성과가 아니라 들인 힘인 발행 수
병원 콘텐츠 자산을 정리할 때 발행 수가 줄어드는 것은 성과 후퇴가 아니라 들인 힘이 줄어든 것이며, 성과는 병원이 답하던 질문이 그대로 남았는지로 판단합니다. 글을 줄이기로 하면 먼저 걸리는 것이 숫자입니다. 달마다 올리던 편수가 줄면 뒤로 물러난 것처럼 느껴집니다. 편수를 보고해 오던 병원이라면 더 그렇습니다.
그런데 발행 수는 병원이 들인 힘을 나타내는 값이지 방문자가 얻은 것을 나타내는 값이 아닙니다. 편수가 늘어도 같은 질문에 답하는 글이 겹쳐 있으면 방문자가 얻는 답은 늘지 않습니다. 반대로 편수를 줄이면서 겹친 글을 합치면 답은 그대로 남고 관리할 것만 줄어듭니다.
그래서 줄이는 일을 판단할 때 편수의 앞뒤를 견주지 않습니다. 줄이기 전과 뒤에 방문자가 얻을 수 있는 답이 같은지를 가립니다. 답이 그대로라면 편수가 줄어든 것은 후퇴가 아니라 정리입니다. 답이 사라졌다면 편수가 그대로여도 후퇴입니다.
확인할 것은 셋입니다. 그 글만 답하고 있는 질문이 있는지, 지금 관리에 드는 힘이 어느 정도인지, 올라가 있는 글 가운데 지금도 맞는 내용의 비중이 얼마인지입니다. 이 셋을 함께 따지면 무엇을 줄여도 되는지가 정해집니다.
셋 가운데 첫째가 판단을 가릅니다. 관리 부담이 크고 지금과 맞지 않는 내용이 많아도, 그 글만 답하는 질문이 있다면 내리는 것이 아니라 고치는 쪽으로 갑니다. 줄이는 일의 목적은 편수가 아니라 관리할 수 있는 상태이기 때문입니다.
줄이기 전에 글을 나누는 기준
올라가 있는 글을 아래 기준으로 나눕니다.
| 구분 | 어떤 글인가 | 처리 |
|---|---|---|
| 그 글만 답하는 글 | 같은 질문에 답하는 다른 글이 없음 | 줄이지 않고 내용을 최신으로 고칩니다. |
| 겹치는 글 | 같은 질문에 답하는 글이 여럿 | 하나로 합치고 나머지는 정리합니다. |
| 맞지 않는 글 | 절차나 안내가 지금과 다름 | 고치거나 내립니다. |
| 읽히지 않는 글 | 들어오는 사람이 없고 답도 겹침 | 내리고 기록만 남깁니다. |
첫째 줄은 표에서 먼저 확인합니다. 들어오는 사람이 적다는 이유로 이런 글을 내리면 그 질문을 가진 사람이 갈 곳이 없어집니다. 방문이 적은 것과 필요가 없는 것은 다릅니다.
넷째 줄도 내리기 전에 한 번 더 검토합니다. 들어오는 사람이 없는 이유가 글의 필요가 없어서인지, 제목이나 주소가 문제여서인지는 다른 일이기 때문입니다.
넷을 나누는 일은 한 사람이 하지 않습니다. 다루는 질문이 같은지는 글을 관리하는 담당이 알고, 그 질문으로 전화가 오는지는 접수와 상담이 압니다. 목록을 만들어 두 쪽이 함께 확인하면 나누는 일이 빨라집니다.
글을 줄이는 순서
줄이기로 했다면 아래 순서로 진행합니다.
- 올라가 있는 글을 한 목록으로 모읍니다. 제목, 주소, 올린 날짜, 다루는 질문을 한 줄씩 기록합니다.
- 다루는 질문이 같은 글을 묶습니다. 제목이 달라도 답하는 질문이 같으면 한 묶음입니다.
- 묶음마다 남길 글을 하나 정합니다. 내용이 최신이고 설명이 갖춰진 글로 정합니다.
- 나머지 글의 내용 가운데 남길 글에 없는 것을 옮깁니다. 옮긴 뒤에 내립니다.
- 내린 글의 주소를 어떻게 할지 정합니다. 남길 글로 이어지게 하거나, 이어지게 할 수 없다면 목록에 내린 사실과 날짜를 기록합니다.
- 줄인 결과를 한 장으로 정리합니다. 줄인 편수가 아니라 답이 몇 가지로 정리되었는지를 기록합니다.
넷째 단계를 건너뛰면 줄이는 일이 답을 잃는 일이 됩니다. 겹치는 글이라도 한 문단은 그 글에만 있는 경우가 있으므로, 내리기 전에 문단 단위로 대조합니다.
여섯째 단계의 기록 방식이 보고를 정합니다. 편수로 보고하면 줄인 일이 후퇴로 읽히고, 답의 가짓수와 관리하는 편수로 보고하면 무엇이 좋아졌는지가 드러납니다.
둘째 단계의 묶는 일은 제목이 아니라 질문으로 합니다. 제목이 다르고 길이가 달라도 읽는 사람이 궁금해한 것이 같으면 한 묶음입니다. 묶고 나면 병원이 답하고 있는 질문의 가짓수가 드러나는데, 이 수가 줄이는 일의 기준이 됩니다.
처리 방법별 확인할 것
처리 방법을 정할 때 아래를 확인합니다.
| 처리 | 검증할 것 | 남기는 기록 |
|---|---|---|
| 유지 | 내용이 지금 절차와 같은지 | 확인한 날짜 |
| 합치기 | 옮기지 않은 문단이 남아 있지 않은지 | 합친 글의 주소와 합친 날짜 |
| 내리기 | 들어오던 경로가 있는지 | 내린 날짜와 사유 |
| 다시 쓰기 | 같은 질문에 지금 답을 새로 쓸 필요가 있는지 | 새 글의 번호 |
셋째 줄의 들어오던 경로는 병원 밖에도 있습니다. 다른 곳에 걸려 있는 주소나 안내물에 기재된 주소가 있으면 내린 뒤에 그 경로가 끊깁니다. 내리기 전에 어디에서 들어오는지 확인합니다.
넷째 줄의 다시 쓰기는 정리하다가 나옵니다. 같은 질문에 답하는 글이 여럿인데 어느 것도 지금 안내와 맞지 않으면, 하나를 남기기보다 새로 쓰는 편이 나을 때가 있습니다. 이때는 남길 글을 정하지 않고 묶음 전체를 새 글 하나로 대신한 뒤 옛 글을 내립니다.
편수를 줄이다 답을 잃을 뻔한 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다.
한 정형외과 병원이 몇 해 동안 올린 글이 쌓여 관리가 버거워졌습니다. 담당은 오래된 글부터 내리기로 하고 올린 날짜가 이른 순서로 목록을 만들었습니다. 원장에게는 관리할 편수를 절반으로 줄이겠다고 보고했습니다.
첫 묶음을 내리기 전에 실장이 목록을 점검하다가 한 편을 가리켰습니다. 오래전에 올린 글인데 특정한 준비물에 관해 묻는 사람이 그 글을 보고 전화한다는 것이었습니다. 확인해 보니 그 준비물을 다루는 글은 그 한 편뿐이었습니다.
담당은 기준을 변경했습니다. 올린 날짜가 아니라 다루는 질문으로 묶고, 같은 질문에 답하는 글이 여럿인 묶음부터 정리하기로 했습니다. 묶고 나니 같은 질문에 답하는 글이 서너 편씩 있는 묶음이 여럿이었습니다.
정리는 합치는 방식으로 했습니다. 묶음마다 남길 글을 하나 정하고 나머지 글의 내용 가운데 없는 부분을 옮긴 뒤 내렸습니다. 내린 글의 주소는 남긴 글로 이어지게 했습니다. 오래되었지만 그 글만 답하던 편은 그대로 두고 내용만 지금 안내에 맞게 고쳤습니다.
편수가 아닌 답으로 하는 보고
담당은 원장에게 줄인 결과를 보고할 때 편수의 앞뒤를 나란히 쓰지 않았습니다. 대신 병원이 답하고 있는 질문이 몇 가지이고 그 가운데 몇 가지를 정리했는지, 관리할 편수가 얼마로 줄었는지를 기록했습니다.
정리하면서 답이 없는 질문도 드러났습니다. 상담에서 거듭 받지만 글이 없는 질문이 몇 가지 있었고, 담당은 그것을 다음에 쓸 목록에 올렸습니다. 줄이는 일이 다음에 쓸 것을 정하는 일로 이어진 것입니다.
목록은 그대로 남겼습니다. 다음에 다시 정리할 때 지난번에 무엇을 어떻게 처리했는지가 기록으로 남아 있으면 처음부터 다시 묶지 않아도 됩니다.
원장은 보고를 받고 정리의 기준을 하나 더 정했습니다. 줄이기로 한 묶음이라도 상담에서 그 질문을 받고 있다면 남길 글의 내용을 먼저 확인하기로 한 것입니다. 상담에서 오는 질문과 글의 목록을 함께 보는 자료가 이때 만들어졌습니다.
콘텐츠 정리 자주 묻는 질문
Q1. 병원 글이 줄면 검색에서 불리해지지 않습니까?
A1. 답이 그대로 남는 정리라면 불리해진다고 단정할 근거는 없습니다. 다만 합친 글의 제목이 묶음에 든 글들이 답하던 질문을 모두 가리키는지 따집니다. 한 글의 제목만 살리면 다른 글의 제목으로 찾던 사람이 합친 글을 알아보지 못할 수 있습니다.
Q2. 콘텐츠 정리는 얼마 만에 한 번 하는 것이 좋습니까?
A2. 정해진 주기보다 관리가 버거워질 때가 기준입니다. 올린 글을 반기마다 확인하는 일이 끝나지 않는다면 편수가 관리 범위를 넘은 것입니다.
Q3. 정리하며 내린 글의 원고 파일도 지웁니까?
A3. 지우지 않습니다. 합치면서 옮기지 못한 내용이 나중에 필요할 수 있고, 같은 주제를 다시 쓸 때 참고가 됩니다. 원고 목록에는 내린 사실과 날짜를 기록합니다.
Q4. 대행사가 올린 글도 같은 기준으로 정리합니까?
A4. 같은 기준으로 정리하되 대행사와 먼저 상의합니다. 계약에 편수가 들어 있다면 줄이는 일이 계약 내용과 맞물리므로, 무엇을 왜 줄이는지 함께 맞춥니다.
Q5. 글을 줄이는 동안 새 글 발행은 멈춥니까?
A5. 멈추지 않아도 됩니다. 다만 정리하는 동안 새로 쓰는 글은 정리한 묶음과 겹치지 않는 질문으로 선택합니다. 겹치는 주제를 새로 쓰면 방금 합친 묶음이 다시 늘어납니다.
줄이지 않는 글
병원이 밝혀야 하는 안내나 규정에 따라 올려 둔 문서는 읽는 사람이 적어도 내리지 않습니다. 이런 문서는 정리 목록에서 처음부터 빼고, 확인은 내용이 지금 기준과 같은지만 합니다.
진료 안내처럼 방문자가 언제든 찾는 문서도 같습니다. 방문 수가 아니라 없을 때 곤란해지는지로 판단하고, 곤란해지는 문서는 유지로 분류합니다.
줄이지 않기로 한 문서는 목록에 그렇게 표시합니다. 표시가 없으면 다음 정리에서 다시 후보로 올라와 같은 판단을 되풀이하게 됩니다. 표시할 때 그 이유도 한 줄 기재하면 담당이 바뀌어도 판단이 이어집니다.
정리 뒤 반기마다 목록 확인
정리가 끝난 뒤에는 반기마다 목록을 점검합니다. 새로 올린 글이 기존 묶음과 겹치지 않는지, 합쳐 둔 글이 다시 나뉘지 않았는지, 내린 주소로 들어오는 경로가 남아 있지 않은지를 확인합니다.
점검한 결과는 목록에 날짜로 남깁니다. 겹치는 묶음이 다시 늘고 있다면 정리 방식이 아니라 새 글을 선택하는 단계에서 확인할 것이 있다는 뜻입니다.
확인에서 다시 겹친 묶음이 나오면 그때 바로 합치지 않고 다음 정리 때 함께 처리합니다. 한 편씩 그때그때 합치면 어느 글이 어디로 옮겨졌는지 기록이 흩어집니다. 겹친 묶음은 목록에 표시만 하고 정리하는 때에 한꺼번에 처리합니다.