그대로인 계약 상대와 바뀐 작업자
재위탁 업체가 바뀐다는 통지를 받아도 병원마케팅 계약 상대는 그대로이므로 진행 중인 일은 이어 가되, 접근 권한과 승인 범위, 내보내기 전 검토 단계를 점검할 때까지 새 자료 제공만 멈춥니다. 일을 맡긴 곳에서 실제 작업을 다른 업체에 맡기는 경우가 있습니다. 그 업체가 바뀐다는 통지를 받으면 우리와 계약한 상대는 그대로입니다. 달라지는 것은 자료를 실제로 열어 보고 만드는 손입니다.
계약이 그대로라고 해서 아무것도 하지 않아도 되는 것은 아닙니다. 우리가 넘긴 자료에 누가 닿을 수 있는지가 달라졌기 때문입니다. 반대로 계약을 새로 맺어야 하는 것도 아닙니다. 다시 볼 것은 정해져 있습니다.
여기서 다루는 것은 바뀐 뒤에 무엇을 다시 확인하느냐입니다. 처음에 어디에 맡길지 선택하는 이야기는 다루지 않습니다.
다시 확인할 세 가지
첫째는 누가 무엇에 닿을 수 있는지입니다. 우리 자료가 올라가 있는 공유 자리, 계정, 주고받는 통로에서 앞 업체 사람들의 접근이 닫혔는지 검증합니다. 새 업체 쪽에서 몇 사람이 열어 볼 수 있는지도 함께 받습니다.
둘째는 우리가 승인한 범위가 그대로인지입니다. 어떤 자료를 어디까지 쓰기로 했는지, 어떤 표현을 쓰지 않기로 했는지가 새 손에게 전달됐는지 확인합니다. 전달되지 않았다면 우리가 다시 보내야 합니다.
셋째는 내보내기 전에 누가 보는지입니다. 앞에서는 어느 단계에서 우리 검토를 받았는데 바뀐 뒤에 그 단계가 사라지는 경우가 있습니다. 검토하는 자리와 확인할 사람을 다시 정합니다.
자료별로 확인 전 계속 보내도 되는지
| 자료 | 확인 전 계속 보내도 되나 | 까닭 |
|---|---|---|
| 이미 공개된 안내 문구 | 보내도 됩니다. | 누구나 볼 수 있는 내용입니다. |
| 홈페이지에 올라간 사진 | 보내도 됩니다. | 같은 이유입니다. 원본 파일은 뒤 칸입니다. |
| 아직 공개하지 않은 초안 | 멈춥니다. | 승인 범위가 전달됐는지 모릅니다. |
| 원본 파일과 계정 정보 | 멈춥니다. | 접근이 어디까지 열리는지 따져야 합니다. |
| 환자와 관련된 내용이 든 자료 | 멈춥니다. | 다루는 사람이 바뀌는 일이라 따로 점검이 필요합니다. |
새로 보내는 자료만 멈추기
이미 나가 있는 일까지 멈추면 진행 중인 작업이 어긋납니다. 광고가 돌고 있다면 돌게 두고, 올라간 글도 그대로 유지합니다. 멈추는 것은 확인이 끝나지 않은 자료를 새로 보내는 일입니다.
멈춘 자료는 목록으로 들고 있습니다. 무엇을 언제 보내려 했는지 적어 두면 검증이 끝났을 때 순서대로 보낼 수 있습니다.
멈추는 기간도 미리 정합니다. 점검이 길어지면 일정이 밀리므로 언제까지 답을 받을지 상대에게 알립니다. 여기서 말하는 것은 일하는 방식이며 계약 조항의 해석은 따로 받아야 합니다.
통지 내용 기록부터 시작하는 순서
담당자는 받은 통지에서 무엇이 적혀 있는지 옮겨 기록합니다. 언제부터 바뀌는지, 어느 범위의 일이 넘어가는지, 앞 업체가 하던 일 가운데 남는 것이 있는지를 확인합니다. 적혀 있지 않은 항목은 물어볼 목록이 됩니다.
그다음 지금 나가 있는 것을 셉니다. 어떤 자료를 어디에 올려 두었는지, 어떤 계정을 열어 주었는지, 진행 중인 작업이 무엇인지 기재합니다. 이 목록이 있어야 무엇을 닫고 무엇을 다시 열지 정할 수 있습니다.
이어서 세 가지 확인을 요청합니다. 접근이 닫혔는지, 승인 범위가 전달됐는지, 내보내기 전 점검 단계가 어떻게 되는지를 한 번에 묻습니다. 답이 올 때까지 새 자료는 보내지 않습니다.
확인할 네 가지 자료
| 확인할 것 | 어디서 보는지 | 무엇을 적는지 |
|---|---|---|
| 수행자 변경 통지 | 받은 문서, 주고받은 글 | 바뀌는 날, 넘어가는 범위, 남는 일 |
| 자료 접근권 | 공유 자리, 계정 관리 화면 | 누가 열어 볼 수 있는지, 닫아야 할 계정 |
| 합의 조건 | 계약서, 그 뒤 맞춘 문장 | 승인한 범위, 쓰지 않기로 한 표현 |
| 지금 나가 있는 것 | 보낸 자료 기록, 진행 중 작업 | 자료 목록, 올려 둔 자리, 진행 단계 |
병원 쪽에서 먼저 닫는 접근 권한
우리가 열어 준 계정이나 공유 공간은 우리가 닫습니다. 상대의 답을 기다리지 않아도 되는 부분입니다. 닫은 뒤 새 업체 쪽에서 필요한 사람만 다시 엽니다.
다시 열 때는 사람 수와 이름을 받아 기록합니다. 한 계정을 여럿이 나눠 쓰면 누가 무엇을 했는지 알 수 없습니다. 사람마다 따로 여는 것이 어려우면 적어도 몇 사람이 쓰는지는 기록해 남깁니다.
우리가 닫을 수 없는 곳은 목록으로 만들어 상대에게 보냅니다. 언제까지 정리할지 함께 묻고 받은 답을 기록해 남깁니다.
확인 뒤 멈춘 목록부터 다시 보내기
세 가지 답을 받으면 멈춰 둔 목록을 꺼냅니다. 먼저 보낼 것과 나중에 보낼 것을 정하고, 보낸 날짜를 기재합니다.
처음 몇 건은 결과물이 올 때 평소보다 꼼꼼히 점검합니다. 손이 바뀐 직후에는 앞의 방식이 그대로 이어지지 않는 경우가 있습니다. 두세 건이 문제없이 지나가면 원래 보던 정도로 돌아갑니다.
확인한 내용과 날짜는 한 장으로 남깁니다. 다음에 또 바뀐다는 통지가 오면 같은 순서를 그대로 쓸 수 있습니다.
홍보물 제작 업체 변경 통지를 받은 가상 의원
아래 사례는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다. 실제 기관이나 업체의 기록이 아닙니다.
한 소아청소년과 의원이 홍보 자료 제작을 밖에 맡기고 있었습니다. 어느 날 맡긴 곳에서 다음 달부터 실제 작업을 하는 업체가 바뀐다는 통지가 왔습니다. 담당 직원은 자료를 계속 보내도 되는지 물어 왔습니다.
나가 있던 네 가지 자료
직원은 지금 나가 있는 것을 적었습니다. 공유 공간에 올려 둔 원본 사진, 아직 공개하지 않은 안내문 초안, 열어 준 계정 하나, 진행 중인 인쇄물 작업이었습니다.
통지에는 바뀌는 날짜와 넘어가는 범위가 적혀 있었습니다. 앞 업체 사람들의 접근을 언제 닫는지는 적혀 있지 않았습니다.
직원은 그 항목을 질문 목록에 넣고, 승인 범위가 새 쪽에 전달됐는지와 내보내기 전 우리 점검 단계가 어떻게 되는지를 함께 물었습니다.
직원은 계정에 누가 들어와 있는지도 열어서 알아냈습니다. 사람 이름이 아니라 업체 이름 하나로 된 계정이어서 몇 사람이 쓰는지 알 수 없었습니다. 그 점도 물어볼 목록에 넣었습니다.
진행 중인 일은 두고 새 자료만 멈춘 결정
인쇄물 작업은 그대로 두었습니다. 이미 넘긴 내용으로 진행되고 있었고 멈추면 일정이 밀립니다.
초안과 원본 사진은 보내지 않기로 했습니다. 직원은 열어 주었던 계정을 우리 쪽에서 먼저 닫고, 새 쪽에서 필요한 사람 수를 받아 다시 열기로 했습니다.
답은 사흘 만에 왔습니다. 앞 업체 접근은 이미 닫혔고, 승인 범위는 문서로 전달됐으며, 우리 점검 단계는 그대로였습니다. 직원은 멈춰 둔 두 가지를 순서대로 보내고 처음 두 건의 결과물을 평소보다 자세히 점검했습니다.
직원은 이 과정을 한 장으로 적어 두었습니다. 무엇을 멈췄고 무엇을 두었는지, 언제 물었고 언제 답이 왔는지가 적혀 있어 다음에 같은 통지가 오면 그대로 따라 하면 됩니다.
확인 내용과 계정 상태의 인계
다음 사람이 계정 목록만 받으면 왜 어떤 계정이 닫혀 있는지 모릅니다. 넘길 것은 네 가지입니다. 받은 통지 원문과 바뀐 날짜, 세 가지 확인에 대한 답과 받은 날짜, 지금 열려 있는 계정과 쓰는 사람 수, 그때 멈췄다가 다시 보낸 자료의 목록입니다.
우리가 닫을 수 없어 상대에게 요청한 곳이 있으면 그 상태도 적습니다. 정리됐다는 답만 받고 점검하지 못한 곳은 확인되지 않음으로 표시해 남깁니다.
이 순서를 한 장으로 정리해 두면 다음에 같은 통지가 왔을 때 처음부터 생각하지 않아도 됩니다.
재위탁 변경 통지 자주 묻는 질문
Q1. 통지 없이 바뀐 것을 나중에 알면 어떻게 합니까?
A1. 알게 된 날을 적고 같은 세 가지를 묻습니다. 언제부터 바뀌었는지도 함께 묻습니다. 그사이에 보낸 자료가 무엇인지 확인해 목록으로 두고, 그 가운데 공개하지 않은 것이 있으면 지금 어디에 있는지 문의합니다.
Q2. 새로 맡게 된 업체가 다른 병원 일도 하고 있으면 상관이 있습니까?
A2. 같은 업체가 여러 곳을 맡는 것은 흔한 일입니다. 볼 것은 우리 자료가 어디에 보관되고 누가 열 수 있는지입니다. 보관 공간이 구분되어 있는지, 우리 자료에 닿는 사람이 몇인지 물어 답을 기록해 남깁니다.
Q3. 바뀌는 업체를 우리가 받아들이지 않을 수 있습니까?
A3. 문서에 그런 절차가 적혀 있는지 먼저 검토합니다. 적혀 있으면 그대로 따르고, 없으면 무엇이 걱정되는지 적어 상대에게 알립니다. 할 수 있는지에 관한 판단은 이 글에서 다루지 않으며 따로 받아야 합니다.
일이 이어지는 방식에 관한 질문
Q4. 앞 업체가 만든 파일을 새 업체가 열지 못하면 어떻게 합니까?
A4. 넘어간 파일 목록을 받아 무엇이 열리고 무엇이 열리지 않는지 알아냅니다. 열리지 않는 것이 우리에게 필요한 자료라면 앞 업체에 다른 형식으로 받을 수 있는지 묻습니다. 다시 만들어야 한다면 그 시간을 일정에 넣습니다.
Q5. 새 업체가 우리 원본 사진을 자기 쪽 저장 공간으로 옮겨도 되는지 물어 오면 어떻게 합니까?
A5. 옮기기 전에 어디에 보관되고 누가 열 수 있는지, 일이 끝나면 지울 수 있는지를 먼저 받습니다. 답을 받기 전에는 우리 공유 공간에서만 열어 쓰도록 하고, 옮기기로 했다면 옮긴 날과 위치를 지금 나가 있는 것 목록에 더합니다.
들어맞지 않는 경우와 나중에 확인할 것
넘기는 자료가 이미 공개된 것뿐이라면 멈출 것이 거의 없습니다. 이때는 접근 확인만 하고 진행합니다. 반대로 환자와 관련된 내용이 오가는 일이라면 이 글의 범위를 넘습니다. 다루는 사람이 바뀌는 일은 따로 정해진 절차가 있을 수 있어 그 절차를 먼저 파악해야 합니다.
맡긴 곳이 일을 여러 업체에 나눠 맡기고 있어 손이 자주 바뀌는 경우도 있습니다. 이때는 통지마다 전부 검토하기 어려우므로 우리 자료가 올라가는 곳을 하나로 좁히고 그곳의 접근만 관리하는 방법이 있습니다.
나중에 다시 볼 것은 셋입니다. 다시 연 계정이 여전히 필요한 사람에게만 열려 있는지, 상대에게 요청했던 정리가 실제로 됐는지, 확인되지 않음으로 남겨 둔 항목이 그대로인지입니다. 세 가지를 같은 날 함께 점검합니다.