검토할 수 있는 만큼만 하는 승인
마감 직전 몰려 온 병원 원고는 모두 승인하지 않고 그날 검토할 수 있는 편수만 승인하며, 나머지는 반려가 아닌 대기로 돌려 다음 차례에 검토합니다. 마감 직전에 원고가 한꺼번에 들어오면 다 보지 못한 채 승인하게 됩니다. 그러나 승인은 공개해도 된다는 뜻이므로, 보지 못한 원고까지 함께 넘기면 점검하지 않은 글이 올라갑니다. 그래서 그날 볼 수 있는 편수만 승인하고 나머지는 대기로 돌립니다.
대기는 반려가 아닙니다. 아직 보지 못했다는 표시입니다. 대기로 둔 원고는 다음 차례에 보고 승인합니다. 이렇게 하면 납품은 받되 공개는 검토한 것만 하게 됩니다. 대행사 쪽도 원고가 거절된 것이 아님을 알 수 있습니다.
볼 수 있는 편수는 미리 정합니다. 한 편을 보는 데 얼마나 걸리는지 재 보고 하루에 몇 편까지 가능한지 기재합니다. 이 숫자가 있으면 마감 직전에 협의할 일이 줄어듭니다.
승인을 미루는 일에 미안해할 필요는 없습니다. 공개한 글의 책임은 병원에 남기 때문입니다. 점검하지 않은 글을 올렸다가 고치면 그 글을 읽은 사람에게는 이미 다른 내용이 전해진 뒤입니다.
검토에 필요한 조건
원고만 와서는 볼 수 없는 경우가 있습니다. 진료 조건이 든 글은 점검 결과가 함께 와야 하고, 이미지가 든 글은 출처가 함께 와야 합니다. 필요한 자료가 빠진 원고는 편수에 넣지 않고 자료를 요청합니다. 자료를 기다리는 동안 다른 원고를 검토합니다.
공개일이 정해진 원고는 따로 표시합니다. 행사 안내나 휴진 공지처럼 날짜가 걸린 글이 먼저입니다. 나머지는 도착한 차례대로 검토합니다. 급한 것과 아닌 것을 나누면 마감 직전에도 순서가 흔들리지 않습니다.
필요한 자료는 원고를 요청할 때 함께 기재합니다. 진료 조건이 든 글에는 점검 결과를, 이미지가 든 글에는 출처를 붙여 달라고 미리 적으면 자료 대기로 넘어가는 원고가 줄어듭니다.
자료를 기다리는 원고가 많아지면 그 이유를 파악합니다. 병원 안에서 확인이 늦는 것이면 검토할 사람의 일정을 먼저 정합니다. 대행사가 자료를 안 붙이는 것이면 요청 양식을 고칩니다.
볼 수 있는 편수는 사람에 따라 다릅니다. 두 사람이 나눠 보면 하루 편수가 늘어나지만, 기준이 갈리지 않도록 무엇을 보는지 같은 목록으로 맞춥니다. 나눠 본 뒤에는 서로 걸린 항목을 한 번 훑습니다.
도착한 원고를 나누는 표
| 상태 | 어떤 원고입니까 | 이번에 하는 일 | 알릴 내용 |
|---|---|---|---|
| 승인 | 보았고 자료도 갖춰졌습니다. | 공개합니다. | 공개일 |
| 대기 | 아직 보지 못했습니다. | 다음 차례에 검토합니다. | 언제 볼지 |
| 자료 대기 | 점검 결과나 출처가 빠졌습니다. | 자료를 요청합니다. | 필요한 자료 |
| 수정 요청 | 보았고 고칠 곳이 있습니다. | 고칠 곳을 적어 보냅니다. | 고칠 곳과 기한 |
| 날짜 우선 | 공개일이 정해져 있습니다. | 먼저 검토합니다. | 공개일과 남은 시간 |
다섯 가지를 한 장에 적어 대행사에 보냅니다. 상태만 알려도 다음에 무엇을 기다리는지 서로 압니다.
원고가 몰린 날의 처리 차례
먼저 도착한 원고를 세고 목록을 만듭니다. 제목, 도착 시각, 공개 예정일, 함께 온 자료를 기재합니다. 목록을 만드는 데 몇 분이면 되고, 이 목록이 그날의 판단 근거가 됩니다.
다음으로 날짜가 걸린 원고를 앞으로 옮깁니다. 그 원고부터 보고 승인합니다. 남은 시간에 도착 순서대로 검토합니다. 한 편을 보다가 자료가 빠진 것을 알면 그 원고는 자료 대기로 옮기고 다음 원고를 검토합니다.
그다음 오늘 처리한 상태를 한 장으로 정리해 보냅니다. 승인한 편수, 대기 편수, 자료 대기와 필요한 자료, 수정 요청과 기한입니다. 대기 편수에는 언제 볼지 기재합니다. 날짜가 없으면 대기가 쌓이기만 합니다.
마지막으로 다음 납품 일정을 조정합니다. 같은 일이 되풀이되면 납품을 나눠 받습니다. 월말에 몰아 받는 대신 주마다 나눠 받으면 하루에 볼 편수가 줄어듭니다. 이 조정은 그날 바로 제안합니다.
목록을 만들 때 편수만 세지 않고 종류를 나눕니다. 진료 조건이 든 글과 공지처럼 단순한 글은 보는 시간이 다릅니다. 종류가 나뉘면 그날 볼 수 있는 편수를 더 정확히 정합니다.
보는 도중에는 상태를 바로 기재합니다. 다 보고 나서 한꺼번에 적으려 하면 어느 원고에서 무엇이 걸렸는지 흐려집니다. 목록 옆에 한 단어씩 적으면 됩니다.
그날 다 보지 못한 것이 확실해지면 미리 알립니다. 저녁에 한꺼번에 알리기보다 오후에 남은 편수를 알리면 상대도 공개 일정을 조정할 수 있습니다.
확인할 자료
| 자료 | 어디서 찾습니까 | 무엇을 점검합니까 | 누가 맡습니까 |
|---|---|---|---|
| 도착 목록 | 받은 폴더와 메일 | 편수, 도착 시각, 함께 온 자료 | 담당자 |
| 공개 계획표 | 게시 일정 문서 | 날짜가 걸린 원고 | 담당자 |
| 점검 결과 | 진료·수납 담당자 회신 | 진료 조건과 비용이 확인됐는지 | 담당자 |
| 이미지 출처 | 제작 담당 회신 | 사용 범위와 기간 | 홈페이지 담당자 |
| 검수 시간 기록 | 지난 기록 | 한 편에 걸린 평균 시간 | 담당자 |
한 편에 걸린 시간을 적어 두면 하루에 볼 편수를 정할 수 있습니다. 두세 달 기록이면 충분합니다.
확인 결과를 기다릴 때는 누구에게 언제 요청했는지 기재합니다. 요청이 겹치면 진료 담당자도 어느 것이 급한지 모릅니다. 공개일이 가까운 것부터 표시해 보냅니다.
마감일 가상 사례
다음은 설명을 위해 지어낸 가상 사례입니다. 실제 병원의 자료가 아닙니다.
한 치과 의원에서 월말에 원고 열두 편이 하루에 들어왔습니다. 담당자는 한 편을 보는 데 20분쯤 걸렸고, 그날 쓸 수 있는 시간은 두 시간이었습니다. 목록을 만들어 보니 공개일이 정해진 원고가 두 편, 진료 조건이 든 원고가 다섯 편이었습니다.
담당자는 날짜가 걸린 두 편을 먼저 보고 승인했습니다. 그다음 도착 순서대로 네 편을 검토했고, 그중 두 편은 비용 확인 결과가 없어 자료 대기로 옮겼습니다. 나머지 여섯 편은 대기로 두고 이틀 뒤에 본다고 적었습니다.
그날 저녁 한 장을 보냈습니다. 승인 네 편, 자료 대기 두 편과 필요한 자료, 대기 여섯 편과 볼 날짜였습니다. 함께 다음 달부터 주마다 세 편씩 나눠 받자고 제안했습니다. 다음 달에는 하루에 몰리는 일이 없었습니다.
이 사례에서 거절한 원고는 없습니다. 보는 순서와 속도를 정했을 뿐입니다.
담당자는 그날 저녁에 보낸 한 장을 다음 달에도 같은 형식으로 썼습니다. 형식이 같으면 대행사도 무엇을 보낼지 미리 준비합니다. 두 달째부터는 자료가 원고와 함께 왔습니다.
대기로 둔 여섯 편은 이틀 뒤에 모두 처리했습니다. 그중 한 편은 고칠 곳이 있어 수정 요청으로 보냈고, 다섯 편은 승인했습니다. 대기가 사흘을 넘기지 않은 것이 그 달의 기준이 됐습니다.
담당자는 한 편에 걸린 시간을 계속 적었습니다. 진료 조건이 든 글은 30분 가까이, 공지는 10분 안쪽이었습니다. 두 숫자가 다음 달 편수 계산의 근거가 됐습니다.
결정을 남기는 방법
남기는 것은 하루에 볼 편수, 상태 다섯 가지, 자료가 빠졌을 때의 처리, 납품 일정입니다. 새 담당자가 몰려 들어온 날에 이 한 장을 보고 순서를 정합니다.
지난 달의 도착 목록도 함께 넘깁니다. 언제 몰리는지 보이면 납품 일정을 조정할 근거가 됩니다. 월말에 몰리는 것이 계약 구조 때문이라면 계약을 고칠 때 그 자료를 씁니다.
예외로 순서를 바꾼 건도 목록에 남깁니다. 예외가 잦으면 순서 규칙이 실제와 맞지 않는 것이므로 규칙을 고칩니다.
몰린 원고 승인 자주 묻는 질문
Q1. 승인한 원고를 공개 전에 다시 고쳐야 할 일이 생기면 어떻게 합니까?
A1. 승인을 거두고 그 원고를 수정 요청 상태로 옮깁니다. 고칠 곳과 기한을 대행사에 알리고, 공개 예약이 걸려 있었다면 예약부터 풀어 확인하지 않은 내용이 올라가지 않게 합니다. 고친 원고는 다시 차례에 넣어 확인합니다.
Q2. 몰려 들어온 원고 가운데 같은 주제를 다룬 글이 겹치면 어떻게 합니까?
A2. 겹치는 원고는 한 편만 먼저 확인하고 나머지는 대기로 돌린 뒤 대행사에 겹친 이유를 묻습니다. 공개 계획표와 대조해 한 편으로 합칠지, 공개 간격을 벌릴지 정하고 그 결정을 목록에 남깁니다.
Q3. 대행사가 월말에 못 보낸 원고를 다음 달 초에 보내 계약 편수를 채우겠다고 하면 어떻게 합니까?
A3. 넘어온 원고를 어느 달의 납품으로 셀지 먼저 정합니다. 다음 달 원고와 섞이면 하루에 볼 편수가 다시 넘치므로, 넘어온 원고는 목록에 따로 표시하고 검수 순서를 대행사와 함께 맞춥니다.
Q4. 승인한 원고의 공개 예약을 대행사가 걸 때 병원은 무엇을 확인합니까?
A4. 예약된 글이 승인한 원고와 같은 판인지, 공개 날짜와 시각이 계획표와 맞는지 확인합니다. 예약 화면을 받아 목록의 승인 표시 옆에 남기면 공개 뒤에 어느 판이 올라갔는지 다시 찾을 수 있습니다.
Q5. 대기로 돌린 원고의 내용이 그사이 진료 조건이 바뀌어 틀려지면 어떻게 합니까?
A5. 그 원고는 대기에서 수정 요청으로 옮기고 바뀐 조건을 확인 결과와 함께 대행사에 보냅니다. 같은 조건이 든 다른 대기 원고도 목록에서 찾아 함께 표시하고, 고친 원고가 오면 차례를 다시 정합니다.
그대로 승인해도 되는 경우
사실이 단순하고 이미 확인된 내용을 옮긴 글은 빠르게 보고 승인합니다. 휴진 공지나 지난 안내를 다시 올리는 글이 그렇습니다. 이런 글은 편수 계산에서 가볍게 계산합니다.
병원이 직접 쓴 원고를 대행사가 형식만 다듬어 보낸 경우에도 확인이 빨라집니다. 내용이 이미 병원에서 나왔기 때문입니다. 이때는 바뀐 곳만 대조합니다.
연휴를 앞두고 미리 만들어 둔 공지처럼 공개일이 멀고 내용이 단순한 글은 먼저 승인해 두어도 됩니다. 공개 예약을 걸어 두면 마감일에 볼 편수가 줄어듭니다.
다음 달 확인
다음 달에 세 가지를 확인합니다. 도착이 몰린 날이 있었는지, 대기로 둔 원고가 며칠 안에 처리됐는지, 자료 대기로 옮긴 원고의 자료가 언제 왔는지입니다.
같은 날에 계속 몰린다면 납품 일정을 계약에 기재합니다. 자료가 늦게 온다면 원고와 자료를 함께 보내도록 정합니다. 확인한 날짜와 편수를 목록 아래에 남기고 다음 달에 견줍니다.
확인한 숫자는 다음 계약을 고칠 때 씁니다. 월 편수와 납품 일정을 함께 적어 두면 같은 일이 되풀이되지 않습니다. 검수에 드는 병원 시간도 그때 함께 이야기합니다.