번호가 흔들리는 한 가지 이유
우선순위가 자주 바뀌는 병원 블로그 콘텐츠 목록에서는 주제마다 한 번 붙인 원고 ID를 끝까지 바꾸지 않고, 만들 차례는 옆 칸에 따로 적어야 번호가 흔들리지 않습니다. 위에서부터 번호를 매기는 방식은 목록이 바뀌지 않는 동안에만 편합니다. 계절이 바뀌거나 문의가 몰리는 진료 항목이 달라지면 순서가 바뀌고, 그때마다 번호가 통째로 밀릴 수 있습니다.
번호가 밀리면 잃는 것은 순서만이 아닙니다. 지난주에 정리한 자료가 3번 주제의 것이었는데 그 주제가 7번이 되면, 자료를 모아 둔 폴더 이름과 목록의 번호가 어긋납니다. 검수 의견을 남길 때 적은 번호, 다른 글에서 연결해 둔 번호도 같이 어긋납니다.
원인은 한 번호에 두 가지 뜻을 담은 것입니다. 이 번호는 어떤 주제인지 가리키는 이름표이면서 동시에 몇 번째로 만들지 알려 주는 차례표입니다. 뜻이 두 개인 값은 한쪽이 바뀔 때마다 다른 쪽도 함께 흔들립니다.
원고 ID와 차례를 다른 칸에 두는 구조
해결은 두 가지를 다른 칸으로 나누는 것입니다. 주제마다 한 번 매기고 끝까지 바꾸지 않는 값을 하나 두고, 몇 번째로 만들지는 옆 칸에 따로 기재합니다. 순서가 바뀌면 옆 칸의 숫자만 고칩니다. 이름표는 그대로이므로 자료 폴더도, 검수 기록도, 다른 글에서 걸어 둔 연결도 그대로 있습니다.
이름표는 뜻을 담지 않는 편이 낫습니다. 진료 항목이나 계절을 이름에 넣으면 그 항목을 다루지 않게 되었을 때 이름과 내용이 어긋납니다. 붙인 차례대로 이어지는 숫자면 충분합니다. 한 번 쓴 번호는 그 주제를 접더라도 다시 쓰지 않습니다. 접힌 번호를 다른 주제에 다시 붙이면 지난 기록이 새 주제의 것으로 읽힐 수 있습니다.
차례 칸은 숫자보다 예정한 달을 적는 편이 다루기 쉽습니다. 1번과 2번 사이에 새 주제가 끼어들면 숫자를 전부 밀어야 하지만, 달로 적으면 그 달 안에서만 정리하면 됩니다.
한 줄에 들어갈 칸
목록 한 줄에 무엇을 적을지 정해 두면 담당자가 바뀌어도 같은 형태가 유지됩니다. 아래는 최소한으로 필요한 칸입니다.
| 칸 | 적는 값 | 바뀌는가 |
|---|---|---|
| 주제 번호 | 주제마다 한 번 붙이는 고정 값 | 바꾸지 않음 |
| 주제 문장 | 이 글이 답할 질문 한 문장 | 다듬되 뜻은 유지 |
| 예정한 달 | 만들기로 한 달 | 자주 바뀜 |
| 상태 | 준비, 작성, 검수, 발행, 접음 중 하나 | 진행에 따라 |
| 연결한 주제 | 이 글에서 걸 다른 주제의 번호 | 드물게 |
| 담당 | 쓰는 사람과 확인하는 사람 | 바뀔 때만 |
세 번째 칸만 자주 바뀌고 나머지는 거의 그대로입니다.
순서를 바꿀 때 하는 일
우선순위가 바뀌었다는 말은 이번 달에 쓸 글이 달라졌다는 뜻일 때가 있습니다. 이때 목록 전체를 다시 짜지 않습니다.
- 바뀐 이유를 한 줄로 남깁니다. 문의가 늘어난 진료 항목이 생겼는지, 예정한 촬영이 밀렸는지 적어 두면 다음에 같은 판단을 할 때 씁니다.
- 이번 달에 넣을 주제와 뒤로 미룰 주제를 정합니다. 고를 때는 주제 번호로 부릅니다.
- 예정한 달 칸을 고칩니다. 주제 번호와 주제 문장은 건드리지 않습니다.
- 미룬 주제에 이미 모아 둔 자료가 있으면 그대로 둡니다. 자료는 달이 아니라 주제에 붙어 있습니다.
- 연결한 주제 칸을 확인합니다. 미룬 글을 가리키는 글이 이번 달에 나가면 그 연결만 잠시 빼거나 발행 뒤에 겁니다.
- 바꾼 날짜와 사람을 목록 아래 변경 기록에 한 줄 남깁니다.
여섯 번째를 빠뜨리지 않도록 챙깁니다. 기록이 없으면 두 달 뒤에 왜 이 주제가 뒤로 갔는지 설명하기 어렵고, 같은 논의를 다시 할 수 있습니다.
순서를 바꾸는 회의도 정해 둡니다. 회의에서 말로 정하고 목록은 나중에 고치는 방식이면 두 가지가 며칠씩 어긋날 수 있습니다. 정한 회의에서 바로 고치거나, 고칠 사람을 그 회의에서 정하고 언제까지 고칠지 함께 기재합니다.
바뀔 때 손대는 곳과 그대로 두는 곳
무엇을 고치고 무엇을 두는지 미리 나눠 두면 실수가 줄어듭니다.
| 구분 | 해당하는 것 | 이유 |
|---|---|---|
| 고치는 것 | 예정한 달, 상태, 담당 | 진행 상황에 따라 달라지는 값 |
| 그대로 두는 것 | 주제 번호, 자료 폴더 이름, 검수 기록의 번호 | 주제에 붙어 있어 순서와 무관 |
| 확인만 하는 것 | 연결한 주제, 발행 예정인 글의 본문 연결 | 아직 없는 글을 가리키면 끊어짐 |
| 다시 쓰지 않는 것 | 접은 주제의 번호 | 지난 기록이 다른 주제에 붙음 |
확인만 하는 줄에서 문제가 생길 수 있습니다. 아직 만들지 않은 글을 가리키는 연결은 발행 시점에 끊어진 상태로 나갑니다. 발행 전에 연결한 주제의 상태 칸을 보고 발행으로 되어 있는 것만 겁니다.
바꾼 뒤에는 이번 달 줄만 따로 보이게 걸러서 한 번 읽습니다. 미룬 주제가 그대로 이번 달에 남아 있거나, 같은 진료 항목의 글이 한 달에 몰린 것을 여기서 발견합니다.
가상 사례로 보는 목록 정리
아래는 이해를 돕기 위해 만든 가상 사례입니다.
가상의 피부과 의원이 반년 치 글 스물네 편을 목록으로 만들었습니다. 처음에는 위에서부터 1번에서 24번까지 번호를 붙였습니다. 두 달째에 문의가 늘어난 진료 항목이 생겨 뒤쪽에 있던 주제 셋을 앞으로 당기기로 했습니다. 번호를 다시 매기자 앞서 자료를 모아 둔 폴더 이름과 목록이 어긋났고, 검수 의견에 적어 둔 번호도 다른 주제를 가리키게 되었습니다.
세 달째에 방식을 고쳤습니다. 주제마다 처음 만든 순서대로 고정 번호를 다시 붙이고, 만들 달은 옆 칸에 따로 적었습니다. 그 뒤로 순서를 바꿀 때는 달 칸의 값만 고쳤습니다. 자료 폴더는 고정 번호로 이름을 바꿔 두어 주제가 앞뒤로 움직여도 폴더를 찾는 방법이 달라지지 않았습니다.
네 달째에 주제 하나를 접었습니다. 그 번호는 비워 두고 다른 주제에 다시 붙이지 않았습니다. 대신 상태 칸에 접음이라고 적고 이유를 한 줄 남겼습니다. 뒤에 같은 주제가 다시 필요해졌을 때 그 줄을 찾아 모아 둔 자료를 그대로 썼습니다.
다섯 달째에는 담당자가 바뀌었습니다. 새 담당자는 목록의 칸 이름만 보고 무엇이 바뀌는 값이고 무엇이 고정된 값인지 알았습니다. 인수인계에 쓴 시간은 짧았고, 지난 기록을 찾을 때도 주제 번호 하나로 자료 폴더와 검수 의견을 함께 찾았습니다.
글끼리의 연결을 지키는 방법
글이 늘어나면 서로 가리키는 연결이 생깁니다. 이 연결을 주소로 적어 두면 주소가 바뀔 때 한꺼번에 끊어집니다. 목록 안에서는 주소 대신 주제 번호로 적고, 실제 주소는 발행할 때 한 번 채웁니다. 이렇게 하면 발행 전에 주소가 바뀌어도 목록은 그대로입니다.
연결은 양쪽에 적어 둡니다. 가리키는 글의 줄에만 적으면 가리켜지는 글을 고칠 때 어떤 글이 자기를 가리키는지 모릅니다. 주제 문장을 크게 바꾸거나 글을 접을 때 어느 글의 연결을 함께 고쳐야 하는지 이 칸에서 확인합니다.
검수 기록도 같은 번호로 남깁니다. 어떤 자료를 보고 무엇을 확인했는지 적은 기록이 주제 번호에 붙어 있으면 그 글을 나중에 고칠 때 같은 확인을 다시 하지 않아도 됩니다. 순서를 기준으로 기록을 남기면 순서가 바뀐 뒤 그 기록이 어느 글의 것인지 알 수 없게 됩니다.
원고 ID 유지 자주 묻는 질문
Q1. 두 콘텐츠 목록을 합치다 원고 ID가 겹치면 어떻게 합니까?
A1. 한쪽 목록의 번호는 그대로 두고, 다른 쪽에는 이어지는 새 번호를 매깁니다. 옛 번호와 새 번호를 잇는 표를 함께 남기면 지난 자료와 검수 기록을 계속 찾을 수 있습니다.
Q2. 콘텐츠 주제를 둘로 나누게 되면 원고 ID는 어떻게 합니까?
A2. 원래 번호는 한쪽에 남기고 다른 쪽에는 새 번호를 매깁니다. 두 줄의 연결 칸에 서로의 번호를 적어 두면 나중에 왜 나뉘었는지 확인합니다. 원래 번호를 버리고 둘 다 새로 붙이면 그 전에 쌓인 자료와 기록이 어느 쪽 것인지 알 수 없게 됩니다.
Q3. 글을 쓰는 사람이 여럿이면 원고 ID는 누가 붙입니까?
A3. 목록을 관리하는 사람 한 명이 매깁니다. 여러 사람이 각자 붙이면 같은 번호가 겹칠 수 있습니다. 새 주제를 제안할 때는 번호 없이 주제 문장만 적어 두고, 목록에 들어갈 때 번호를 받습니다.
Q4. 원고 파일 이름에도 원고 ID를 넣어야 합니까?
A4. 넣는 편이 찾기 쉽습니다. 다만 파일 이름에는 고정 번호만 넣고 순서나 날짜는 넣지 않습니다. 날짜를 넣으면 발행이 밀릴 때마다 이름을 고치게 되고, 고치는 사람에 따라 형태가 달라집니다.
Q5. 콘텐츠 목록을 표 계산 파일로 관리해도 됩니까?
A5. 됩니다. 칸이 정해져 있고 한 줄이 한 주제라면 도구는 크게 중요하지 않습니다. 다만 파일이 여러 벌로 복사되지 않게 한 곳만 정해 두고 씁니다.
Q6. 콘텐츠 목록이 길어져 찾기 어려우면 줄을 지워도 됩니까?
A6. 줄은 지우지 않고 상태 칸으로 거릅니다. 평소에는 발행과 접음 줄을 가리고 이번 달과 다음 달 줄만 보이게 쓰고, 번호로 지난 주제를 찾을 때만 전체를 엽니다.
번호를 다시 붙이는 경우
고정 번호를 그대로 두는 것이 원칙이지만 다시 붙이는 경우가 있습니다. 목록을 만든 방식 자체가 바뀔 때입니다. 예를 들어 진료 항목별로 나누던 목록을 환자가 묻는 질문별로 다시 짜면 주제의 단위가 달라집니다. 이때는 옛 목록을 그대로 보관하고 새 목록을 따로 시작합니다.
옛 번호와 새 번호를 잇는 표를 한 장 만들어 둡니다. 옛 자료와 기록을 찾을 일이 남아 있기 때문입니다. 이 표가 없으면 새 목록으로 옮긴 뒤 지난 자료를 쓰기 어렵습니다.
달이 바뀔 때 하는 목록 점검
목록은 한 번 정해 두면 손이 많이 가지 않지만 달마다 짧게 점검합니다. 첫째로 지난달에 발행으로 바꾸지 않은 줄이 있는지 확인합니다. 상태 칸이 밀리면 목록 전체가 실제와 어긋납니다. 둘째로 예정한 달이 이미 지난 줄이 남아 있는지 가려냅니다. 미룬 것인지 잊은 것인지 바로 정합니다. 셋째로 연결한 주제 칸에 아직 발행하지 않은 글이 있는지 대조합니다.
점검하는 날을 달의 첫 주로 잡으면 그달의 작업을 시작하기 전에 목록이 맞춰집니다.