0이 아닌 비공개 표시와 역산 가능성 점검
병원 마케팅 성과 보고서에서 기준 건수보다 적은 칸은 0이 아니라 비공개로 표시하고, 합계는 사실대로 두되 숨긴 숫자를 역산할 수 없는지 점검해 범주를 합치는 식으로 막습니다. 성과 보고서를 진료 항목, 연령대, 지역처럼 여러 기준으로 잘게 나누면, 어떤 칸에는 한두 건만 남을 수 있습니다. 그런 칸은 보고서를 받은 사람이 다른 정보와 맞대면 누구의 일인지 짐작할 수 있는 위험이 있습니다. 그래서 병원이 정한 기준 건수보다 적은 칸은 숫자를 숨기는 정책을 정할 수 있습니다. 기준 건수와 적용 범위는 병원의 개인정보 책임자가 검토해 정합니다.
숫자를 숨길 때 가장 먼저 지킬 것은 숨긴 칸을 0으로 쓰지 않는 것입니다. 0은 한 건도 없었다는 뜻이어서, 숨긴 칸을 0으로 쓰면 보고서를 읽는 사람이 실제로는 있었던 일을 없었던 일로 받아들일 수 있습니다. 숨긴 칸에는 비공개라는 표시를 하고, 표 아래에 그 뜻을 밝힙니다. 표시는 보고서 전체에서 같은 말을 써서, 읽는 사람이 칸마다 뜻을 다시 짐작하지 않게 합니다. 실제로 한 건도 없었던 칸은 0 그대로 씁니다.
다음으로 확인할 것은 역산 위험입니다. 한 줄에서 한 칸만 숨기고 그 줄의 합계와 나머지 칸을 모두 보여 주면, 합계에서 나머지를 빼는 것만으로 숨긴 숫자가 드러납니다. 같은 보고서의 다른 표나 지난달 보고서와 대조해도 드러날 수 있습니다. 이런 위험이 있다면 범주를 합치거나, 칸 하나를 더 숨기거나, 합계를 더 큰 단위로만 보여 주는 방법 가운데 하나를 택합니다. 세 방법은 각각 표의 쓸모를 조금씩 줄이므로, 보고서로 확인하려는 것이 무엇인지에 맞춰 정합니다.
어느 방법을 쓸지, 누구에게 어디까지 보여 줄지는 보고서의 공개 범위에 따라 달라집니다. 병원 안에서만 보는 보고서와 대행사나 외부에 보내는 보고서는 기준이 다를 수 있으므로, 세부 공개 기준은 개인정보 책임자의 검토를 거쳐 정합니다.
숨기는 일은 보고서의 쓸모와 개인정보 보호 사이에서 균형을 잡는 일이기도 합니다. 너무 많이 숨기면 표가 판단에 도움이 되지 않고, 너무 적게 숨기면 보호가 약해집니다. 그래서 숨길 칸을 정하는 기준과 역산을 막는 방법을 미리 정해 놓고, 달마다 같은 방식으로 보고서를 만듭니다. 방식이 달마다 바뀌면 두 달의 표를 나란히 놓는 것만으로 숨긴 숫자가 드러날 수 있습니다.
칸 상태별 표시
| 칸의 상태 | 표시 | 이유 |
|---|---|---|
| 실제로 한 건도 없음 | 0 | 없었다는 사실 그대로다. |
| 기준 건수보다 적어 숨김 | 비공개 | 있었지만 숫자를 보여 주지 않는다. |
| 숨길지 검토하는 중 | 확인 중 | 책임자의 검토가 끝나지 않았다. |
소수 건수를 숨긴 보고서를 만드는 순서
첫째로 보고서의 공개 범위를 확인합니다. 병원 안에서만 볼지, 대행사에 보낼지, 외부에 공개할지에 따라 숨길 범위가 달라질 수 있습니다. 보고서가 처음 받은 사람을 거쳐 다른 곳으로 전달될 수 있는지도 함께 확인합니다.
둘째로 병원의 소수값 보호 정책에 따라 기준 건수보다 적은 칸을 찾습니다. 정책이 아직 없다면 보고서를 보내기 전에 개인정보 책임자에게 기준을 정해 달라고 요청합니다. 기준이 정해지기 전에는 해당 보고서를 보내지 않습니다.
셋째로 해당 칸을 비공개로 표시하고, 표 아래에 비공개의 뜻을 씁니다. 0인 칸은 0 그대로 씁니다. 비공개로 표시한 칸의 목록은 보고서와 별도로 병원 안에만 보관합니다.
넷째로 아래 표의 항목대로 역산 위험을 점검합니다. 같은 표의 줄과 열 합계, 같은 보고서의 다른 표, 지난 보고서를 차례로 대조합니다. 줄과 열을 모두 확인해야 하므로, 숨긴 칸이 있는 줄과 열에 표시를 해 놓고 하나씩 계산해 확인합니다.
다섯째로 위험이 있다면 범주 합치기, 추가로 숨기기, 합계를 큰 단위로만 보여 주기 가운데 하나를 택해 표를 고치고, 개인정보 책임자의 검토를 받습니다. 검토가 끝나기 전에는 보고서를 보내지 않습니다.
여섯째로 어느 칸을 왜 숨겼는지, 어떤 방법을 썼는지, 누가 언제 검토했는지를 기록합니다. 다음 달 보고서도 같은 방법을 써야 달끼리 맞춰 볼 때 숨긴 숫자가 드러나지 않습니다. 기록은 개인정보 책임자도 볼 수 있는 곳에 보관합니다.
역산 위험 점검 항목
| 점검 항목 | 확인 방법 | 위험이 있을 때 |
|---|---|---|
| 같은 표의 줄과 열 | 한 줄이나 한 열에 숨긴 칸이 하나뿐인지 확인한다. | 범주를 합치거나 칸을 하나 더 숨긴다. |
| 같은 보고서의 다른 표 | 다른 기준으로 나눈 표와 합계를 대조한다. | 다른 표의 해당 칸도 함께 숨기거나 합친다. |
| 지난 보고서 | 누적 합계와 지난달 숫자를 비교한다. | 누적 합계를 큰 단위로만 보여 준다. |
가상 사례로 본 숨긴 칸과 합계 정리
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 한 피부과 의원은 월간 성과 보고서를 대행사와 함께 보고 있었습니다. 보고서에는 진료 항목과 연령대별 문의 수를 나눈 표가 있었고, 병원에는 개인정보 책임자가 정한 기준 건수보다 적은 칸은 숨긴다는 정책이 있었습니다. 대행사는 병원 밖의 사람이므로, 이 보고서는 외부로 보내는 보고서로 다루고 있었습니다.
9월 보고서를 만들던 마케팅 담당은 흉터 관리 항목의 60대 칸이 기준 건수보다 적은 것을 발견하고 그 칸을 비공개로 표시했습니다. 기준 건수는 병원 정책 문서에 적힌 값을 그대로 따랐습니다. 같은 항목의 20대 칸은 문의가 한 건도 없어 0으로 남겼습니다. 표 아래에는 비공개는 숫자가 있지만 보여 주지 않는 칸이고 0은 문의가 없었던 칸이라는 설명을 넣었습니다. 숨긴 칸과 0인 칸이 같은 줄에 나란히 있었기 때문에, 두 표시가 헷갈리지 않도록 설명을 표 바로 아래에 실었습니다.
이어서 역산 위험을 점검했습니다. 흉터 관리 줄에서 숨긴 칸은 60대 하나뿐이었고, 줄 합계와 나머지 연령대 칸이 모두 보이고 있었습니다. 합계에서 나머지를 빼면 숨긴 숫자가 그대로 나오는 상태였습니다. 60대 열의 합계도 같은 문제가 있었습니다. 담당은 이 상태로는 보고서를 보낼 수 없다고 판단하고 발송을 미루었습니다.
범주 통합과 검토
담당은 세 가지 방법을 두고 개인정보 책임자와 상의했습니다. 책임자는 칸을 하나 더 숨기면 표를 읽기 어려워진다며, 50대와 60대를 50대 이상으로 합치는 방법을 택했습니다. 합계를 큰 단위로만 보여 주는 방법은 진료 항목별 흐름을 볼 수 없게 되어 쓰지 않았습니다. 합친 칸은 기준 건수를 넘어 숫자를 보여 줄 수 있었습니다. 합친 뒤 다시 줄과 열을 계산하니 숨긴 칸이 남지 않아 역산할 숫자도 없었습니다.
담당은 같은 보고서의 채널별 문의 표도 확인했습니다. 채널별 표는 연령대로 나누지 않아 두 표를 맞춰도 60대 숫자는 드러나지 않았습니다. 지난달 보고서도 같은 방식으로 합쳐 다시 만들어, 두 달을 대조해도 숨긴 숫자가 나오지 않게 했습니다.
책임자의 검토가 끝난 그날, 담당은 대행사에 바로 보고서를 보냈고, 숨긴 칸과 합친 범주, 그 이유, 검토한 책임자와 날짜를 기록했습니다. 다음 달부터는 연령대를 처음부터 50대 이상으로 묶어 표를 만들기로 했습니다. 대행사에도 연령대 기준이 바뀐 이유와 날짜를 알려, 지난 보고서와 견줄 때 헷갈리지 않게 했습니다.
소수 건수 비공개 자주 묻는 질문
Q1. 성과 보고서 총계에서 가린 숫자를 빼고 적는 방법은 어떻습니까?
A1. 그렇게 하면 합계가 실제와 달라져, 다른 보고서나 장부와 맞지 않게 됩니다. 합계는 사실대로 두고, 역산 위험은 표시 방법을 바꿔서 줄입니다. 합계를 바꾸면 나중에 장부와 맞출 때 어느 쪽이 맞는지 다시 확인해야 하는 일이 생깁니다.
Q2. 소수 건수 비공개 기준을 바꾸면 지난 보고서는 어떻게 합니까?
A2. 지난 보고서는 그대로 보관하고, 바꾼 날 이후 보고서부터 새 기준을 씁니다. 두 기준의 보고서를 맞대면 숨긴 숫자가 드러날 수 있으므로, 바꾼 달에는 지난달 표도 새 기준으로 다시 만들어 함께 보관합니다.
Q3. 보고서를 그래프로 만들 때도 소수 칸을 숨깁니까?
A3. 숨깁니다. 막대나 선의 높이로도 작은 수를 짐작할 수 있으므로, 그래프에서도 비공개 칸은 그리지 않고 비공개라고 표시합니다. 그래프에 합계선을 함께 그린다면 역산 점검도 표와 같은 방식으로 합니다. 그래프만 따로 보내는 경우에도 표 아래에 쓰던 비공개의 뜻을 그래프 밑에 함께 밝힙니다.
Q4. 숨긴 숫자를 알려 달라는 요청이 오면 어떻게 합니까?
A4. 보고서를 만든 사람이 바로 알려 주지 않습니다. 요청한 사람과 이유를 적어 개인정보 책임자에게 넘기고, 책임자가 정한 방식으로만 답합니다. 요청을 받은 날짜와 답한 내용도 기록에 남깁니다.
Q5. 대행사가 숨긴 칸을 추정해 보고서에 넣으면 어떻게 합니까?
A5. 추정값을 지우고 비공개 표시로 되돌려 달라고 요청합니다. 추정값이라도 실제 숫자에 가까우면 숨긴 뜻이 없어지므로, 요청한 날과 처리 결과를 숨김 기록에 남깁니다. 다음 보고서부터는 비공개 칸을 채우지 않는다는 조건을 보고서 요청서에 함께 적어 보냅니다.
예외와 함께 확인할 것
진료 항목에 민감한 질환이 들어 있다면 기준 건수와 관계없이 더 넓게 숨기거나 범주를 합쳐야 할 수 있습니다. 이런 항목은 표를 만들기 전에 책임자와 먼저 상의합니다. 민감한 항목은 연령대나 지역처럼 다른 기준과 겹쳐 나누지 않는 방법도 있습니다.
보고서를 외부에 보낼 때는 표만 보내고, 칸을 나누기 전의 원자료 파일은 함께 보내지 않습니다. 원자료가 첨부되면 숨긴 칸이 아무 의미가 없어집니다. 보내기 전에 첨부 파일 목록을 한 번 더 확인합니다.
숨기는 방식이 법적 기준에 맞는지에 대한 판단은 보고서를 만드는 사람이 하지 않고, 개인정보 책임자가 필요하면 전문가의 확인을 거쳐 정합니다. 보고서를 만드는 사람은 정해진 방식을 따르고, 따르기 어려운 표가 생기면 책임자에게 먼저 알립니다.