세 가지를 함께 볼 수 있는 승인 담당
병원 블로그의 다음 제작 묶음은 급한 질문, 자료를 낼 수 있는지, 감당할 물량 세 가지를 함께 따질 수 있는 사람이 승인합니다. 다음에 무엇을 쓸지 정하는 일은 대개 대행사가 목록을 올리고 병원이 동의하는 식으로 지나갑니다. 그런데 이 결정에는 서로 다른 세 가지가 걸려 있습니다. 어떤 질문이 급한지, 그 질문에 답할 자료를 낼 수 있는지, 그리고 그 물량을 감당할 수 있는지입니다.
세 가지를 아는 사람이 각각 다릅니다. 어떤 질문이 급한지는 전화와 접수에서 듣는 사람이 가장 잘 압니다. 자료를 낼 수 있는지는 설명해 줄 사람과 일정을 잡는 사람이 압니다. 감당할 수 있는지는 확인에 쓸 시간과 비용을 아는 사람이 압니다.
이 가운데 하나만 보고 승인하면 그 결정은 곧 어긋납니다. 급한 질문만 보고 정하면 자료가 없어 멈추고, 자료가 있는 것만 고르면 정작 사람들이 묻는 질문은 계속 비어 있습니다. 감당을 보지 않으면 대기가 쌓입니다.
그래서 승인하는 자리는 세 가지가 한 번에 모이는 자리여야 합니다. 방법은 둘입니다. 하나는 세 가지를 모두 아는 한 사람이 맡는 것입니다. 작은 의원에서는 실장이나 원장이 이 역할을 합니다. 다른 하나는 셋이 각자 한 항목만 확인하고 한 사람이 합쳐 정하는 것입니다.
정하는 사람은 한 명이어야 합니다. 여럿이 함께 정하면 아무도 정하지 않은 상태로 흘러갑니다. 의견은 셋에서 받고 결정은 한 사람이 합니다.
대행사는 이 자리에 자료를 내는 쪽입니다. 후보 목록과 각 주제에 필요한 자료, 예상 편수를 가져옵니다. 대행사가 결정까지 하면 자료를 낼 수 있는지와 감당할 수 있는지를 병원 대신 짐작하게 됩니다.
승인의 결과는 목록입니다. 다음 묶음에 들어갈 주제와 각 주제의 담당, 자료를 언제까지 받을지가 한 장에 적혀 있으면 승인이 끝난 것입니다. 이 장이 없으면 승인했다는 말만 남고 다음 달에 같은 이야기를 반복합니다.
규모가 작아 한 사람이 세 가지를 다 아는 병원이라면 자리를 따로 만들 필요가 없습니다. 대신 정할 때 세 가지를 순서대로 짚었는지만 확인합니다. 아는 것과 짚는 것은 다릅니다. 머릿속에 있어도 순서대로 꺼내 보지 않으면 급한 질문만 보고 정하게 됩니다.
항목마다 아는 사람과 하는 일
| 확인할 항목 | 누가 아는가 | 승인 자리에서 하는 일 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|---|---|
| 어떤 질문이 급한가 | 접수·상담을 맡은 사람 | 자주 듣는 질문을 꺼낸다. | 묻는 질문이 계속 비어 있다. |
| 자료를 낼 수 있는가 | 설명할 사람과 일정 담당 | 가능한 날짜를 말한다. | 쓰다가 멈춘다. |
| 감당할 수 있는가 | 확인 시간과 비용을 아는 사람 | 편수를 정한다. | 대기가 쌓인다. |
| 후보와 필요한 자료 | 대행사 | 목록을 가져온다. | 논의가 겉돈다. |
| 최종 결정 | 정하기로 한 한 사람 | 목록을 확정한다. | 결정이 미뤄진다. |
넷째 줄과 다섯째 줄을 같은 사람이 맡지 않는 것이 요점입니다. 가져오는 쪽과 정하는 쪽이 갈려 있어야 판단이 됩니다.
표의 다섯 줄 가운데 병원에서 비어 있는 자리가 있는지 먼저 확인합니다. 대개 둘째 줄이 비어 있습니다. 자료를 낼 사람의 일정을 아무도 확인하지 않은 채 주제가 정해집니다.
승인 회의를 운영하는 여섯 단계
첫째로 정하는 사람을 한 명 지정합니다. 직책보다 세 가지를 함께 따질 수 있는 자리인지로 선택합니다. 작은 의원이면 실장, 규모가 있으면 운영을 맡은 사람이 맞습니다.
둘째로 자리를 달마다 한 번 잡습니다. 30분이면 됩니다. 날짜를 고정해 두면 준비도 그 날짜에 맞춰집니다.
셋째로 대행사가 후보를 미리 보냅니다. 자리에서 처음 보면 그 자리에서 읽느라 시간이 갑니다. 이틀 전에 받아 두면 확인할 것을 미리 물어볼 수 있습니다.
넷째로 세 항목을 순서대로 확인합니다. 급한 질문, 자료 가능 여부, 감당할 편수입니다. 순서를 지키면 논의가 짧아집니다.
다섯째로 그 자리에서 목록을 확정합니다. 미루면 다음 자리까지 한 달이 빕니다. 확정할 수 없는 주제는 빼고 나머지로 채웁니다.
여섯째로 확정한 목록을 그 자리에서 나눠 갖습니다. 주제, 담당, 자료 받을 날짜 세 열이면 됩니다.
자리를 잡기 어려운 달에는 주고받는 글로 대신합니다. 다만 세 항목을 모두 확인한 뒤에 확정하는 순서는 지킵니다.
자리를 처음 만들 때는 한 달 치만 먼저 정합니다. 석 달 치를 한 번에 정하면 자료 여건이 달라져 뒤의 두 달은 다시 정하게 됩니다. 한 달씩 정하되 그 자리에서 다음 달 후보를 미리 훑어 두면 준비가 이어집니다.
자리가 길어지는 달은 대개 주제를 두고 의견이 갈릴 때입니다. 이때는 그 주제를 빼고 나머지를 먼저 확정한 뒤, 갈린 주제만 따로 이야기합니다. 한 주제 때문에 그달 목록 전체가 미뤄지지 않게 하는 것이 요령입니다.
필요한 자료와 가진 사람
| 검증할 자료 | 누가 갖고 있나 | 어디서 꺼내나 |
|---|---|---|
| 주제 후보 목록 | 대행사 | 미리 보낸 문서 |
| 최근 자주 듣는 질문 | 병원 접수 | 적어 둔 메모 |
| 설명해 줄 사람의 일정 | 병원 | 진료 일정 |
| 검증에 쓸 수 있는 시간 | 점검 담당 | 지난달 실제 사용 시간 |
| 계약 편수와 남은 편수 | 양쪽 | 계약서, 작업 관리 표 |
지난달에 검증에 실제로 쓴 시간을 가져오는 것이 중요합니다. 계획한 시간이 아니라 쓴 시간이라야 이번 달 편수를 정할 수 있습니다.
접수 메모는 길 필요가 없습니다. 자주 들은 질문 다섯 줄이면 그 자리에서 충분히 쓰입니다.
자료를 미리 보내는 일이 지켜지지 않으면 자리가 길어집니다. 이틀 전까지 오지 않으면 그달은 후보 없이 병원이 정한 주제로 채운다고 정해 두면 대개 지켜집니다.
가상의 상황으로 따라가는 승인 회의 마련
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 한 이비인후과 의원에서 주제 목록이 매달 대행사에서 올라왔지만 아무도 제대로 보지 않았습니다. 총무를 맡은 직원이 형식적으로 회신하고 있었습니다.
문제는 두 달에 한 번씩 드러났습니다. 정해 놓은 주제 가운데 원장 확인이 필요한 것이 있으면 일정이 잡히지 않아 멈췄고, 그사이 접수에서 자주 듣던 질문은 목록에 없었습니다.
총무 담당은 자리를 만들었습니다. 매달 첫째 주 30분, 접수 담당과 원장, 자신이 모이는 자리였습니다. 정하는 사람은 자신으로 정했습니다.
첫 자리에서 접수 담당이 자주 듣는 질문 다섯 개를 꺼냈습니다. 그 가운데 셋은 원장 확인이 필요했고, 원장은 그달에 한 번 시간을 낼 수 있다고 했습니다. 점검이 한 번이면 셋 가운데 둘까지 가능했습니다.
남은 자리는 점검이 필요 없는 주제로 채웠습니다. 총무 담당이 지난달 점검에 쓴 시간을 근거로 그달 편수를 네 편으로 정했습니다.
석 달이 지나자 멈추는 일이 없어졌습니다. 총무 담당은 자리를 만들기 전에는 목록을 승인해도 실제로 정해진 것이 없었다고 적었습니다. 세 사람이 각자 한 항목만 말하는 데 걸린 시간은 매번 20분 남짓이었습니다.
총무 담당은 넉 달째부터 자리의 순서를 한 장으로 정리해 모두가 보는 곳에 게시했습니다. 누가 무엇을 말하는지 적혀 있으니 참석자가 바뀌어도 자리가 흐트러지지 않았습니다. 접수 담당이 쉬는 날에는 메모만 대신 전해도 자리가 돌아갔습니다.
세 열짜리 승인 결과 목록
주제, 담당, 자료 받을 날짜 세 열을 기록합니다. 이 목록이 승인의 증거이자 다음 달 자리의 출발점입니다.
확정하지 못해 뺀 주제는 아래에 따로 둡니다. 왜 뺐는지 한 줄 적어 두면 다음 자리에서 다시 논의할지 바로 정합니다.
자리에서 정한 편수도 함께 기록합니다. 나중에 대기가 쌓이면 어느 달부터 편수가 맞지 않았는지 찾을 수 있습니다.
목록은 대행사와 병원이 같은 것을 갖습니다. 서로 다른 목록을 들고 있으면 한 달 뒤에 무엇을 하기로 했는지가 갈립니다.
목록은 파일 하나에 달마다 이어 기록합니다. 달마다 새 파일을 만들면 지난달에 무엇을 뺐는지 찾기 어렵습니다.
블로그 제작 묶음 승인 자주 묻는 질문
Q1. 원장이 직접 정해야 하지 않습니까?
A1. 내용에 관한 점검은 원장이 해야 하지만, 무엇을 몇 편 만들지는 운영에 가까운 결정입니다. 진료 중에 짬을 내어 정하다 보면 자료 여건과 감당을 함께 보기 어렵습니다. 점검은 원장이, 편성은 운영을 아는 사람이 맡는 편이 실제로 잘 돌아갑니다.
Q2. 승인 자리에 대행사도 함께 앉아야 합니까?
A2. 후보를 설명하는 동안만 함께 앉고, 선택하는 대목에서는 병원끼리 정하는 편이 낫습니다. 자료 여건이나 점검 여력을 말할 때 밖의 사람이 있으면 솔직한 말이 나오기 어렵습니다. 정한 결과는 그날 바로 전하면 됩니다.
Q3. 대행사가 주제를 정해 오면 편하지 않습니까?
A3. 편할 수는 있지만 그 목록은 후보로만 받습니다. 받은 목록에 접수에서 자주 듣는 질문이 하나도 없다면, 그 목록이 어떤 자료를 근거로 나왔는지 대행사에 먼저 묻습니다.
Q4. 정하기로 한 사람이 자리를 비우면 어떻게 합니까?
A4. 대리로 정할 사람을 미리 적어 둡니다. 한 달을 건너뛰면 그달 제작이 통째로 밀립니다. 대리가 정한 내용도 같은 목록에 남겨 돌아온 뒤 이어 보게 합니다.
Q5. 승인한 목록을 중간에 바꿔도 됩니까?
A5. 바꿀 수 있지만 바꾼 이유와 밀려난 주제를 함께 기록합니다. 적지 않고 바꾸면 다음 자리에서 무엇이 왜 빠졌는지 아무도 모릅니다.
날짜가 걸린 주제의 예외와 점검
날짜가 걸린 일이 있으면 그 주제는 자리를 기다리지 않고 먼저 넣습니다. 대신 그만큼 다른 주제를 빼서 편수를 맞춥니다.
점검은 석 달마다 합니다. 확정한 목록과 실제로 나온 글을 견줘 얼마나 지켜졌는지 점검합니다.
지켜지지 않은 달이 이어지면 편수를 줄이거나 자리의 운영을 고칩니다. 목록이 매번 어긋난다면 승인이 실제 여건을 반영하지 못하고 있는 것입니다.
점검한 내용은 목록 아래에 날짜와 함께 이어 기록합니다. 몇 달이 쌓이면 우리 병원이 실제로 감당하는 편수가 숫자로 남습니다.
대행사를 바꾸는 달에는 승인 자리를 먼저 엽니다. 새 대행사가 후보를 만들기 전에 급한 질문과 자료 여건을 알려 주면 첫 달부터 맞는 주제가 올라옵니다.