칸 하나의 뜻을 받치는 네 가지
AI가 병원 안내표의 한 칸만 인용해도 뜻이 남으려면, 그 칸이 기대는 행 제목·열 제목·단위·예외 주석 가운데 떨어져 나가면 뜻이 바뀌는 것을 칸 안의 말로 함께 적어야 합니다. 표의 값은 그 칸만으로 뜻이 서지 않습니다. 「오후 5시」라는 칸은 그 줄의 제목이 무엇이고 그 칸이 어느 열에 있는지를 함께 읽어야 뜻이 통합니다.
칸 하나가 기대고 있는 것은 네 가지입니다. 행 제목은 그 줄이 무엇에 관한 것인지를 담고, 열 제목은 그 값이 무엇을 나타내는지를 담습니다. 단위는 그 수가 무엇을 센 것인지를 담고, 표 아래의 예외 주석은 그 값이 통하지 않는 경우를 담습니다.
인용될 때 이 넷이 함께 실릴지는 정해져 있지 않습니다. 값과 행 제목만 실리기도 하고, 값만 실리기도 합니다. 예외 주석은 표와 떨어져 있어 함께 실리지 않는 경우가 생깁니다.
그래서 표를 만들 때는 칸의 값이 혼자 떨어져도 무엇에 관한 값인지 남도록 씁니다. 값 옆에 짧은 말을 더하거나, 예외를 주석이 아니라 칸 안에 넣는 방식입니다. 표가 조금 길어지지만 칸이 떨어져 나가도 틀린 안내가 되지 않습니다.
떨어져 나가는 문맥별 문제
네 가지 가운데 무엇이 함께 실리지 않았는지에 따라 생기는 일이 다릅니다.
| 떨어져 나간 것 | 인용된 모습 | 생기는 일 | 고치는 방법 |
|---|---|---|---|
| 행 제목 | 「오후 5시」 | 어느 진료의 시간인지 알 수 없다. | 칸 안에 「내과 오후 5시」처럼 함께 쓴다. |
| 열 제목 | 「내과 오후 5시」 | 진료 시작인지 접수 마감인지 가릴 수 없다. | 칸 안에 「내과 접수 마감 오후 5시」로 쓴다. |
| 단위 | 「30」 | 분인지 건수인지 알 수 없다. | 칸마다 단위를 함께 쓴다. |
| 예외 주석 | 「토요일 오후 5시」 | 쉬는 주가 있어도 그대로 읽힌다. | 예외가 걸리는 칸 안에 그 조건을 넣는다. |
넷째 줄이 가장 조심할 경우입니다. 앞의 세 가지는 모자란 것이 드러나 읽는 분이 더 찾지만, 예외가 떨어진 칸은 온전해 보여 그대로 믿게 됩니다.
걸리는 칸에만 넣는 문맥
네 가지를 모든 칸에 넣으면 표가 읽기 어려워집니다. 「내과 접수 마감 오후 5시」가 스무 칸 이어지면 표로 만든 뜻이 없어집니다.
그래서 칸마다 하나씩 판단합니다. 그 칸의 값이 혼자 떨어졌을 때 틀린 안내가 되는지, 아니면 모자란 안내가 되는지를 가립니다. 틀린 안내가 되는 칸에만 넣고, 모자란 안내가 되는 칸은 고치지 않습니다.
앞의 표에서 보면 예외가 걸린 칸과 단위가 필요한 칸은 틀린 안내가 되므로 넣습니다. 행 제목이나 열 제목만 떨어지는 칸은 읽는 분이 더 찾게 되므로 표 전체가 함께 실릴 것을 기대하고 그대로 두어도 됩니다.
판단이 서지 않는 칸은 넣는 쪽으로 합니다. 표가 조금 길어지는 것과 틀린 안내가 나가는 것 가운데 되돌리기 어려운 쪽은 뒤입니다.
칸마다 소리 내어 읽는 확인 순서
표를 고치는 순서입니다.
먼저 칸을 하나씩 소리 내어 읽습니다. 행 제목과 열 제목을 함께 읽지 않고 그 칸에 적힌 글자만 읽습니다. 「오후 5시」라고만 읽히면 그 칸은 혼자 서지 못하는 것입니다. 표를 만든 사람은 무슨 뜻인지 알고 있어 눈으로만 확인하면 모자란 것이 드러나지 않습니다.
다음으로 그 칸이 혼자 떨어졌을 때 틀린 안내가 되는지 가립니다. 앞의 기준대로 예외가 걸린 칸과 단위가 필요한 칸을 먼저 처리합니다.
그리고 넣기로 한 칸에 짧은 말을 더합니다. 이때 행 제목이나 열 제목의 말을 그대로 씁니다. 표 제목에는 「접수 마감」이라 쓰고 칸에는 「마감」이라 쓰면 같은 것인지 가릴 수 없습니다.
마지막으로 예외 주석을 확인합니다. 주석에 적힌 내용 가운데 특정 칸에만 걸리는 것은 그 칸 안으로 옮깁니다. 표 전체에 걸리는 것은 주석에 남기되, 표 바로 앞 문장에 그 내용을 한 번 더 씁니다. 표 앞 문장은 표와 함께 인용될 수 있습니다.
고친 표는 화면에서 다시 확인합니다. 칸에 말을 더하면 칸의 너비가 달라져 줄이 바뀌기도 합니다. 휴대전화 화면에서 표가 옆으로 밀려 읽기 어려워진다면, 칸의 말을 줄이는 대신 행을 나누어 표를 둘로 만드는 편이 낫습니다. 읽기 어려워진 표를 그대로 두면 사람도 AI도 앞부분만 읽게 됩니다.
확인 자료와 자료가 없을 때의 방법
고친 결과를 확인할 때 쓰는 자료입니다.
| 자료 | 무엇을 확인하나 | 없을 때 |
|---|---|---|
| 고치기 전 표와 고친 표 | 칸에 더한 말 때문에 뜻이 달라지지 않았는지 | 고치기 전 표를 따로 남겨 두고 칸끼리 맞댄다. |
| AI가 인용한 표 부분과 출처 주소 | 실제로 어디까지 함께 실렸는지 | 원내에서 같은 질문을 물어 답에 어디까지 실리는지 기록한다. |
| 물어본 질문의 기록 | 어떤 질문에서 어느 칸이 쓰였는지 | 질문을 같은 문장으로 정해 주기마다 기록한다. |
둘째 줄을 확인할 수 없는 동안에도 첫째 줄은 원내에서 만들 수 있습니다. 어디까지 인용되는지 모르는 채로도, 칸이 혼자 서는지는 원내에서 가릴 수 있습니다. 인용 기록이 없다는 이유로 표를 그대로 두지 않습니다.
예약 마감 표를 고친 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 내과와 가정의학과를 함께 보는 한 의원의 누리집에 예약 마감을 알리는 표가 있었습니다. 행은 요일, 열은 진료과였고 칸에는 시각만 적혀 있었습니다. 표 아래에는 「넷째 주 토요일은 휴진」이라는 주석이 있었습니다.
칸을 하나씩 소리 내어 읽자 모두 「오후 5시」, 「낮 12시」처럼 시각만 읽혔습니다. 이 칸이 혼자 인용되면 어느 요일 어느 진료의 무엇에 관한 시각인지 남지 않습니다.
더 큰 문제는 토요일 줄이었습니다. 「토요일 낮 12시」라는 값이 넷째 주에는 해당하지 않는데, 그 사실은 표 아래 주석에만 있었습니다. 앞의 표 넷째 줄에 해당하는 경우입니다.
그래서 이렇게 고쳤습니다. 토요일 줄의 칸에는 「첫째에서 셋째 주 토요일 접수 마감 낮 12시」라고 기재했습니다. 넷째 주는 휴진이므로 시각 대신 「넷째 주 토요일 휴진」이라고 넣었습니다. 주석에서 그 내용을 덜어 냈습니다.
평일 칸은 고치지 않았습니다. 요일이나 진료과가 떨어져 나가면 모자란 안내가 되지만 틀린 안내는 되지 않기 때문입니다. 앞의 기준대로 틀린 안내가 되는 칸에만 넣은 것입니다.
단위가 걸리는 칸은 없었습니다. 표의 값이 모두 시각이었고 시각은 「오후 5시」처럼 읽는 그대로였습니다.
칸을 떼어 다시 읽는 점검과 기록
고친 뒤에는 고친 칸만 다시 읽습니다. 앞의 사례에서 토요일 칸은 「첫째에서 셋째 주 토요일 접수 마감 낮 12시」가 되어, 이 칸만 인용돼도 어느 주의 무엇인지 남습니다.
표 앞 문장도 함께 확인했습니다. 「진료과별 접수 마감 시각입니다」라고만 되어 있어, 「넷째 주 토요일은 휴진입니다」를 그 문장 옆에 기재했습니다. 주석에서 덜어 낸 내용이 표 어디에도 없게 되는 것을 막기 위해서입니다.
고친 기록은 남깁니다. 어느 칸에 무엇을 더했고 왜 더했는지를 한 줄씩 남기면, 다음에 표를 정리할 때 더해 둔 말을 군더더기로 여겨 덜어 내는 일을 막을 수 있습니다.
병원 안내표 문맥 자주 묻는 질문
Q1. 표를 그림으로 만들어 올려도 되나요?
A1. 그림 안의 글자는 읽히지 않으므로 칸이 인용될 일도 없지만, 표 전체가 검색에서 쓰이지도 않습니다. 안내를 알리려고 만든 표라면 글자로 만듭니다. 그림으로 올려야 하는 사정이 있다면 같은 내용을 글자로도 함께 올립니다. 글자로 올린 쪽에도 칸이 혼자 섰는지 같은 기준으로 확인합니다.
Q2. 칸에 더한 말과 열 제목이 겹쳐 보이는데 열 제목을 빼도 되나요?
A2. 열 제목은 그대로 씁니다. 표를 화면에서 읽는 분에게는 제목 줄이 있어야 표가 읽힙니다. 칸에 더한 말은 칸이 떨어져 나갔을 때를 위한 것이고, 제목 줄은 표를 통째로 읽는 분을 위한 것이어서 하는 일이 다릅니다.
Q3. 예외가 여러 칸에 걸릴 때도 칸마다 기재하나요?
A3. 걸리는 칸이 두세 칸이면 칸마다 기재합니다. 표의 거의 모든 칸에 걸리는 예외라면 그것은 표 전체의 조건이므로 표 앞 문장에 기재합니다. 칸마다 같은 말이 되풀이되면 표를 읽기 어려워집니다. 절반쯤 걸린다면 예외가 걸리는 줄만 따로 모아 표를 나누는 방법도 있습니다.
Q4. 표 제목만 고쳐도 되나요?
A4. 표 제목은 칸과 함께 인용되지 않을 수 있습니다. 제목을 자세히 쓰는 것은 도움이 되지만, 칸이 혼자 떨어지는 경우를 대신하지는 않습니다. 제목과 칸은 따로 확인합니다. 제목에 쓴 말과 칸에 더한 말은 같은 낱말로 맞춥니다.
Q5. 이미 올라간 표를 전부 고쳐야 하나요?
A5. 예외가 주석에만 있는 표부터 고칩니다. 그 표의 칸이 인용되면 조건 없는 안내가 되기 때문입니다. 단위가 없는 표가 다음이고, 제목만 떨어지는 표는 뒤에 고쳐도 됩니다. 표가 많다면 문의가 잦은 안내부터 차례로 고칩니다. 예약이나 진료 시간처럼 묻는 분이 많은 표가 인용될 일도 많습니다.
줄마다 뜻이 이어지는 표의 예외
차례가 있는 표는 이 방법의 적용 대상 밖입니다. 진료 과정을 첫째 줄부터 차례로 적은 표처럼 줄의 순서가 뜻의 한 부분인 표는, 칸 하나를 떼어 읽는 것 자체가 그 표를 잘못 읽는 것입니다. 이런 표는 칸마다 말을 더하는 대신 표 전체가 한 덩어리로 인용되도록 줄 수를 줄이고 한 화면에 들어가게 만듭니다. 다만 그 가운데 조건이 걸리는 줄이 있다면 그 줄의 칸에는 조건을 기재합니다. 순서가 있는 표라도 조건이 걸린 줄은 따로 인용될 수 있기 때문입니다. 줄 수를 줄이기 어려운 표라면 표를 둘로 나누어 각각 한 화면에 들어가게 만들고, 두 표에 같은 제목 줄을 넣습니다.