복구 예산과 견줄 두 가지 손실
병원 홈페이지의 원고를 잃었을 때 되살리는 체계, 곧 백업과 보관 규칙과 복구 연습에 들이는 예산은 두 가지 손실과 비교해 정합니다. 하나는 환자가 꼭 보아야 할 안내가 멈춰 있는 동안의 손실이고, 다른 하나는 잃은 원고를 다시 쓰고 다시 검수하는 데 드는 시간입니다.
첫째 손실은 원고의 수가 아니라 종류에 달려 있습니다. 진료 시간, 휴진 공지, 검사 전 준비 사항처럼 환자가 내원 전에 반드시 확인해야 하는 안내가 멈추면, 그동안 전화 문의가 늘거나 준비 없이 내원하는 환자가 생길 수 있습니다. 반면 칼럼이나 건강 정보 글은 며칠 비어 있더라도 진료 일정을 직접 좌우하는 내용은 아닙니다.
둘째 손실은 원고의 수와 한 편에 드는 시간을 곱해 셀 수 있습니다. 의료 정보가 담긴 원고는 다시 쓰는 시간에 더해 의료진 검수를 다시 받아야 하므로, 처음 쓸 때 걸린 시간을 기준으로 삼는 편이 현실에 가깝습니다.
두 손실은 서로 방향이 다릅니다. 필수 안내는 편수가 적어도 멈추면 바로 영향이 커질 수 있고, 일반 원고는 한 편의 영향은 작아도 편수가 많아 다시 쓰는 시간이 길어집니다. 그래서 둘을 하나의 숫자로 합치지 않고 따로 계산한 뒤, 어느 쪽을 먼저 막을지를 정하는 방식이 판단을 흐리지 않게 하는 데 도움이 됩니다.
산정에 넣을 네 가지 입력
| 입력 | 무엇을 세는가 | 어디서 얻는가 |
|---|---|---|
| 필수 문서 목록 | 멈추면 환자 안내에 바로 지장이 생기는 원고 | 원무 쪽이 환자 문의를 받는 항목 |
| 복구 가능성 | 지금 있는 백업으로 되살릴 수 있는 원고와 없는 원고 | 실제로 한 편을 되살려 보는 시험 |
| 재작업 시간 | 되살릴 수 없는 원고를 다시 쓰고 검수받는 데 드는 시간 | 처음 제작할 때의 작업 기록 |
| 중단 기간 | 필수 문서가 멈춘 뒤 다시 올라가기까지 걸리는 시간 | 복구 시험에서 잰 시간 |
둘째 줄의 복구 가능성은 추정으로 채우지 않습니다. 백업을 설정해 두었다는 기록만으로는 실제로 되살아나는지 알 수 없으므로, 원고 한두 편을 뽑아 백업에서 꺼내 보는 시험으로 확인합니다.
넷째 줄의 중단 기간도 같은 시험에서 얻습니다. 백업이 있더라도 되살리는 데 하루가 걸린다면, 그 하루 동안 필수 안내가 비어 있게 됩니다. 이 시간이 길다면 백업을 늘리는 것보다 되살리는 절차를 짧게 하는 쪽에 예산을 쓰는 편이 나을 수 있습니다.
복구 우선순위를 정하는 여섯 단계
- 콘텐츠 담당자가 홈페이지에 실린 원고를 모두 목록으로 만들고, 원고마다 실린 페이지 주소와 마지막으로 고친 날을 함께 씁니다.
- 원무 책임자가 목록을 읽고, 멈추면 환자 안내에 바로 지장이 생기는 원고에 표시합니다. 판단 기준은 그 내용에 관한 전화 문의를 원무 쪽이 실제로 받고 있는지입니다.
- 콘텐츠 담당자가 필수 문서 가운데 한 편과 일반 원고 가운데 한 편을 백업에서 꺼내 되살립니다. 되살아났는지, 걸린 시간은 얼마였는지를 기록합니다.
- 백업이 없거나 백업이 오래되어 지금 내용과 다른 원고를 목록에서 표시하고, 필수 문서와 일반 원고로 나누어 셉니다.
- 되살릴 수 없는 원고의 수에 한 편을 다시 쓰고 검수받는 시간을 곱해, 한꺼번에 잃었을 때 드는 총 시간을 냅니다.
- 운영 책임자가 네 가지 입력을 한 표에 모아 읽고, 필수 문서의 복구 체계를 먼저 갖추고 일반 원고는 그다음으로 미룰지, 함께 갖출지를 정합니다.
셋째 단계의 시험은 필수 문서와 일반 원고를 한 편씩 따로 합니다. 두 종류가 서로 다른 방식으로 보관되어 있다면 한쪽만 시험해서는 다른 쪽이 되살아나는지 알 수 없기 때문입니다.
넷째 단계에서 「백업이 오래되었다」는 판정은 백업에 있는 판과 지금 홈페이지에 실린 판을 나란히 놓고 내용이 다른지로 내립니다. 날짜만 오래되었고 그사이 원고를 고친 적이 없다면 그 백업은 쓸 수 있는 것으로 셉니다.
필수 문서와 일반 원고의 산정표
| 항목 | 필수 문서 | 일반 원고 |
|---|---|---|
| 원고 수 | 목록에서 표시한 수 | 나머지 수 |
| 되살릴 수 없는 수 | 넷째 단계에서 센 수 | 넷째 단계에서 센 수 |
| 한 편 재작업 시간 | 작성과 검수를 더한 시간 | 작성과 검수를 더한 시간 |
| 총 재작업 시간 | 둘째 줄과 셋째 줄을 곱한 값 | 둘째 줄과 셋째 줄을 곱한 값 |
| 중단 기간 | 복구 시험에서 잰 시간 | 복구 시험에서 잰 시간 |
산정표의 값은 시간으로 남기고, 금액으로 바꾸는 일은 운영 책임자가 병원의 인건비 기준에 맞춰 따로 합니다. 시간으로 남겨 두어야 다음 해에 원고 수가 달라졌을 때 표를 그대로 다시 쓸 수 있습니다.
원고 백스무 편을 가진 산부인과 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 편수와 시간은 흐름을 보여 주기 위해 정한 값이며 실제 병원의 기록이 아닙니다.
한 산부인과 홈페이지에 실린 원고는 모두 백스무 편이었습니다. 콘텐츠 담당자가 목록을 만들어 원무 책임자에게 넘기자, 원무 책임자는 진료 시간, 휴진 공지, 분만 입원 준비물, 검사 전 준비 사항 등 아홉 편을 필수 문서로 표시했습니다.
콘텐츠 담당자가 복구 시험을 했습니다. 필수 문서 한 편은 호스팅 업체의 자동 백업에서 되살아났고 다시 올라가기까지 네 시간이 걸렸습니다. 일반 원고 한 편은 백업에 있던 판이 여덟 달 전 것이라 지금 내용과 달랐습니다.
목록을 다시 대조하니 백업이 지금 내용과 같은 원고는 여든 편, 백업이 없거나 오래된 원고는 마흔 편이었습니다. 마흔 편 가운데 필수 문서는 세 편, 일반 원고는 서른일곱 편이었습니다.
작업 기록에서 한 편의 재작업 시간을 가져왔습니다. 필수 문서는 작성과 검수를 합쳐 한 편에 세 시간, 일반 원고는 작성과 검수를 합쳐 한 편에 다섯 시간이었습니다. 필수 문서 세 편은 아홉 시간, 일반 원고 서른일곱 편은 백여든다섯 시간이 나왔습니다.
운영 책임자는 산정표를 읽고 순서를 정했습니다. 필수 문서 아홉 편은 이번 달 안에 원고 파일을 따로 보관하고 수정할 때마다 새 판을 남기기로 했습니다. 일반 원고는 그다음으로 미뤄, 다음 분기에 백업 주기를 바꾸는 방식으로 다루기로 했습니다.
결정 뒤 남긴 산정 기록
산정표에는 필수 문서 아홉 편 가운데 되살릴 수 없는 세 편, 총 재작업 아홉 시간, 중단 기간 네 시간이 기록되었습니다. 일반 원고 칸에는 서른일곱 편, 백여든다섯 시간이 들어갔고, 중단 기간은 시험한 원고가 되살아나지 않아 「측정 불가」로 남았습니다.
운영 책임자는 결정 이유를 한 줄로 덧붙였습니다. 필수 문서는 재작업 시간은 짧지만 멈추면 원무 쪽 전화가 늘어날 수 있어 먼저 다루고, 일반 원고는 재작업 시간이 길지만 멈춰도 내원 안내에는 지장이 없어 다음 분기로 미룬다는 내용이었습니다.
석 달 뒤 콘텐츠 담당자는 같은 시험을 한 번 더 했고, 이번에는 필수 문서 두 편을 되살리는 데 한 시간이 걸렸습니다.
원무 책임자는 필수 문서 아홉 편의 목록을 원무 쪽 업무 문서에도 함께 넣었습니다. 진료 시간이나 휴진 공지를 고칠 때 원무 쪽이 먼저 알게 되는 만큼, 고친 뒤 새 판을 보관했는지를 콘텐츠 담당자에게 확인하는 일을 원무 쪽 점검 항목에 더했습니다.
이 비교를 그대로 쓰기 어려운 때
원고를 주로 외부 플랫폼에 싣고 있다면 병원이 직접 백업할 수 있는 범위가 좁을 수 있습니다. 블로그나 예약 플랫폼의 안내 글은 플랫폼의 정책에 따라 보관되므로, 병원 쪽에서는 원고 파일을 따로 남겨 두는 것 말고는 할 수 있는 일이 많지 않을 수 있습니다.
개원 준비 중이라 원고가 아직 몇 편 되지 않는다면 산정표를 만드는 수고가 재작업 시간보다 클 수 있습니다. 이때는 원고 파일을 한곳에 모아 두는 것으로 시작하고, 원고가 늘어난 뒤에 이 비교를 합니다.
의료진이 바뀌어 원고를 상당수 다시 써야 할 시기라면, 옛 원고의 복구 체계에 예산을 쓰기보다 새 원고를 쓰는 동안 새 체계를 함께 갖추는 편이 효율적입니다.
병원이 여러 지점을 운영한다면 필수 문서는 지점마다 따로 표시합니다. 진료 시간과 휴진 공지는 지점별로 다르므로, 한 지점의 안내가 멈췄을 때 다른 지점의 안내가 대신할 수 없습니다. 산정표도 지점별로 한 장씩 만들어야 어느 지점의 복구를 먼저 갖출지 비교할 수 있습니다.
콘텐츠 복구 예산 자주 묻는 질문
Q1. 호스팅 업체가 백업을 해 준다면 따로 예산을 쓸 필요가 없습니까?
A1. 업체 백업이 얼마나 자주, 얼마나 오래 보관되는지를 계약서나 안내 문서에서 먼저 확인합니다. 보관 기간이 짧다면 원고를 고친 뒤 한참 지나서 문제를 알았을 때 되살릴 판이 남아 있지 않을 수 있습니다.
Q2. 원고 파일을 병원 컴퓨터에 따로 저장해 두는 것도 복구 체계입니까?
A2. 그렇습니다. 다만 파일 이름에 날짜를 넣고, 홈페이지에 실린 판과 같은지 정기적으로 대조해야 복구에 쓸 수 있습니다. 대조하지 않은 파일은 어느 판인지 알 수 없어 되살릴 때 다시 검수를 받아야 합니다.
Q3. 복구 체계 마련을 홈페이지 대행사에 맡겨도 됩니까?
A3. 맡길 수 있습니다. 다만 계약이 끝났을 때 백업 파일을 병원이 넘겨받을 수 있는지를 계약서에 넣어 두어야 합니다. 대행사가 바뀌는 순간 백업도 함께 사라진다면 복구 체계를 갖춘 의미가 줄어듭니다.
Q4. 복구 시험은 얼마나 자주 합니까?
A4. 백업 방식을 바꾸었을 때, 홈페이지를 개편했을 때는 꼭 합니다. 그 밖에는 분기에 한 번 필수 문서 한 편을 되살려 보는 정도로도 체계가 살아 있는지 확인할 수 있습니다.
Q5. 원고 글만 보관하면 되고 사진은 따로 챙기지 않아도 됩니까?
A5. 사진도 함께 챙겨야 합니다. 검사 과정 사진이나 의료진 사진은 새로 찍으려면 촬영 일정과 동의 절차가 다시 필요하므로, 글보다 되살리기 어려울 수 있습니다. 원고 파일과 같은 이름 규칙으로 사진 원본을 한 폴더에 모아 두면 함께 되살릴 수 있습니다.