만든 쪽과 보는 쪽이 갈릴 때 유지되는 검수
병원이 업무 일부를 내부로 옮겨도 만드는 쪽(병원)과 보는 쪽(대행사)이 갈려 있으면 대행사의 검수 책임은 유지됩니다. 글이나 소재를 병원이 직접 만들기로 하고 검수만 대행사에 남기는 경우가 있습니다. 이 구조는 만드는 쪽과 보는 쪽이 갈려 있으면 유지됩니다. 병원이 쓰고 대행사가 보는 것이므로 검수가 자기 글을 보는 일이 되지 않습니다. 오히려 같은 곳이 쓰고 같은 곳이 보던 때보다 역할 구분이 분명해집니다.
다만 세 가지가 함께 정해져야 합니다. 무엇을 보는지, 무엇을 받아야 볼 수 있는지, 틀린 것이 나왔을 때 누가 고치고 누가 책임지는지입니다. 이 셋이 비면 검수는 형식만 남고 실제로는 아무도 보지 않게 됩니다.
검수 범위를 정할 때 우리가 내부로 옮긴 일이 무엇인지부터 기재합니다. 원고 작성을 옮겼다면 표기와 사실 확인은 남기고, 이미지 제작을 옮겼다면 사용 범위 확인을 남기는 식입니다. 옮긴 일과 남긴 검수가 짝을 이루어야 합니다.
검수를 남기는 이유도 기록해 남깁니다. 표기를 맞추기 위해서인지, 사실이 진료와 어긋나지 않는지 보기 위해서인지에 따라 넘길 자료와 답변 형식이 달라집니다. 이유가 적혀 있으면 계약을 고칠 때 범위를 흔들지 않습니다.
받아야 볼 수 있는 것
검수하는 쪽은 자료가 있어야 점검합니다. 원고 초안, 진료 조건 확인 결과, 이미지 출처, 공개 예정일이 그 자료입니다. 자료를 언제까지 넘기는지 정하지 않으면 검수가 공개 직전에 몰립니다. 넘기는 날과 답을 주는 날을 함께 기재합니다.
정정 책임도 나눕니다. 검수에서 지적한 것을 고치는 일은 만든 쪽인 병원이 합니다. 검수에서 놓친 것이 나중에 드러났을 때 어떻게 하는지도 기록해 남깁니다. 다시 봐 주는 범위와 비용을 미리 정해 두면 그때 다투지 않습니다.
넘기는 자료에는 초안만이 아니라 판단에 쓴 근거도 넣습니다. 비용 범위를 어디서 파악했는지, 진료 조건을 누가 파악했는지 한 줄로 붙이면 검수가 같은 것을 다시 확인하지 않습니다.
회신 형식도 정합니다. 고칠 곳 목록으로 받을지 고친 원고로 받을지에 따라 병원이 들일 시간이 다릅니다. 목록으로 받으면 병원이 고치고, 고친 원고로 받으면 병원이 대조합니다. 어느 쪽이든 한 가지로 정해 놓습니다.
옮긴 일과 남긴 검수
| 내부로 옮긴 일 | 남기는 검수 | 넘길 자료 | 정정하는 쪽 |
|---|---|---|---|
| 원고 작성 | 표기·사실 확인 | 초안과 진료 조건 확인 결과 | 병원이 고칩니다. |
| 이미지 제작 | 사용 범위 확인 | 이미지와 출처 | 병원이 교체합니다. |
| 게시 | 게시 뒤 표시 확인 | 공개 주소와 예정일 | 병원이 고칩니다. |
| 문구 수정 | 수정본 대조 | 수정 전후 원고 | 병원이 고칩니다. |
| 없음(계속 맡김) | 제작과 검수 모두 | 질문 목록 | 대행사가 고칩니다. |
표의 마지막 줄처럼 아직 옮기지 않은 일은 그대로 유지합니다. 한 번에 다 옮기지 않아도 됩니다.
계약을 바꾸는 차례
먼저 옮긴 일을 목록으로 정리합니다. 언제부터 병원이 하는지 날짜를 함께 기재합니다. 날짜가 겹치는 기간에는 두 쪽이 같은 일을 하거나 아무도 하지 않는 일이 생기므로 겹치는 주를 따로 표시합니다.
다음으로 검수 범위를 한 줄씩 기재합니다. 무엇을 보는지, 무엇은 보지 않는지 함께 기재합니다. 보지 않는 항목을 적어 두어야 나중에 놓친 것이 나왔을 때 범위 밖이었는지 검증됩니다.
그다음 자료 전달과 답변 일정을 정합니다. 초안을 며칠 전에 넘기고 며칠 안에 답을 받을지 기재합니다. 급한 건의 처리 방법도 한 줄 넣습니다. 이 일정이 없으면 검수가 공개 일정에 밀려 형식만 남습니다.
마지막으로 비용과 기간을 변경합니다. 제작이 빠지면 금액이 달라지고, 검수만 남으면 산정 방식도 달라집니다. 편당으로 할지 월 단위로 할지 정하고, 편수가 늘어날 때 어떻게 되는지도 적습니다. 정한 내용을 계약서에 반영합니다.
겹치는 기간에는 두 쪽이 무엇을 하는지 주 단위로 기재합니다. 첫 주는 병원이 쓰고 대행사가 보되, 대행사가 쓰던 원고 두 편은 그대로 마무리하는 식입니다. 이 표가 없으면 같은 주제로 두 편이 만들어집니다.
계약을 고칠 때 문서 한 곳만 수정합니다. 부속 합의서가 여러 장이면 어느 것이 최신인지 흐려집니다. 바꾼 날짜를 적고 이전 문서는 그대로 보관합니다.
확인할 자료
| 자료 | 어디서 찾습니까 | 무엇을 파악합니까 | 누가 맡습니까 |
|---|---|---|---|
| 기존 계약서 | 계약 문서함 | 제작과 검수가 어떻게 묶여 있는지 | 운영 책임자 |
| 옮긴 일 목록 | 업무 문서 | 시작 날짜와 맡은 사람 | 담당자 |
| 검수 기록 | 지난 검수 회신 | 지금까지 무엇을 지적해 왔는지 | 담당자 |
| 공개 일정 | 게시 계획표 | 초안 완성일과 공개 예정일 | 담당자 |
| 내부 인력 | 업무 분담 문서 | 글을 쓸 사람과 시간 | 운영 책임자 |
지난 검수 회신을 읽어 두면 도움이 됩니다. 자주 지적된 항목이 보이면 내부에서 쓸 때 그 항목을 미리 확인합니다.
내부 인력을 점검할 때 글을 쓰는 시간만 세지 않습니다. 자료를 모으고 검토받는 시간이 더 걸리는 경우가 많습니다. 첫 두 편을 쓰면서 실제 시간을 재 두면 편수를 정할 때 근거가 됩니다.
확인한 내용은 옮긴 일 목록과 같은 문서에 보관합니다. 두 장을 나눠 두면 계약을 고칠 때 한쪽만 보게 됩니다.
가상 사례로 본 전환
다음은 설명을 위해 지어낸 가상 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
한 한의원이 원고 작성을 병원에서 맡기로 했습니다. 검수는 기존 대행사에 남겼습니다. 첫 달에 문제가 생겼습니다. 초안을 공개 전날 보냈고, 검수 회신은 공개 뒤에 왔습니다. 지적된 두 곳은 이미 올라간 뒤에 고쳤습니다.
담당자는 일정을 다시 정했습니다. 초안은 공개 나흘 전에 보내고 답은 이틀 안에 받기로 했습니다. 급한 공지는 검수 없이 올리되 올린 뒤 하루 안에 검토받기로 했습니다. 검수 범위도 한 줄씩 적었습니다. 표기와 사실 확인은 보고, 글의 주제 선택은 보지 않는다고 적었습니다.
정정 책임은 병원이 지기로 했습니다. 검수에서 지적한 것을 고치는 일도 병원이 했습니다. 검수에서 놓친 것이 드러나면 한 번은 무상으로 다시 봐 주기로 계약에 적었습니다. 두 달 뒤 공개 뒤 수정은 눈에 띄게 줄었습니다.
이 사례에서 바뀐 것은 검수하는 곳이 아니라 자료를 넘기는 시점이었습니다.
담당자는 첫 달 기록을 남겨 두었습니다. 초안을 언제 보냈고 회신이 언제 왔는지, 공개 뒤 고친 곳이 몇 군데인지 적었습니다. 이 기록이 일정을 다시 정할 때 근거가 됐습니다.
대행사 쪽에도 같은 표를 보냈습니다. 넘기는 날과 답하는 날이 한 장에 있으면 서로 기다리는 시간이 줄어듭니다. 급한 공지의 처리 방법도 그 장에 적었습니다.
첫 달에 병원 안에서 원고를 쓴 사람은 접수 담당자였습니다. 진료실에서 자주 듣는 질문을 알고 있어 초안이 빨리 나왔습니다. 대신 표기와 문장 다듬기에서 지적된 곳이 많았고, 그 항목이 바로 검수가 남은 이유였습니다.
인계에 남길 것
남기는 것은 옮긴 일 목록, 검수 범위, 자료 전달 일정, 정정 책임 네 가지입니다. 새 담당자가 첫 원고를 쓸 때 이 네 가지를 보고 일정부터 정합니다.
지난 검수 회신도 함께 넘깁니다. 어떤 표현이 반복해서 지적됐는지 보이면 내부에서 쓸 때 미리 피할 수 있습니다. 회신을 주제별로 묶어 두면 읽기 쉽습니다.
되돌릴 조건도 함께 남깁니다. 어떤 상황이 되면 제작을 다시 맡길지 한 줄이면 됩니다. 조건이 있으면 사람이 바뀌어도 같은 기준으로 판단합니다.
내부 전환과 검수 자주 묻는 질문
Q1. 검수 회신에서 지적된 곳에 병원이 동의하지 않으면 어떻게 합니까?
A1. 진료 사실과 관련된 지적이라면 진료 조건을 대조한 사람이 근거를 함께 달아 회신합니다. 표기 문제라면 병원 기준을 먼저 정하고 다음 초안부터 그 기준을 같이 넘깁니다. 어느 쪽으로 정했는지는 검수 기록에 남깁니다.
Q2. 대행사 검수 담당자 여럿이 엇갈린 회신을 보내면 어떻게 합니까?
A2. 회신 창구를 한 사람으로 정해 달라고 요청합니다. 엇갈린 항목은 계약서의 검수 범위에 비추어 어느 지적이 범위 안인지 먼저 확인하고, 정리된 답을 받은 뒤에 원고를 고칩니다.
Q3. 이미지 제작만 병원으로 옮기고 원고는 계속 맡겨도 됩니까?
A3. 됩니다. 이 경우 대행사는 원고를 쓰면서 병원이 만든 이미지의 사용 범위도 점검하게 됩니다. 이미지 출처 자료를 넘기는 날을 따로 정하고, 계약서의 검수 범위에 이미지 항목을 추가해 원고 제작과 구분합니다.
Q4. 병원이 쓴 초안을 대행사가 크게 고쳐 보내면 어떻게 합니까?
A4. 검수 범위를 넘은 수정인지 먼저 점검합니다. 주제나 구성까지 바뀌었다면 제작에 가까운 일이므로 비용 산정과 범위를 다시 협의합니다. 범위 안의 수정이라면 고친 이유를 목록으로 받아 다음 초안에 반영합니다.
Q5. 내부 담당자가 쓴 글의 공개는 누가 최종 승인합니까?
A5. 공개 책임이 병원에 있으므로 최종 승인도 병원 안에서 한 사람을 정합니다. 쓴 사람과 승인하는 사람이 같으면 내부에서도 같은 문제가 생기므로, 가능하면 다른 사람이 검수 회신과 수정본을 대조한 뒤 공개를 결정합니다.
검수를 남기지 않아도 되는 경우
휴진 공지나 진료 시간 변경처럼 사실이 단순한 글은 검수를 남기지 않아도 됩니다. 병원 안에서 확인하는 것으로 충분합니다. 검수 편수를 줄이면 남은 편수에 시간을 더 쓸 수 있습니다.
글을 거의 쓰지 않는 기간에도 월 단위 검수 계약을 그대로 두지 않습니다. 편당으로 바꾸거나 기간을 조정합니다. 쓰지 않는 달에 나가는 비용은 다음 협의에서 근거가 약해집니다.
한 달에 한두 편만 올리는 기간에는 검수를 편당으로 두고 필요한 달에만 씁니다. 편수가 다시 늘면 월 단위로 바꾸면 됩니다. 바꾸는 시점을 계약에 적어 두면 협의가 짧아집니다.
두 달 뒤 확인
두 달 뒤 세 가지를 점검합니다. 초안이 정한 날짜에 넘어갔는지, 회신이 정한 기간 안에 왔는지, 공개 뒤 고친 건수가 줄었는지입니다. 세 값이 좋아졌다면 지금 구조를 이어 갑니다.
초안이 계속 늦는다면 내부 인력이 모자란 것입니다. 편수를 줄이거나 제작을 일부 다시 맡깁니다. 회신이 늦는다면 검수 범위나 일정을 다시 정합니다. 점검한 날짜와 숫자를 한 장에 이어 기록합니다.
확인한 내용은 계약을 갱신할 때 그대로 씁니다. 초안이 늦은 달과 회신이 늦은 달이 표에 남아 있으면 어느 쪽 일정을 고칠지 바로 정합니다.