 편을 한 편으로 줄인 가상 의원
다음은 설명을 위해 지어낸 가상 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
한 정형외과 의원이 월 네 편이던 글을 한 편으로 줄이기로 했습니다. 담당자는 지금 하는 일을 한 장에 적고 시간을 쟀습니다. 새 글 제작에 가장 많은 시간이 들었고, 정정과 점검은 합쳐 두 시간쯤이었습니다.
줄인 것은 새 글과 분기 소재 교체였습니다. 정정, 계정 유지, 링크 점검은 그대로 두었습니다. 담당자는 매달 첫 주 화요일을 링크 확인 날로 정하고 글 마흔 편을 넉 달에 나눠 열기로 했습니다.
두 달째에 진료 시간이 바뀌었습니다. 담당자는 표시해 둔 목록에서 진료 시간이 든 글 아홉 편을 찾아 하루 만에 고쳤습니다. 목록이 없었다면 마흔 편을 처음부터 훑어야 했을 것입니다.
줄인 기간은 여섯 달로 적었습니다. 기간이 끝나는 달에 문의와 예약을 비교해 편수를 되돌릴지 정하기로 했습니다.
담당자는 훑은 글에 확인 날짜를 적어 두었습니다. 다음 달에는 그 표시가 없는 글부터 확인합니다. 마흔 편을 넉 달에 나누면 한 달에 열 편이고, 한 편에 몇 분이면 끝났습니다.
정정이 생긴 날에는 점검을 미루지 않았습니다. 두 일이 겹치는 달에는 그달 편수를 줄이고 다음 달에 더 채웠습니다. 밀린 편수를 목록에 적어 두어 잊지 않았습니다.
여섯 달 동안 새로 쓴 글은 여섯 편이었습니다. 담당자는 그 여섯 편을 모두 전화로 자주 오던 질문으로 잡았습니다. 편수가 적을수록 무엇을 쓸지 선택하는 일이 중요해졌습니다.
인계에 남길 목록과 주기
남기는 것은 두 칸으로 나눈 목록과 주기, 담당, 줄인 기간입니다. 새 담당자가 첫 달에 무엇을 해야 하는지 이 한 장으로 압니다.
진료 조건이 든 글 목록도 함께 넘깁니다. 어느 글에 시간과 비용이 적혀 있는지 표시돼 있으면 정정이 빨라집니다. 목록을 만든 날짜를 적어 두고 글이 늘면 그때 줄을 더합니다.
줄인 기간이 끝나는 날짜도 목록 맨 위에 기재합니다. 새 담당자가 그 날짜에 맞춰 미리 자료를 모읍니다.
넘길 때 지난 여섯 달의 점검 기록도 함께 줍니다. 어느 글에서 무엇이 자주 어긋났는지 보이면 새 담당자가 그 글부터 엽니다.
원고 수 축소 자주 묻는 질문
Q1. 편수를 줄인 뒤 원장이 특정 주제의 글을 급히 요청하면 어떻게 합니까?
A1. 먼저 그 달의 새 글을 그 주제로 바꿀지 정합니다. 편수를 넘겨야 한다면 정정과 점검 시간이 줄지 않는지 확인하고, 바뀐 내용을 대행사에도 알립니다.
Q2. 기존 글을 훑다가 같은 진료 조건이 틀린 글을 여러 편 한꺼번에 찾으면 어떻게 합니까?
A2. 그 달의 새 글보다 정정을 먼저 합니다. 같은 조건이 든 글을 목록에서 모두 찾아 한 번에 고치고 고친 날짜를 남깁니다. 새 글이 밀리면 그 사정을 원장에게 알립니다.
Q3. 도메인 명의가 대행사로 되어 있는데 계약 범위를 줄여도 됩니까?
A3. 줄이기 전에 도메인과 호스팅의 명의와 결제 수단을 병원으로 옮길 수 있는지 확인합니다. 옮기기 어렵다면 만료일과 갱신 담당을 계약서에 남겨 주소가 끊기지 않게 합니다.
Q4. 대행사가 편수를 줄이면 정정과 점검 비용을 따로 받겠다고 하면 어떻게 합니까?
A4. 지키는 일에 실제로 든 시간을 잰 기록을 보여 주고 그 시간에 맞춰 협의합니다. 따로 받기로 한다면 정정이 몰리는 달에 금액이 어떻게 되는지도 계약에 남깁니다.
Q5. 새 글 없이 기존 글만 고치는 달에도 대행사 보고를 받아야 합니까?
A5. 받습니다. 고친 글과 확인한 글의 목록, 연결이 끊겼던 링크를 보고에 담아 달라고 합니다. 이 보고가 모이면 기간이 끝나는 달에 편수를 되돌릴지 판단하는 근거가 됩니다.
줄이지 않는 편이 나은 경우
새 진료 항목을 시작한 직후에는 줄이지 않습니다. 그 항목에 대한 질문이 아직 글로 답해지지 않았기 때문입니다. 시작한 항목의 기본 안내가 갖춰질 때까지는 편수를 유지합니다.
진료 시간이나 위치가 곧 바뀔 예정이라면 그 시기에도 편수를 유지합니다. 바뀐 내용을 알리는 글과 정정이 함께 필요하기 때문입니다.
대행사 계약이 끝나 가는 시기에도 편수를 급히 줄이지 않습니다. 인수인계에 필요한 자료와 목록을 받는 일이 먼저이고, 편수 조정은 새 체제가 정해진 뒤에 합니다.
축소 기간이 끝나는 달의 확인
줄인 기간이 끝나면 세 가지를 따집니다. 문의와 예약이 어떻게 달라졌는지, 정정과 점검이 밀리지 않았는지, 쌓인 질문 가운데 답하지 못한 것이 몇 개인지입니다.
답하지 못한 질문이 쌓였다면 편수를 되돌릴 근거가 됩니다. 문의가 유지됐고 밀린 일도 없다면 지금 편수를 이어 갑니다. 정한 내용과 날짜를 목록 아래에 남기고 다음 기간을 새로 기재합니다.
기간이 끝나는 달에는 목록도 정리합니다. 점검에서 계속 문제가 없던 글은 주기를 늘리고, 자주 고친 글은 진료 조건이 든 글 목록에 표시를 더합니다. 다음 기간에는 그 표시가 있는 글을 먼저 엽니다.