쓰기 전에 멈추는 근거 부족 원고
근거가 부족한 병원 원고는 쓰기 시작하지 않고 확인할 사실을 질문 목록으로 남긴 채 대기 상태로 관리하며, 질문에 모두 답이 오면 작성 가능 상태로 옮깁니다. 원고 계획에 주제가 올라가면 바로 쓰기 시작하기 쉽습니다. 그런데 쓰다 보면 병원의 실제 운영에서 답을 받아야 하는 문장이 나옵니다. 몇 시까지 예약을 받는지, 어떤 서류가 필요한지 같은 것입니다.
이때 묻지 않고 그럴듯한 문장으로 채우면 원고는 완성된 것처럼 읽히지만 틀린 내용이 섞입니다. 뒤에 고치려 해도 어느 문장이 근거가 있는 것이고 어느 문장이 채워 넣은 것인지 구별할 수 없습니다.
그래서 근거가 모자란 원고는 쓰는 단계로 보내지 않고, 상태를 나누어 기다리게 합니다. 무엇을 기다리는지와 누구에게 물을지를 함께 남깁니다.
이 글은 원고 계획을 관리하는 사람을 두고 씁니다. 원고를 어떻게 잘 쓰는지가 아니라, 쓰기 전에 원고가 어떤 상태에 있는지를 어떻게 나누어 관리하는지를 다룹니다.
근거가 모자란 원고를 기다리게 하는 것은 일을 늦추는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 그러나 틀린 내용으로 올린 원고를 고치는 데 드는 시간이 기다리는 시간보다 길고, 그사이 읽은 사람에게는 틀린 내용이 이미 전해집니다.
원고의 세 가지 상태
| 상태 | 무엇이 갖춰졌는가 | 다음으로 넘어갈 조건 |
|---|---|---|
| 주제 확정 | 무엇을 쓸지와 누구에게 쓸지가 정해졌습니다. | 필요한 근거의 목록이 만들어지면 자료 대기로 갑니다. |
| 자료 대기 | 필요한 근거의 목록과 답을 줄 사람이 정해졌습니다. | 목록의 질문에 모두 답이 오면 작성 가능으로 갑니다. |
| 작성 가능 | 쓰는 데 필요한 사실이 모두 갖춰졌습니다. | 이때부터 원고를 씁니다. |
둘째 줄이 이 글의 중심입니다. 자료 대기는 멈춘 원고가 아니라 무엇을 받아야 움직이는지가 정해진 원고입니다.
세 가지 상태는 원고 목록에서 한 칸으로 보이게 합니다. 목록을 여는 사람이 어느 원고가 무엇을 기다리는지 상태 칸만 읽고도 알 수 있어야 합니다.
상태를 옮기는 것은 원고 목록을 관리하는 사람 한 명이 합니다. 여러 사람이 옮기면 같은 원고의 상태가 사람마다 다르게 기억됩니다.
빈 곳을 질문으로 남기는 기준
근거가 없는 곳을 문장으로 채우지 않고 질문으로 씁니다. 예약은 몇 시까지 받는가, 이 서류는 꼭 필요한가처럼 답을 받을 수 있는 모양으로 씁니다.
이 질문들이 모이면 자료 대기 상태의 원고가 무엇을 기다리는지가 한눈에 드러납니다. 질문에 답이 오는 대로 지우면, 남은 질문의 수가 곧 원고가 쓰일 수 있을 때까지의 거리가 됩니다.
질문은 병원 안의 누가 답할 수 있는지가 분명한 모양으로 씁니다. 답할 사람이 떠오르지 않는 질문이라면 질문을 더 작게 나눕니다.
목록에서 지운 질문은 받은 답과 함께 원고 기록으로 옮겨 남깁니다.
상태를 옮기는 순서
- 주제가 정해지면 원고 목록에 주제 확정으로 올립니다.
- 그 주제를 쓰는 데 답을 받아야 할 사실을 질문으로 나열합니다.
- 질문마다 답을 줄 사람을 정합니다.
- 질문 목록이 만들어지면 상태를 자료 대기로 옮깁니다.
- 답을 줄 사람에게 질문을 보내고 보낸 날을 남깁니다.
- 답이 오면 그 질문을 목록에서 지우고 답을 원고 자료에 옮깁니다.
- 질문이 모두 지워지면 상태를 작성 가능으로 옮깁니다.
- 작성 가능이 된 원고부터 쓰는 차례에 넣습니다.
둘째 단계에서 질문을 빠뜨리면 쓰는 도중에 다시 멈춥니다. 주제를 두고 쓸 문장의 뼈대를 먼저 짜면 어느 곳에 질문이 필요한지가 드러납니다.
다섯째 단계의 질문은 한 번에 모아 보냅니다. 쓰다가 하나씩 물으면 답하는 사람도 여러 번 멈춰야 합니다.
여섯째 단계에서 답을 원고 자료에 옮길 때는 받은 답의 문장을 그대로 옮깁니다. 옮기는 사람이 줄여 쓰면 답한 사람이 뜻한 것과 달라질 수 있습니다.
여덟째 단계의 차례는 작성 가능이 된 날짜 순서로 정합니다. 먼저 준비된 원고가 먼저 쓰여야 기다린 순서가 뒤엉키지 않습니다.
셋째 단계의 답을 줄 사람은 이름과 맡은 일을 함께 씁니다. 사람이 바뀌어도 누구에게 물어야 할지가 이어집니다.
질문 목록의 칸 구성
| 칸 | 쓰임 |
|---|---|
| 질문 | 확인이 필요한 사실을 답할 수 있는 모양으로 씁니다. |
| 답을 줄 사람 | 누구에게 물을지 정합니다. |
| 보낸 날과 다시 물을 날 | 답이 오지 않을 때 언제 다시 물을지 정합니다. |
| 받은 답과 날짜 | 원고에 쓸 사실과 그 기준일을 남깁니다. |
셋째 칸이 없으면 자료 대기가 끝없이 길어집니다. 다시 확인할 날이 정해져 있어야 기다리는 원고가 잊히지 않습니다.
넷째 칸의 날짜는 답을 받은 날입니다. 원고를 쓴 날이 아니라 사실을 확인한 날이어야 뒤에 그 사실이 언제의 것인지 알 수 있습니다.
질문 목록은 원고마다 따로 만들되 한 곳에 모읍니다. 모여 있어야 같은 사람에게 가는 질문을 한 번에 묶을 수 있습니다.
대기 원고 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
가상의 피부과인 X의원의 원고 계획에 서류 발급 안내라는 주제가 올라갔습니다. 담당자는 바로 쓰는 대신 필요한 사실을 질문으로 나열했습니다. 어떤 서류를 발급하는지, 발급에 며칠이 걸리는지, 대리인이 받을 수 있는지의 세 가지였습니다.
세 질문의 답은 모두 원무 담당에게 받아야 했습니다. 원고는 자료 대기 상태로 옮겨졌고, 그 주에 쓰려던 차례는 이미 작성 가능이던 다른 원고가 이어받았습니다.
원무 담당은 두 질문에는 바로 답했지만 대리인 발급은 병원 안에서 다시 정해야 한다고 했습니다. 담당자는 그 질문을 남긴 채 다시 확인할 날을 정했고, 두 주 뒤 답이 오자 원고를 작성 가능으로 옮겼습니다.
대리인 발급 질문을 기다리는 두 주 동안 원고 목록에는 그 원고가 자료 대기로 남아 있었습니다. 다시 확인할 날이 목록에 있었기 때문에 담당자는 그날 원무 담당에게 다시 물을 수 있었습니다.
담당자는 질문을 만들 때 원고의 뼈대부터 짰습니다. 뼈대의 문단마다 병원의 사실이 필요한 곳을 표시하니 세 질문이 나왔습니다.
기다린 원고의 기록
X의원은 원고가 자료 대기에 머문 기간과 기다린 질문을 원고 기록에 함께 남겼습니다. 같은 주제를 다시 쓸 때 어떤 확인이 필요했는지 바로 알 수 있습니다.
받은 답은 원고 자료에 기준일과 함께 옮겼습니다. 발급 기간처럼 바뀔 수 있는 사실은 기준일이 있어야 다음에 다시 확인할지 판단할 수 있습니다.
서류 발급 안내 원고를 쓰면서 담당자는 질문 세 가지의 답을 문장으로 그대로 옮겼습니다. 대리인 발급 조건은 병원 안에서 새로 정해진 내용이었으므로, 정해진 날을 기준일로 함께 남겼습니다.
원무 담당이 두 질문에 바로 답할 수 있었던 것은 질문이 짧고 분명했기 때문입니다. X의원은 이 원고의 질문을 다음 질문 목록의 보기로 남겼습니다.
대기 원고 자주 묻는 질문
Q1. 답이 오지 않는 질문 하나 때문에 원고 전체를 멈춰야 하나요?
A1. 그 질문이 원고의 핵심이라면 멈춥니다. 한 문단에만 걸린 질문이라면 그 문단을 원고 계획에서 빼고, 남은 범위로 질문 목록을 다시 정리합니다. 뺀 문단은 질문과 함께 따로 남겨 다음 원고의 주제로 씁니다.
Q2. 자료 대기 원고가 너무 많아지면 어떻게 하나요?
A2. 새 주제를 목록에 올리는 속도부터 늦춥니다. 자료 대기가 늘어나는 동안 주제 확정을 계속 더하면 질문도 함께 늘어, 답할 사람이 같은 주에 여러 원고의 질문을 받게 됩니다. 대기가 줄어들 때까지는 작성 가능 원고가 끊기지 않을 만큼만 새 주제를 올립니다.
Q3. 업체가 쓰는 원고에도 이 상태를 쓰나요?
A3. 씁니다. 업체는 병원의 운영을 확인할 수 없으므로 질문 목록을 병원에 보내고, 병원이 답을 모아 돌려줍니다.
Q4. 질문에 대한 답이 원고 주제와 맞지 않으면 어떻게 하나요?
A4. 답에 따라 주제를 고칩니다. 예를 들어 병원이 그 일을 하지 않는다는 답이 오면 그 원고는 쓰지 않는 것으로 정리합니다.
Q5. 기다리는 동안 초안을 미리 써도 되나요?
A5. 초안 대신 확인이 필요 없는 부분의 자료를 모읍니다. 병원 운영과 무관한 일반 설명에 쓸 공식 자료를 찾으면, 답이 오는 날 바로 쓰기 시작할 수 있습니다. 찾은 자료도 기준일과 함께 원고 자료에 넣습니다.
다르게 다루는 원고
병원 운영과 상관없는 일반적인 설명만 담는 원고는 확인할 질문이 없으므로 주제 확정에서 바로 작성 가능으로 옮깁니다. 다만 일반적인 설명이라도 병원의 판단처럼 읽힐 문장이 있다면 그 문장은 질문으로 남깁니다.
규정과 관련된 내용이 들어가는 원고는 질문의 답을 병원 담당에게 받은 뒤에도 한 번 더 확인하는 단계를 거칩니다. 답을 받은 사람이 규정까지 판단할 수는 없기 때문입니다.
급히 알려야 하는 공지는 이 상태를 거치지 않습니다. 다만 공지에 쓰는 사실도 병원 담당에게 확인한 것만 씁니다.
병원이 새로 시작하는 진료처럼 아직 정해지지 않은 것이 많은 주제는 자료 대기가 길어질 수 있습니다. 이런 원고는 질문을 만들 수 있을 만큼 결정이 나올 때까지 주제 확정 상태로 남기고, 결정이 나올 날을 원고 목록에 함께 씁니다.
다시 확인할 날의 관리
주마다 자료 대기 원고의 목록을 열어 다시 확인할 날이 지난 질문을 찾습니다. 지난 질문은 답을 줄 사람에게 다시 묻고 날짜를 새로 씁니다.
같은 사람에게 여러 번 다시 물어도 답이 없다면 답을 줄 사람을 바꾸거나, 그 원고를 계획에서 뺄지 정합니다.
석 달에 한 번은 자료 대기에 오래 머문 원고를 모아 확인합니다. 오래 머문 까닭이 질문을 보내지 않아서였는지, 답이 오지 않아서였는지를 가르면 고칠 곳이 달라집니다.
상태 칸을 옮긴 날짜도 원고 목록에 남깁니다. 날짜가 있어야 어느 상태에 얼마나 머물렀는지를 뒤에 셀 수 있습니다.