근거 미확인 초안의 공개를 막는 마지막 확인

초안이 그대로 나가는 일을 막으려면 마지막에 확인하는 곳을 만듭니다. 사실·표현·기능·권한·연결 다섯이 끝난 판에만 게시 허가를 기록하는 방법을 안내합니다.

저장본과 공개 가능본의 구분

핵심 답

근거가 검증되지 않은 병원 원고 초안이 실수로 공개되지 않게 하려면, 저장과 공개 사이에 마지막 허가 한 곳을 만들고 확인 조건이 모두 끝난 원고만 그곳을 지나게 해야 합니다. 점검이 끝나지 않은 원고가 나가는 일은 저장한 것과 내보내도 되는 것이 갈려 있지 않을 때 생깁니다. 원고를 고쳐 저장하면 그것이 곧 화면에 나가는 구조라면, 점검은 사람의 기억에 기대게 됩니다.

그래서 마지막에 한 곳을 만듭니다. 그 한 곳을 지나야만 나가게 하고, 지나기 위한 조건을 정합니다.

조건은 다섯 가지입니다. 사실이 검증되었는지, 표현이 검토되었는지, 화면에서 제대로 나오는지, 내보낼 권한이 있는 사람이 정했는지, 이어지는 곳이 열리는지입니다.

다섯 가지가 모두 끝난 판에만 허가를 기록합니다. 허가는 원고가 아니라 판에 기록합니다. 허가를 받은 뒤에 한 글자라도 고쳤다면 그 판은 허가받지 않은 판입니다.

자동으로 도는 검사를 허가로 쓰지 않습니다. 글자 수나 태그를 세는 검사는 사람이 따질 것을 대신하지 않습니다. 검사를 지났다는 것은 형식이 맞다는 뜻일 뿐입니다.

조건별 확인자와 완료 근거

다섯 가지를 정리하면 이렇습니다.

조건	누가 맡나	무엇으로 끝났다고 하나
사실	진료를 아는 분 또는 원내 담당자	점검한 사람과 날짜가 기재됐을 때
표현	글을 검토하는 사람	수정 요청이 모두 닫혔을 때
기능	올린 화면을 점검하는 사람	넓은 화면과 좁은 화면에서 검토됐을 때
권한	내보낼 것을 정하는 사람	그 사람이 그 판에 허가를 기록했을 때
연결	화면을 여는 사람	이어지는 곳이 모두 열렸을 때

넷째 줄이 나머지 넷을 묶습니다. 앞의 것들이 끝났는지 검토하고 마지막에 기록하는 일이므로, 이 사람이 앞의 넷을 직접 하지는 않더라도 끝났는지는 점검합니다. 기록만 하는 일로 정하면 검증 없이 기록만 남습니다.

끝나지 않은 조건이 있을 때의 대기

다섯 가운데 하나라도 끝나지 않았다면 그 원고는 대기로 남깁니다. 대기는 나쁜 상태가 아니라 정해진 상태입니다.

대기로 두었다는 것은 무엇이 남았는지가 함께 기재돼 있다는 뜻입니다. 「확인 중」이라고만 되어 있으면 무엇을 기다리는지 알 수 없어, 기다리다 잊히거나 그냥 나갑니다.

출처가 밝혀지지 않은 부분이 남은 원고가 그런 경우입니다. 이때 그 부분만 빼고 내보낼 수 있다면 빼고 내보내되, 뺀 사실을 기재합니다. 뺄 수 없다면 그 원고 전체가 대기입니다.

내보낼 날이 정해져 있어 대기를 넘기게 되는 때도 있습니다. 그때도 허가 없이 내보내지 않습니다. 날을 미루거나, 검토된 부분만으로 짧게 만들어 내보냅니다. 날짜 때문에 허가를 건너뛰면 그 뒤로는 날짜가 있을 때마다 건너뛰게 됩니다.

허가 기록 방법을 먼저 정하는 순서

만드는 순서입니다.

먼저 지금은 무엇으로 내보내고 있는지 파악합니다. 저장하면 나가는지, 따로 내보내는 동작이 있는지, 그 동작을 누가 할 수 있는지 점검합니다. 여기서 이미 갈려 있다면 조건만 정하면 됩니다.

다음으로 다섯 가지 조건을 이 원내에 맞게 정합니다. 원고 종류에 따라 필요 없는 것이 있으면 빼되, 어느 종류에서 무엇을 빼는지 기재합니다. 그때그때 빼면 조건이 없는 것과 같아집니다.

그리고 허가를 무엇으로 기록할지 정합니다. 목록에 한 줄을 기재하는 것이어도 되고, 화면의 상태를 바꾸는 것이어도 됩니다. 중요한 것은 누가 언제 어느 판에 허가했는지가 남는 것입니다.

그다음 허가 없이 나갈 수 있는 길이 남아 있는지 검증합니다. 원고를 다루는 화면이 여럿이거나, 예전 방식으로 올리는 방법이 남아 있으면 그 길로 나갑니다. 길을 하나로 모읍니다.

마지막으로 한 편을 그 길로 내보내 검증합니다. 허가 없이 시도했을 때 막히는지도 함께 시험합니다. 막히지 않으면 정한 것이 지켜지는지가 사람에게 달려 있게 됩니다.

만든 뒤에는 한동안 지켜지는지 검토합니다. 내보낸 것과 허가 기록을 맞대어, 기록 없이 나간 것이 있는지 점검합니다. 있다면 그 길이 어디였는지 찾아 막습니다. 사람을 탓하기 전에 길이 열려 있었는지부터 점검합니다. 열린 길이 있으면 바쁜 날에는 그 길로 나가게 됩니다.

기록할 것과 자료가 없을 때의 방법

허가에 남기는 것입니다.

기록할 것	무엇에 쓰나	없을 때
허가한 사람과 날짜	누가 정했는지 검증하는 데	기록이 없으면 허가가 아니다. 허가를 다시 받아 기록한다.
허가한 판	그 뒤에 고쳐졌는지 가리는 데	파일 이름에 날짜를 넣거나 고친 기록을 함께 남긴다.
뺀 조건과 이유	어느 조건을 왜 빼고 내보냈는지	빼기로 했다면 반드시 기재한다. 기재 없이 뺀 것은 검토하지 않은 것이다.

둘째 줄은 허가를 받은 뒤에 문장 한 줄을 고치고 그대로 내보낼 때 어긋납니다. 고친 것이 사실이나 조건이 아니더라도, 고친 판은 허가받은 판이 아닙니다. 급한 수정이 잦다면 허가 전에 점검하는 것을 늘려야 합니다.

허가 뒤 고친 판이 나간 가상 사례

사례

아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 한 산부인과 의원에서 초안이 그대로 나간 일이 두 번 있어, 마지막 허가 단계를 만들기로 했습니다.

지금 어떻게 나가고 있는지 조사하니, 원고를 고쳐 저장하면 그대로 화면에 나가는 구조였습니다. 검토는 사람이 기억해서 하고 있었습니다.

그래서 저장과 내보내기를 갈랐습니다. 저장은 누구나 할 수 있게 두고, 내보내는 동작은 정해진 한 분만 하도록 했습니다. 그 분이 앞의 다섯 가지가 끝났는지 파악하고 허가를 기록하기로 했습니다.

조건도 정했습니다. 공지처럼 사실만 알리는 원고는 표현 검토를 빼기로 하고, 어느 종류에서 무엇을 빼는지 기재했습니다.

한 달을 지낸 뒤 내보낸 것과 허가 기록을 맞대었습니다. 기록 없이 나간 것이 한 편 있었습니다. 급한 안내여서 예전 방식으로 올린 것이었습니다. 앞의 순서에서 길을 하나로 모으지 않은 것이 드러나, 예전 방식을 막았습니다.

허가한 판과 나간 판이 다른 것도 한 편 있었습니다. 허가를 받은 뒤에 문장을 다듬어 저장한 것이었습니다. 고친 내용은 사실이 아니었지만, 허가받은 판이 아니었습니다. 이 일을 계기로 허가 뒤에 저장하면 다시 대기로 돌아가도록 정했습니다.

그 뒤 두 달 동안 기록 없이 나간 것은 없었습니다.

막힌 일의 기록

예외·주의

허가를 받지 못해 나가지 못한 원고도 기록에 남겼습니다. 무엇이 끝나지 않아 대기였는지, 며칠 뒤에 나갔는지 기재했습니다.

이 기록은 점검이 늦어지는 곳을 찾는 데 쓰입니다. 대기의 이유가 사실 검토에 몰려 있다면 그쪽을 고쳐야 합니다.

막힌 일이 하나도 없는 달이 이어진다면 조건이 헐거운지 조사합니다. 모두 지나간다는 것은 잘하고 있다는 뜻일 수도 있고, 점검 없이 기록만 붙고 있다는 뜻일 수도 있습니다. 허가 기록에 점검한 사람의 이름이 함께 있는지 조사하면 가려집니다.

정한 것을 원내에 알리는 일도 함께 했습니다. 내보내는 동작을 한 분만 할 수 있게 했으므로, 그 분이 없는 날에 무엇을 하는지 정해 두지 않으면 예전 방식을 찾게 됩니다. 그래서 그 분이 없는 날에 대신할 사람을 한 분 더 정하고, 대신한 경우에는 기록에 그 사실을 남기기로 했습니다. 두 사람 모두 없는 날에는 내보내지 않고 다음 날로 미루기로 했습니다.

초안 공개 확인 자주 묻는 질문

Q1. 원내 사람이 적은데 검증하는 사람을 따로 두어야 하나요?

A1. 사람 수보다 단계가 갈려 있는지가 중요합니다. 같은 분이 쓰고 검증하더라도, 쓰는 일과 허가하는 일을 다른 때에 하고 허가를 기록으로 남기면 됩니다. 기록이 남으면 나중에 무엇이 검증된 판인지 가릴 수 있습니다. 쓴 날과 허가한 날이 같아도 기록이 있으면 됩니다.

Q2. 급한 안내는 허가를 건너뛰어도 되나요?

A2. 건너뛰지 않되 확인할 것을 줄입니다. 휴진 안내처럼 사실만 알리는 것은 사실과 권한 둘만 확인해도 됩니다. 무엇을 줄일지 미리 정하면 급할 때 그대로 따르면 되고, 그때그때 정하면 줄이는 것이 아니라 건너뛰는 것이 됩니다.

Q3. 자동으로 도는 검사를 허가에 넣으면 안 되나요?

A3. 넣을 수 있지만 그것만으로 허가하지 않습니다. 검사는 형식이 맞는지 확인하는 것이고, 사실이 맞는지는 확인하지 못합니다. 검사와 사람의 확인을 함께 조건으로 정하면 됩니다. 검사가 걸린 원고는 사람이 확인하기 전에 되돌리면 시간이 덜 듭니다.

Q4. 허가한 사람이 잘못 허가하면 어떻게 하나요?

A4. 나간 것을 내리고 무엇이 확인되지 않았는지 기록에 남깁니다. 같은 일이 되풀이된다면 허가하기 전에 확인할 것을 목록으로 만들어 그 사람이 하나씩 확인하게 합니다. 기억으로 확인하면 바쁜 날에 빠집니다. 목록은 다섯 가지를 그대로 옮겨 만들면 됩니다.

Q5. 예전에 나간 글도 허가 기록이 있어야 하나요?

A5. 지금부터 나가는 것에만 적용해도 됩니다. 예전 글까지 거슬러 기록을 만들 수는 없습니다. 다만 예전 글을 고쳐 내보낼 때는 그때부터 허가를 기록합니다. 고친 판은 새로 나가는 것이기 때문입니다.

원내 전용 화면의 예외