갱신 협의에서 따로 묻는 질문
새 목표의 근거가 부족하다면 병원마케팅 대행 계약은 필수 유지 업무만 묶은 단기 유지 계약으로 잇고, 준비가 갖춰진 뒤 기간을 다시 정하는 편이 맞습니다. 갱신이 다가오면 지난 1년을 잘했는지부터 따지지만, 그것만으로 기간을 정하면 어긋날 수 있습니다. 지난 성과가 좋았다고 해서 다음에 할 일이 준비돼 있는 것은 아니고, 지난 성과가 아쉬웠다고 해서 지금 하던 일을 끊어도 되는 것도 아니기 때문입니다. 갱신 협의에서는 두 가지를 따로 물어야 합니다.
첫 질문은 지난 기간을 어떻게 볼 것인가입니다. 정해 둔 목표에 닿았는지, 닿지 못했다면 무엇 때문인지 따집니다. 이 답은 다음 기간의 목표를 정하는 데 쓰입니다.
둘째 질문은 새로 하자는 일에 근거가 있는가입니다. 대행사가 다음 해에 무엇을 하자고 제안했다면, 그 일을 하기 위한 자료가 지금 있는지 묻습니다. 다룰 진료의 내용을 설명해 줄 사람이 있는지, 쓸 수 있는 사진이 있는지, 확인해 줄 사람의 시간이 있는지입니다.
이 두 질문의 답이 갈리는 곳에서 기간이 정해집니다. 지난 성과가 괜찮고 새 일의 자료도 있으면 길게 갑니다. 지난 성과가 괜찮은데 새 일의 자료가 아직 없으면 지금 하던 것을 유지하며 준비합니다. 새 일을 해 보고 싶은데 될지 모르겠으면 짧게 잡아 시험합니다.
단기 유지 계약은 그만두는 것이 아닙니다. 지금 돌고 있는 일을 멈추지 않으면서 새 일의 준비를 기다리는 방식입니다. 이미 올라간 글을 정비하는 일, 정보가 바뀌면 고치는 일, 문의 창구를 지키는 일은 멈추면 곧바로 티가 납니다. 이런 일을 필수 유지 업무로 묶어 짧게 계약하면 됩니다.
기간을 짧게 잡을 때 주의할 것이 있습니다. 짧다고 해서 일을 줄이는 뜻이 아니라는 점을 문서에 적어야 합니다. 그렇지 않으면 대행사가 짧은 계약을 정리 신호로 받아들여 사람을 다른 곳에 배치할 수 있습니다. 무엇을 준비해 언제 다시 이야기할지 함께 적으면 그런 오해가 없습니다.
세 가지 기간 가운데 무엇을 선택하든 다음에 무엇을 근거로 판단할지는 미리 정합니다. 기간만 정하고 판단 기준을 비워 두면 다음 갱신 협의에서 또 같은 이야기를 반복하게 됩니다.
두 답의 조합으로 정하는 기간
| 지난 기간 | 새 일의 자료 | 선택할 기간 | 이 기간에 할 일 |
|---|---|---|---|
| 목표에 닿음 | 준비됨 | 장기 확대 | 새 과업을 본격적으로 시작한다. |
| 목표에 닿음 | 아직 없음 | 단기 유지 | 하던 일을 지키며 자료를 모은다. |
| 닿지 못함 | 준비됨 | 짧은 탐색 | 새 방식을 작게 시험한다. |
| 닿지 못함 | 아직 없음 | 단기 유지 | 원인을 찾고 기준을 다시 잡는다. |
| 판단할 자료 없음 | 어느 쪽이든 | 단기 유지 | 세는 규칙부터 정한다. |
다섯 줄 가운데 우리 병원에 해당하는 줄을 찾으면 됩니다. 어디에 속하는지 애매하면 마지막 줄로 판단합니다. 판단할 자료가 모자란 상태에서 길게 묶는 것이 가장 손해가 큽니다.
대행 계약 기간을 정하는 순서
첫째로 지난 기간의 목표와 결과를 나란히 기재합니다. 처음에 무엇을 하기로 했고 실제로 무엇이 되었는지 항목별로 씁니다. 숫자가 없는 항목은 없는 대로 기재합니다. 빈칸도 자료입니다.
둘째로 제안받은 새 과업을 목록으로 만듭니다. 대행사가 다음 기간에 하자고 한 것을 하나씩 줄로 기재합니다. 말로만 오간 것도 함께 기록합니다.
셋째로 각 과업에 필요한 자료를 기재합니다. 설명해 줄 사람, 쓸 수 있는 사진이나 영상, 확인할 사람의 시간 세 가지를 점검합니다. 지금 있는지, 언제까지 마련할 수 있는지 옆에 기재합니다.
넷째로 필수 유지 업무를 골라냅니다. 멈추면 한 달 안에 티가 나는 일이 무엇인지 가려냅니다. 정보 수정, 문의 창구 관리, 이미 올린 글의 손질이 여기에 해당하는지 먼저 따집니다. 이 목록이 단기 계약의 내용이 됩니다.
다섯째로 기간을 선택합니다. 앞서 정리한 두 답을 표에 대 보고 세 가지 기간 가운데 하나를 정합니다. 그렇게 정한 이유를 한 줄 적어 두면 다음 갱신 때 도움이 됩니다.
여섯째로 다시 이야기할 날짜를 정합니다. 단기로 갔다면 그 기간이 끝나기 한 달 전으로 협의 날짜를 정합니다. 그때까지 무엇을 준비할지 양쪽이 각각 기재합니다. 준비할 것이 적히지 않은 단기 계약은 그냥 미루는 것입니다.
필요한 자료와 보유 담당
| 확인할 자료 | 누가 갖고 있나 | 어디서 꺼내나 |
|---|---|---|
| 지난 계약의 목표 | 병원 | 계약서, 첫 회의 기록 |
| 지난 기간 활동과 결과 | 대행사 | 월간 보고 묶음 |
| 새 과업 제안 목록 | 대행사 | 갱신 제안서 |
| 과업별 필요한 자료 유무 | 병원 실장·원장 | 내부 점검 |
| 멈추면 곤란한 업무 목록 | 양쪽 | 함께 적은 한 장 |
월간 보고 묶음은 갱신 협의 전에 한 번에 이어서 읽습니다. 한 달씩 볼 때는 보이지 않던 흐름이 열두 달을 이어 놓으면 드러납니다. 어떤 일이 계속 미뤄졌는지도 이때 드러납니다.
필수 유지 업무는 대행사와 함께 정리합니다. 병원이 모르는 사이에 돌고 있는 일이 있고, 대행사가 중요하다고 여기지 않는 일이 병원에는 중요할 수 있습니다. 한 장을 나란히 앉아 채우면 서로의 판단이 드러납니다.
정리한 한 장은 갱신 협의에 그대로 들고 갑니다. 말로 주고받으면 지난 기간 이야기만 길어지고 다음 기간은 대충 정해집니다. 종이 한 장이 있으면 두 질문을 순서대로 따지게 됩니다.
가상 상황으로 본 선택 과정
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 가상의 이비인후과 의원이 1년 계약의 갱신을 앞두고 있었습니다. 대행사는 다음 해에 영상 콘텐츠를 새로 하자고 제안했습니다.
실장은 먼저 지난 1년을 정리했습니다. 정해 둔 목표는 글 수와 문의 응대 시간이었고 두 가지 모두 대체로 지켜졌습니다. 다만 문의가 늘었는지는 세는 규칙이 중간에 바뀌어 앞뒤를 견줄 수 없었습니다.
다음으로 새 과업의 자료를 확인했습니다. 영상을 만들려면 원장이 카메라 앞에 서는 시간이 필요했는데, 진료 일정상 한 달에 한 번도 빼기 어려웠습니다. 촬영 뒤 내용을 확인할 시간도 지금 검토 업무만으로 이미 빠듯했습니다. 자료가 아직 준비되지 않은 쪽이었습니다.
표에 대 보니 목표에는 닿았고 새 일의 자료는 없는 경우였습니다. 실장은 6개월 단기 유지로 가기로 정했습니다. 필수 유지 업무로는 정보 수정, 문의 응대 창구 관리, 이미 올린 글의 손질 세 가지를 묶었습니다.
그 6개월 동안 준비할 것도 적었습니다. 병원은 원장의 촬영 가능 시간을 달마다 하루 잡아 두기로 했고, 대행사는 촬영 없이 만들 수 있는 형태를 두 가지 제안해 오기로 했습니다. 세는 규칙도 이 기간에 다시 정해 한 줄로 적었습니다.
6개월이 끝나기 한 달 전에 다시 앉았습니다. 촬영 시간은 석 달치가 잡혔고, 대행사가 제안한 형태 가운데 하나가 촬영을 거의 쓰지 않아 그것부터 시작하기로 했습니다. 이번에는 1년으로 갱신했습니다. 실장은 6개월 전에 바로 1년을 묶었다면 영상이 한 편도 나오지 않은 채로 1년이 지났을 것이라고 적었습니다.
병원 쪽에 남기는 기록
갱신할 때마다 네 가지를 기재합니다. 선택한 기간, 선택한 이유 한 줄, 필수 유지 업무 목록, 다음에 이야기할 날짜입니다.
준비하기로 한 것은 양쪽이 할 일을 나눠 기재합니다. 병원이 할 일과 대행사가 할 일이 섞여 있으면 기간이 끝날 때 서로에게 책임을 미룹니다. 나눠 적으면 누가 준비하지 못했는지 분명합니다.
다음 갱신 협의에서는 이 장을 먼저 폅니다. 지난번에 무엇을 준비하기로 했는지 확인하면 그 협의에서 할 이야기가 정해집니다. 같은 제안이 두 번 미뤄졌다면 그 과업은 우리 병원에 맞지 않는 것일 수 있습니다.
단기 유지 계약 자주 묻는 질문
Q1. 단기 유지 중에 대행사가 새 과업을 먼저 시작하자고 하면 어떻게 합니까?
A1. 준비하기로 한 자료가 갖춰졌는지 표로 먼저 대조합니다. 갖춰졌다면 다음 협의 날짜를 앞당겨 기간을 다시 정하고, 아니라면 그 제안은 준비 목록으로 옮깁니다.
Q2. 대행 계약을 단기 유지로 잡으면 월 단가가 올라가지 않습니까?
A2. 기간이 짧으면 월 단가가 오르는 경우가 있습니다. 대신 맞지 않는 과업에 1년을 묶는 것보다 적게 듭니다. 단가 차이와 묶이는 총액을 견줘 보면 판단이 쉽습니다.
Q3. 원장이 바빠 새 과업 자료 확인에 함께하기 어려우면 어떻게 합니까?
A3. 원장만 확인할 수 있는 부분과 실장이 확인할 수 있는 부분을 먼저 가릅니다. 진료 내용처럼 원장이 확인해야 하는 부분은 한 번에 모아, 짧게 확인받는 날을 달력에 미리 정합니다. 나머지는 실장이 맡으면 원장의 시간을 적게 씁니다.
Q4. 계약 갱신 때 지난 기간을 판단할 자료가 없으면 어떻게 합니까?
A4. 지금 남아 있는 기록으로 셀 수 있는 것부터 찾습니다. 월간 보고에 적힌 활동 수처럼 이미 있는 숫자로 지난 기간을 대략 헤아리고, 셀 수 없는 항목은 다음 기간에 채울 목록으로 옮깁니다.
Q5. 대행사를 바꾸는 것과 단기 유지 가운데 무엇이 낫습니까?
A5. 맞지 않는 것이 과업인지 상대인지를 먼저 가립니다. 하던 일은 문제가 없는데 새 제안만 맞지 않는다면 단기 유지로 충분합니다. 일하는 방식 자체가 맞지 않는다면 기간을 줄여도 같은 일이 반복됩니다.
Q6. 단기 유지 중에 병원 쪽 준비가 늦어지면 어떻게 합니까?
A6. 중간 점검 때 늦어진 항목과 새 기한을 함께 남깁니다. 기간 안에 채우지 못할 것 같으면 다음 기간도 유지 업무만으로 잇고, 늦어진 까닭을 갱신 기록에 남깁니다.
예외와 뒤따르는 점검
날짜가 정해진 일이 있으면 이 판단보다 앞섭니다. 개원이나 장비 도입처럼 시기를 놓칠 수 없는 일이 있다면 그 일정에 맞춰 기간을 정합니다. 다만 그 일이 끝난 뒤에 다시 이 표로 돌아옵니다.
점검은 계약 기간의 중간에 한 번 합니다. 6개월이면 석 달째에 준비 상태를 점검합니다. 기간이 끝날 때 처음 확인하면 준비가 안 된 것을 알아도 손쓸 시간이 없습니다.
확인한 내용은 갱신 기록 아래에 날짜와 함께 이어서 기재합니다. 두세 번 쌓이면 우리 병원이 어떤 과업에 강하고 어떤 준비가 늘 부족한지 스스로 드러납니다.
대행사 쪽 사정으로 기간을 길게 요구하는 경우도 있습니다. 인력을 붙이려면 최소 기간이 필요하다는 것은 이유가 됩니다. 그때는 기간을 맞추되 중간에 그만둘 수 있는 조건을 함께 기재합니다. 준비되지 않은 과업을 빼고 유지 업무만 넣는 방법도 있습니다.