날짜가 아닌 네 가지 변화
병원 GEO 원고의 근거는 날짜가 아니라 지침 개정·근거 철회·병원 운영 변경·출처 접근 불가라는 네 가지 변화 신호가 생겼을 때 다시 확인합니다. 글의 근거를 다시 확인하는 일을 「반년마다」처럼 날짜로 정해 두면 두 가지가 어긋납니다. 아무것도 달라지지 않았는데 전부 다시 읽게 되고, 정작 근거가 바뀐 글은 다음 점검 날까지 그대로 남습니다.
점검 대상으로 올리는 신호는 넷입니다. 근거로 쓴 지침이 개정되었을 때, 근거가 철회되거나 취소되었을 때, 병원의 운영이 바뀌었을 때, 그리고 출처 주소가 더 이상 열리지 않을 때입니다.
네 가지가 생기면 그 근거를 쓴 원고를 모두 찾아 점검 목록에 올립니다. 글 전체를 다시 쓰는 것이 아니라 그 근거가 들어간 문단만 다시 읽으면 됩니다. 관측에 쓰는 질문 목록도 함께 점검 대상에 넣습니다. 근거가 달라지면 물을 것도 달라질 수 있습니다.
이 방식이 되려면 글마다 어떤 근거를 썼는지 적혀 있어야 합니다. 원고와 근거를 이어 둔 목록이 없으면 지침이 개정되었다는 소식을 들어도 어느 글을 열어야 하는지 알 수 없습니다.
날짜로 정한 점검을 아예 없애자는 뜻은 아닙니다. 네 신호가 오지 않아도 한 해에 한 번쯤은 목록 자체를 훑는 편이 좋습니다. 다만 그때 하는 일은 글을 다시 읽는 것이 아니라, 신호를 받을 길이 아직 살아 있는지 따지는 것입니다.
신호를 받을 길이란 발행처의 공지를 누가 챙기고 있는지, 병원 운영이 바뀔 때 홍보 쪽에 전해지는 경로가 있는지를 말합니다. 이 길이 끊겨 있으면 네 신호 가운데 어느 것도 도착하지 않습니다.
네 신호와 확인할 것
| 신호 | 어떻게 알게 되나 | 점검할 것 |
|---|---|---|
| 지침 개정 | 발행처 공지나 개정 이력 | 인용한 문단의 내용이 그대로인지 |
| 근거 철회 | 발행처의 철회 안내 | 그 근거로 쓴 문단 전체 |
| 병원 운영 변경 | 병원 내부 공유 | 절차·시간·담당이 적힌 문단 |
| 출처 접근 불가 | 주소를 열었을 때 나오지 않음 | 대체 출처가 있는지, 없으면 문장 유지 여부 |
넷째 신호는 자동으로 알기 어렵습니다. 주소가 열리지 않는다는 것은 열어야 알 수 있으므로, 이 항목만은 정한 주기에 한 번씩 확인합니다. 근거 목록의 주소를 차례로 여는 일이라 오래 걸리지 않습니다.
운영 변경은 병원 안에서 생기는 신호라 오히려 늦게 전해집니다. 진료 시간이나 담당이 바뀔 때 홍보 담당자에게 알리는 것을 절차로 정해 두면, 이 신호가 사람의 기억에 기대지 않게 됩니다.
신호를 받아 점검하는 여섯 단계
아래 순서는 근거와 원고를 이어 두는 일에서 시작합니다. 이 연결이 없으면 나머지 단계가 돌아가지 않습니다.
- 작성자가 원고마다 쓴 근거를 목록에 기재합니다. 근거의 이름, 발행처, 발행일, 주소를 적고 그 근거를 쓴 문단 번호도 함께 남깁니다.
- 운영 책임자가 신호를 받을 길을 정합니다. 발행처 공지를 누가 볼지, 병원 운영이 바뀔 때 누가 알릴지를 사람 이름으로 정합니다.
- 신호가 오면 운영 책임자가 그 근거를 쓴 원고를 목록에서 찾아 점검 대상에 올립니다. 같은 근거를 여러 글에서 썼다면 전부 올립니다.
- 작성자가 해당 문단만 열어 지금도 맞는지 대조합니다. 달라졌으면 고치고, 근거가 철회되었으면 그 문장을 빼거나 다른 근거로 교체합니다.
- 관측 담당자가 그 원고에 걸린 질문 목록을 함께 검토합니다. 근거가 달라져 물을 것이 바뀌었으면 질문을 고치고 고친 날짜를 남깁니다.
- 운영 책임자가 점검한 날짜와 결과를 근거 목록의 같은 줄에 이어 기재합니다.
셋째 단계에서 같은 근거를 쓴 글을 전부 올리는 것이 중요합니다. 한 글만 고치면 나머지 글이 예전 내용을 그대로 말하게 되고, 병원 안에서 서로 다른 설명이 남습니다.
둘째 단계에서 사람 이름으로 정하는 이유는, 부서 이름으로 적어 두면 신호가 왔을 때 아무도 받지 않기 때문입니다. 한 사람이 여러 발행처를 맡아도 되지만 그 사람이 쉴 때 대신 맡을 사람도 함께 정합니다.
넷째 단계에서 근거가 철회되었을 때는 문장을 고치는 것으로 끝내지 않습니다. 이미 밖으로 옮겨 간 문장이 있을 수 있으므로, 정정 이력을 함께 남기고 옛 문장이 아직 읽히는지 관측으로 가려냅니다.
근거 목록에 담기는 것
| 칸 | 무엇을 적나 | 어느 신호에 쓰이나 | 누가 채우나 |
|---|---|---|---|
| 근거 이름과 발행처 | 인용한 자료를 특정할 수 있게 | 개정·철회 | 작성자 |
| 발행일과 개정 이력 | 언제 것을 썼는지 | 개정 | 작성자 |
| 출처 주소 | 원문이 있는 곳 | 접근 불가 | 작성자 |
| 쓴 원고와 문단 | 어느 글의 어느 문단인지 | 네 신호 모두 | 작성자 |
| 점검 날짜와 결과 | 확인한 날과 고친 내용 | 네 신호 모두 | 운영 책임자 |
이 목록은 한 번에 완성되지 않습니다. 새 글을 쓸 때마다 한 줄씩 더하는 방식이라, 시작할 때는 앞으로 쓸 글부터 채우고 이미 게시한 글은 손댈 일이 생겼을 때 더합니다.
쓴 원고와 문단 칸이 이 목록의 핵심입니다. 이 칸이 비어 있으면 신호가 와도 어느 글을 열어야 하는지 알 수 없어, 결국 전부 다시 읽는 방식으로 돌아갑니다.
근거 목록으로 두 번의 신호를 받은 내분비내과
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다.
한 내분비내과가 글 스물두 편을 두고 있었는데, 근거를 어디에 썼는지 정리한 것이 없었습니다. 작성자가 앞으로 쓸 글부터 목록을 만들기로 하고, 이미 게시한 글은 손댈 일이 생길 때 채우기로 했습니다.
운영 담당자가 신호를 받을 길을 정했습니다. 발행처 공지는 작성자가 챙기고, 작성자가 쉬는 날에는 운영 담당자가 대신 챙기기로 했습니다. 병원 운영이 바뀔 때는 원무 실장이 홍보 담당자에게 알리는 것을 절차로 넣었습니다.
넉 달 뒤 첫 신호가 왔습니다. 인용하던 지침 하나가 개정되었다는 공지였습니다. 목록에서 그 지침을 쓴 글을 찾으니 셋이었고, 문단 번호까지 적혀 있어 세 글의 해당 문단만 열면 되었습니다.
대조한 결과 셋 가운데 둘은 개정된 부분과 무관했고, 하나는 인용한 내용이 달라져 있었습니다. 작성자가 그 문단을 고치고 점검 날짜와 결과를 목록에 이어 기재했습니다.
여덟 달째에 두 번째 신호가 왔습니다. 출처 주소 하나가 열리지 않는 것을 확인 주기에 발견한 것입니다. 발행처가 자료를 옮긴 것이었고, 새 주소를 찾아 목록의 주소 칸을 고쳤습니다. 인용한 내용은 그대로여서 문단은 손대지 않았습니다.
같은 시기에 병원 쪽 신호도 하나 있었습니다. 검사 결과를 알려 주는 방법이 바뀌어 원무 실장이 알렸고, 그 절차가 적힌 문단이 든 글 둘을 찾아 고쳤습니다.
한 해 뒤 목록의 모습
한 해가 지나자 목록에는 새로 쓴 글 아홉 편과, 손댈 일이 생겨 채워 넣은 예전 글 다섯 편이 들어가 있었습니다. 스물두 편 가운데 열넷이 목록에 있는 셈이었습니다.
남은 여덟 편은 그해에 손댈 일이 없던 글이었습니다. 운영 담당자는 이것을 한꺼번에 채우려 하지 않고, 다음에 그 글을 열 때 채우기로 두었습니다.
한 해에 한 번 하는 확인에서는 글을 읽지 않고 신호를 받을 길만 따졌습니다. 작성자가 챙기던 발행처 하나가 공지 방식을 바꿔 메일이 오지 않고 있었고, 그것을 다시 연결했습니다.
관측 질문도 한 번 손댔습니다. 검사 결과를 알려 주는 방법이 바뀐 뒤, 옛 방법을 묻는 질문 하나가 목록에 남아 있어 새 방법으로 고치고 고친 날짜를 남겼습니다.
문단 번호를 적어 둔 것이 크게 도움이 되었습니다. 지침 개정 신호가 왔을 때 세 글을 통째로 읽지 않고 세 문단만 열어 대조했고, 그 일이 한 시간 안에 끝났습니다.
신호를 기다리지 않는 경우
안전과 관련된 내용이 달라졌다는 소식은 신호 절차를 기다리지 않습니다. 목록에서 찾는 일과 별개로 관련 글을 먼저 내리거나 그 문단을 가린 뒤, 확인이 끝나면 다시 올립니다.
같은 근거를 오래 써 온 글이라면 개정 이력 칸을 한 번 더 확인합니다. 발행처가 여러 차례 개정했는데 목록에는 처음 발행일만 남아 있는 경우가 있습니다. 이때는 지금 판을 기준으로 발행일을 갱신하고, 인용한 문단이 어느 판의 내용인지 함께 기재합니다.
대행사가 원고를 쓰는 경우에는 근거 목록을 넘겨받는 것을 계약에 넣습니다. 목록이 대행사에만 있으면 계약이 끝나는 날 신호를 받을 길도 함께 끊깁니다.
병원이 하지 않는 진료를 설명한 글도 마찬가지입니다. 진료를 그만두었다면 근거가 바뀐 것이 아니라 병원이 달라진 것이므로, 점검 목록에 올리기 전에 그 글을 내릴지부터 정합니다.
근거 재확인 자주 묻는 질문
Q1. GEO 원고의 근거 목록은 어떤 도구로 관리합니까?
A1. 병원이 이미 쓰는 표 계산 파일 한 장이면 됩니다. 원고 제목과 문단 번호, 근거의 이름과 주소를 한 줄에 쓰고, 점검 결과는 같은 줄 오른쪽에 이어 씁니다.
Q2. 발행처가 개정 공지를 따로 내지 않으면 어떻게 합니까?
A2. 그 발행처의 자료는 정한 주기에 직접 열어 판 번호나 발행일이 달라졌는지 대조합니다. 대조한 날과 판 번호를 근거 목록에 함께 남깁니다.
Q3. 원고 한 문단에 근거 자료가 여럿이면 근거 목록에 어떻게 적습니까?
A3. 자료 하나에 줄 하나씩 만들되 문단 번호는 같은 값을 씁니다. 목록에서 한 번호가 두세 줄에 걸쳐 보이는 것이 맞습니다. 그래야 그중 어느 자료가 개정되어도 같은 곳이 걸려 나옵니다.
Q4. 근거로 쓴 자료가 유료로 바뀌어 열 수 없게 되면 어떻게 합니까?
A4. 열 수 없게 된 날을 목록에 남기고, 병원이 전에 받아 둔 사본이 있는지 확인합니다. 사본으로 인용한 문단을 대조할 수 있으면 문장은 유지하되 출처 주소 옆에 열람 조건이 달라졌다고 밝힙니다.
Q5. 근거가 바뀐 글의 제목도 고쳐야 합니까?
A5. 제목이 바뀐 근거의 내용을 담고 있다면 문단과 함께 고칩니다. 제목을 고치면 그 글로 이어진 다른 글의 연결 문구도 함께 검토합니다.