이미 한 약속인 지금 묶음
병원 블로그 제작 중 나온 새 상담 질문은 지금 묶음에 미치는 영향에 따라 다섯 가지로 처리하되, 지금 묶음은 이미 한 약속이라 쉽게 늘리지 않습니다. 글을 만들다 보면 미처 생각하지 못한 질문이 튀어나옵니다. 자료를 모으다가, 확인을 받다가, 접수 담당과 이야기하다가 나옵니다. 좋은 질문일수록 지금 묶음에 넣고 싶어집니다. 그런데 지금 묶음은 이미 무엇을 다루기로 정해 놓은 상태입니다. 그 약속을 중간에 바꾸면 일정도 흔들리고 묶음의 짜임도 흐트러집니다.
기준은 하나로 정합니다. 그 질문이 지금 묶음의 약속을 온전하게 만드는 것인지, 아니면 새로운 이야기를 여는 것인지입니다. 앞쪽이면 지금 넣고 뒤쪽이면 다음으로 넘깁니다.
약속을 온전하게 만드는 질문은 이렇게 가립니다. 지금 묶음의 글을 다 읽은 사람이 그 질문에 막힌다면, 그 질문은 묶음 안에 있어야 합니다. 예를 들어 준비할 것을 다루는 묶음에서 어디에 맡겨 두면 되는지가 빠져 있다면, 읽은 사람은 그 지점에서 멈춥니다. 이런 질문은 빠진 조각이지 새 이야기가 아닙니다.
새로운 이야기를 여는 질문은 반대입니다. 그 질문을 몰라도 지금 묶음의 글은 제 역할을 합니다. 다만 다루면 좋을 내용입니다. 이런 질문은 목록에 기록하고 다음 묶음에서 제자리를 찾아 줍니다.
넣기로 했다면 방식도 정합니다. 한 편을 더하는 방법과 이미 계획된 한 편에 그 내용을 넣는 방법이 있습니다. 편수를 늘리면 일정이 밀리므로, 웬만하면 계획된 편에 넣거나 그 편을 그 질문으로 교체합니다. 바꾸기로 했다면 밀려난 주제는 목록으로 돌려보냅니다.
넘기기로 한 질문은 반드시 기록합니다. 적지 않으면 그대로 잊힙니다. 제작하다가 나온 질문은 실제로 들어온 질문이라 목록에 있는 다른 질문보다 값이 큽니다. 적어 두는 것만으로 다음 묶음의 재료가 하나 늘어납니다.
판단은 질문이 나온 날 하고 오래 끌지 않습니다. 넣을지 말지를 두고 며칠 논의하면 그사이 일정이 밀립니다. 기준이 하나뿐이므로 길게 논의할 일이 아닙니다.
다섯 가지 처리 방법
| 그 질문이 | 일정에 미치는 영향 | 어떻게 하나 | 함께 할 일 |
|---|---|---|---|
| 묶음의 빠진 조각이다. | 한 편이 늘면 밀린다. | 계획된 한 편을 그 질문으로 바꾼다. | 밀려난 주제는 목록으로 돌린다. |
| 빠진 조각인데 분량이 작다. | 거의 없다. | 계획된 글 안에 한 문단으로 넣는다. | 그 글의 범위 문장을 고친다. |
| 새 이야기를 연다. | 없다. | 다음 묶음으로 넘긴다. | 목록에 적고 나온 경위를 남긴다. |
| 지금 답할 수 없다. | — | 확인이 끝날 때까지 미룬다. | 누구에게 확인받을지 적는다. |
| 이미 다룬 질문이다. | — | 기존 글을 가리킨다. | 그 글이 찾기 쉬운지 확인한다. |
첫 줄을 선택할 때는 밀려난 주제가 무엇인지 함께 확인합니다. 밀려난 쪽이 더 중요한 질문이라면 바꾸지 않고 다음으로 넘기는 편이 낫습니다.
표에 맞추는 일은 대행사와 짧게 연락해 끝낼 수 있습니다. 질문 한 줄과 어느 줄에 해당하는지만 주고받으면 됩니다. 회의를 따로 잡을 일이 아니고, 잡으면 그 사이에 제작이 멈춥니다.
처리를 정하는 여섯 단계
첫째로 나온 질문을 한 줄로 기재합니다. 어떤 상황에서 나왔는지도 함께 기재합니다. 확인을 받다가 나온 것인지, 접수에서 들은 것인지에 따라 값이 다릅니다.
둘째로 지금 묶음의 기획을 꺼냅니다. 이 묶음이 무엇을 다루기로 했고 몇 편이 남았는지 확인합니다. 기획이 적혀 있지 않다면 이번 기회에 문서로 만듭니다.
셋째로 빠진 조각인지 확인합니다. 이 묶음의 글을 다 읽은 사람이 그 질문에서 막히는지 따집니다. 막힌다면 빠진 조각입니다.
넷째로 분량을 가늠합니다. 한 편이 필요한 내용인지, 한 문단이면 되는지 확인합니다. 한 문단이면 계획된 글 안에 넣고 끝냅니다.
다섯째로 바꿀지 정합니다. 한 편이 필요하다면 계획된 편 가운데 하나와 교체합니다. 어느 편과 바꿀지, 밀려난 주제를 언제 다룰지 함께 기재합니다.
여섯째로 기록합니다. 넣었든 넘겼든 질문 목록에 기재합니다. 넘긴 질문은 다음 묶음 기획에서 먼저 검토합니다.
정한 내용은 대행사에 그날 알립니다. 늦게 알리면 이미 쓰기 시작한 뒤라 되돌리는 일이 생깁니다. 기준이 정해져 있으면 대행사 쪽에서 먼저 판단해 물어볼 수도 있습니다.
여섯 단계는 길게 걸리는 일이 아닙니다. 오래 걸리는 경우는 기획이 적혀 있지 않아 무엇을 다루기로 했는지부터 맞춰야 할 때입니다.
필요한 자료와 가진 사람
| 확인할 자료 | 누가 갖고 있나 | 어디서 꺼내나 |
|---|---|---|
| 지금 묶음의 기획 | 양쪽 | 묶음을 정할 때 적은 문서 |
| 남은 제작 편수와 일정 | 대행사 | 작업 관리 표 |
| 새로 나온 질문 | 발견한 쪽 | 질문이 나온 때 적은 메모 |
| 질문 목록 | 병원 | 모아 둔 표 |
| 이미 다룬 질문과 글 | 양쪽 | 질문과 글의 연결 목록 |
묶음 기획이 문서로 있어야 이 판단이 됩니다. 무엇을 다루기로 했는지 적혀 있지 않으면 빠진 조각인지 새 이야기인지 가를 기준이 없습니다. 묶음을 시작할 때 세 줄만 적어 두면 됩니다.
남은 일정도 함께 확인합니다. 묶음이 거의 끝나 가는 시점이라면 빠진 조각이라도 다음으로 넘기는 편이 나을 수 있습니다. 마지막 한 편을 바꾸면 묶음 전체의 마무리가 흐트러집니다.
기획을 적을 때 편마다 답할 질문을 한 줄씩 적어 두면 이 판단이 훨씬 빨라집니다. 새 질문이 기존 줄 가운데 하나와 겹치면 그 편에 넣으면 되고, 어디에도 겹치지 않으면 새 이야기인지부터 따집니다.
가상의 상황으로 따라가는 판단
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 한 치과 의원이 처음 오는 사람을 위한 묶음을 여섯 편으로 기획해 진행하고 있었습니다. 네 번째 편을 쓰던 중에 새 질문이 나왔습니다.
대행사가 원장에게 확인을 받다가 들은 이야기였습니다. 처음 오는 사람들이 어디에 차를 대야 하는지 자주 묻는다는 것이었습니다. 묶음 기획에는 주차에 관한 내용이 없었습니다.
실장은 기준에 비추어 따졌습니다. 이 묶음의 글을 다 읽은 사람이 주차에서 막히는가. 막힙니다. 처음 오는 사람을 다루는 묶음인데 어디에 대야 하는지가 빠져 있었습니다. 빠진 조각이었습니다.
다음으로 분량을 가늠했습니다. 주차만으로 한 편을 쓸 만큼 설명할 것이 많지는 않았습니다. 오는 길을 다루는 다섯 번째 편에 한 문단으로 넣으면 되는 정도였습니다.
그렇게 정하고 다섯 번째 편의 범위 문장을 고쳤습니다. 편수는 그대로 여섯 편이었고 일정도 밀리지 않았습니다.
같은 확인 과정에서 다른 질문도 하나 나왔습니다. 진료 뒤에 받는 안내에 관한 것이었습니다. 이 묶음의 글을 다 읽은 사람이 여기서 막히지는 않았습니다. 처음 오는 단계가 아니라 다녀간 뒤의 이야기였습니다. 실장은 목록에 적고 다음 묶음의 후보로 넘겼습니다. 나중에 그 질문이 다음 묶음의 첫 편이 되었습니다.
병원 쪽에 남기는 묶음 기획
묶음 기획을 문서로 남깁니다. 무엇을 다루는 묶음인지 한 줄, 몇 편인지, 각 편이 답하는 질문을 기재합니다.
중간에 바꾼 것이 있으면 기획 문서의 해당 줄에 기재합니다. 어떤 질문이 들어왔고 무엇이 밀려났는지 남기면 묶음이 끝난 뒤 기획대로 됐는지 볼 수 있습니다.
넘긴 질문은 목록에 적되 어디서 나온 질문인지 함께 기재합니다. 확인 과정에서 나온 질문과 접수에서 들은 질문은 성격이 다르고, 다음 묶음을 짤 때 참고가 됩니다.
묶음이 끝나면 기획과 결과를 한 번 비교합니다. 중간에 바뀐 것이 많았다면 기획 단계에서 빠뜨린 것이 많았다는 뜻이므로, 다음 묶음은 질문을 더 모은 뒤에 시작합니다.
기획과 결과를 비교한 내용은 다음 묶음을 짤 때 다시 꺼냅니다. 지난번에 무엇을 빠뜨렸는지 보면 이번 기획에서 그 부분을 먼저 채울 수 있습니다. 두세 번 쌓이면 우리가 자주 빠뜨리는 단계가 무엇인지 분명해집니다.
블로그 연재 질문 처리 자주 묻는 질문
Q1. 좋은 질문이면 일정이 밀려도 넣는 편이 낫지 않습니까?
A1. 좋은 질문일수록 넘기는 날 다음 묶음 기획의 첫 줄에 올려 두면, 일정을 밀지 않고도 곧 다룰 수 있습니다. 첫 줄에 올려 둔 질문은 다음 묶음을 짤 때 다시 논의하지 않고 그대로 첫 편으로 씁니다.
Q2. 원장이 제작 중에 새 질문을 직접 가져오면 어떻게 합니까?
A2. 같은 표에 맞추고 어느 줄인지 먼저 알려 드립니다. 빠진 조각이면 이번 묶음에서 다루는 방법을, 새 이야기라면 다음 묶음의 몇 번째에 넣을지를 함께 전하면 원장도 그 질문이 어디로 가는지 가릴 수 있습니다.
Q3. 대행사가 넣자고 한 질문이 이미 쓰는 중인 편과 겹치면 어떻게 합니까?
A3. 대행사가 넣자고 한 질문이 이미 쓰기 시작한 편과 겹친다면, 그 편의 작성자를 바꾸지 않고 같은 작성자가 한 문단으로 넣게 합니다. 다른 작성자가 따로 쓰면 한 편 안에서 말투와 용어가 갈립니다.
Q4. 넘긴 질문이 다음 묶음에서도 밀리면 어떻게 합니까?
A4. 두 번 밀린 질문은 목록에서 앞으로 당깁니다. 그래도 계속 밀린다면 우리 병원에서 우선순위가 낮은 질문이므로 목록에서 내려도 됩니다.
Q5. 묶음 중간에 편수를 늘리기로 했다면 새 편은 어디에 넣습니까?
A5. 늘리기로 했다면 늘어난 편을 묶음 맨 끝에 두지 않고 그 질문이 들어갈 순서에 끼워 넣습니다. 순서가 바뀌면 이미 올라간 글의 다음 글 안내도 함께 고칩니다.
나간 안내가 틀린 경우의 예외와 점검
지금 나간 안내가 틀렸다는 것을 제작 중에 알게 되는 경우가 있습니다. 이것은 묶음과 상관없이 그날 처리합니다. 새 질문을 넣을지 정하는 일과는 다른 이야기입니다.
점검은 묶음이 끝날 때마다 합니다. 중간에 들어온 질문이 몇 개였고 그 가운데 몇 개를 넣었는지 점검합니다. 넣은 것이 절반을 넘었다면 기획이 성기게 짜였던 것입니다.
점검한 내용은 묶음 기획 아래에 날짜와 함께 이어서 기재합니다. 두세 묶음이 쌓이면 어느 단계에서 질문이 자주 나오는지 보이고, 그 단계를 기획에 미리 넣을 수 있습니다.
묶음이 여러 개 동시에 도는 경우도 있습니다. 이때는 새 질문이 어느 묶음의 조각인지부터 정합니다. 두 묶음에 걸치는 질문이라면 더 먼저 끝나는 묶음에 넣지 말고, 그 질문을 중심에 둘 수 있는 묶음으로 보냅니다.
점검이 끝나지 않은 질문을 묶음에 넣어 두는 것은 피합니다. 제작이 그 편에서 멈추고, 나머지 편까지 함께 밀립니다. 점검이 끝난 뒤에 넣을 곳을 정하는 것이 순서입니다.