글쓰기 전 병원이 갖출 자료
병원 블로그 운영 전 병원이 준비할 자료는 사실 자료, 내용을 확인해 줄 사람과 시간, 쓸 수 있는 사진의 세 묶음입니다. 작성자가 혼자 만들 수 없는 내용이므로 첫 글을 쓰기 전에 병원 쪽에서 갖춥니다. 첫째 사실 자료에는 진료 항목 목록, 진료 시간과 휴무, 예약과 접수 절차, 준비물과 서류 발급 방법이 여기에 듭니다. 둘째는 원고를 읽고 답해 줄 사람과 시간입니다. 진료 내용이 들어간 문장을 누가 언제 읽어 줄지 정해야 합니다. 셋째는 쓸 수 있는 사진입니다. 병원 외부와 내부, 접수 창구처럼 방문 전에 보면 도움이 되는 모습입니다.
세 묶음 가운데 둘째가 가장 자주 빠집니다. 자료를 모두 넘겨도 읽어 줄 시간이 없으면 초안이 쌓이기만 합니다. 그래서 착수 여부는 자료가 있느냐보다 검토할 시간이 잡혀 있느냐로 판단합니다. 한 주에 삼십 분이라도 정해 두면 시작할 수 있습니다. 시간을 정하지 못했다면 먼저 그것부터 정한 뒤 착수일을 정합니다.
자료별 제공자와 없을 때의 처리
아래 표는 첫 달에 필요한 자료를 정리한 것입니다. 넷째 칸은 그 자료 없이 시작할 수 있는지에 대한 판단입니다.
| 자료 | 주는 사람 | 없으면 생기는 일 | 착수 판단 |
|---|---|---|---|
| 진료 항목 목록 | 실장과 원장 | 글에 없는 진료가 적힐 수 있습니다. | 없으면 시작하지 않습니다. |
| 진료 시간과 휴무 | 실장 | 안내가 어긋나 문의가 늘어납니다. | 없으면 시작하지 않습니다. |
| 예약·접수 절차 | 접수 담당 | 독자가 다음에 할 일을 모릅니다. | 없으면 시작하지 않습니다. |
| 검토 담당과 시간 | 원장 | 초안만 쌓입니다. | 없으면 시작하지 않습니다. |
| 사진 | 병원 또는 촬영 | 글만 올라가 읽기 어렵습니다. | 없어도 시작할 수 있습니다. |
| 환자 질문 기록 | 접수 담당 | 주제를 짐작으로 고르게 됩니다. | 모으면서 시작할 수 있습니다. |
넷째 칸이 「시작하지 않습니다」인 자료는 네 가지입니다. 이 넷이 준비되면 첫 글은 쓸 수 있습니다. 나머지는 진행하면서 채웁니다.
자료에 맞춘 첫 달 작성 범위
자료가 갖춰진 만큼만 첫 달 주제를 정합니다. 예약과 접수 절차, 준비물, 위치와 주차처럼 확인된 사실로 쓸 수 있는 주제가 먼저입니다. 증상이나 치료 방법을 다루는 주제는 읽어 줄 사람의 시간이 더 필요하므로 뒤로 미룹니다. 첫 달에는 검토가 짧게 끝나는 주제를 고르면 흐름이 끊기지 않습니다.
범위를 정할 때 편수도 함께 정합니다. 확인 시간이 한 주에 삼십 분이면 한 주에 한 편이 현실적입니다. 편수를 먼저 정하고 자료를 맞추면 첫 달부터 밀립니다.
목록·수집·확인 시간·착수의 순서
첫째, 필요한 자료의 목록을 만듭니다. 위 표를 그대로 써도 됩니다. 둘째, 자료마다 지금 어디에 있는지 기록합니다. 예약 화면에 있는지, 창구 인쇄물에 있는지, 사람의 기억에만 있는지 밝힙니다. 기억에만 있는 항목은 문서로 옮깁니다. 셋째, 확인할 사람과 시간을 정합니다. 요일과 시간을 정하고 그 시간에 무엇을 읽을지도 정합니다.
넷째, 첫 달 주제를 자료에 맞춰 정합니다. 다섯째, 초안과 확인, 게시의 순서를 한 줄로 기록합니다. 초안을 언제까지 쓰고, 원장 답은 어느 요일에 받고, 게시는 언제 하는지 정합니다. 여섯째, 첫 두 편을 진행해 보고 이 순서가 맞는지 점검합니다. 검토가 밀리면 편수를 줄이고, 자료가 모자라면 목록을 다시 채웁니다. 일곱째, 진행하면서 환자 질문을 적어 다음 달 주제로 씁니다.
기억에만 있는 내용의 문서화
예약 절차나 준비물은 오래 일한 직원이 알고 있는 경우가 많습니다. 물어보면 답이 나오지만 글로 옮겨 둔 곳은 없습니다. 이런 항목은 한 번에 정리합니다. 접수 담당 두 사람에게 같은 질문을 하고 답이 다른 부분을 맞춥니다. 맞추면서 예외도 함께 기록합니다. 서류 발급처럼 상황에 따라 달라지는 항목은 어떤 경우에 달라지는지 한 줄씩 기록합니다. 정리한 문서는 작성자와 직원이 같은 것을 보게 한곳에 보관합니다.
짧게 고정하는 검토 시간
확인을 몰아서 하면 한 번에 여러 편을 읽게 되어 시간이 더 듭니다. 한 주에 한 번 정해진 시간에 그 주의 글만 읽는 편이 빠릅니다. 읽을 때 볼 것도 미리 정합니다. 진료 항목 이름이 맞는지, 하지 않는 진료가 적히지 않았는지, 표현이 단정적이지 않은지 세 가지면 시작할 수 있습니다.
검토 결과는 글에 직접 표시해 돌려줍니다. 말로 전하면 작성자가 다시 묻게 됩니다. 고칠 곳이 많으면 그 주제는 뒤로 미루고 자료를 더 갖춘 뒤에 씁니다.
모을 자료와 보관 위치
새로 만드는 것은 자료 목록과 질문 기록입니다.
| 자료 | 지금 있는 곳 | 옮겨 둘 곳 | 맡는 사람 |
|---|---|---|---|
| 진료 항목 목록 | 진료 프로그램과 원장 기억 | 공유 문서 | 실장 |
| 진료 시간과 휴무 | 근무표 | 공유 문서와 지도 정보 | 실장 |
| 예약·접수 절차 | 창구 설명 | 공유 문서 | 접수 담당 |
| 사진 | 휴대전화와 옛 인쇄물 | 사진 폴더 | 담당 직원 |
| 환자 질문 기록 | 메모와 문의함 | 질문 기록지 | 접수 담당 |
옮겨 둘 곳을 한곳으로 정하면 작성자가 매번 묻지 않습니다. 폴더 하나에 문서와 사진을 함께 두는 편이 찾기 쉽습니다.
가상의 의원으로 본 착수 준비
아래는 이해를 돕기 위해 만든 가상의 사례입니다. 실제 병원의 기록이 아닙니다. 가상의 가정의학과 J의원은 블로그를 시작하기로 하고 작성자를 정했습니다. 작성자는 첫 주에 세 편을 쓰겠다고 했지만, 진료 항목 목록이 없었습니다. 예약 절차도 직원마다 설명이 조금씩 달랐습니다.
실장은 먼저 자료 목록을 만들었습니다. 진료 항목은 원장과 확인해 공유 문서에 적었습니다. 예약 절차는 접수 담당 두 명에게 각각 물어 다른 부분을 맞췄습니다. 진료 시간과 휴무는 근무표에서 옮겼습니다. 사진은 아직 없어 첫 달에는 글만 올리기로 했습니다.
확인 시간 확정과 첫 달 편수 조정
원장이 확인할 수 있는 시간은 화요일 진료 후 삼십 분이었습니다. J의원은 첫 달을 주 1편으로 잡았습니다. 작성자는 월요일까지 초안을 보내고, 화요일에 원장 답을 받고, 수요일에 올리기로 했습니다. 첫 달 주제는 예약 방법, 접수 준비물, 위치와 주차, 서류 발급 절차로 정했습니다. 모두 확인된 사실로 쓸 수 있는 주제였습니다.
두 번째 글에서 검토가 길어졌습니다. 서류 발급 절차에 예외가 있었는데 문서에 적혀 있지 않았기 때문입니다. 실장은 그 예외를 문서에 더했습니다. 세 번째 글부터는 검토가 십 분 안에 끝났습니다.
질문 기록으로 정한 다음 달 주제
첫 달 동안 접수 담당은 환자가 묻는 말을 한 줄씩 적었습니다. 한 달이 지나자 반복되는 질문이 보였습니다. J의원은 다음 달 주제를 그 질문에서 골랐습니다. 짐작으로 주제를 고르지 않아도 됐고, 글을 올린 뒤 같은 질문의 전화가 줄었는지도 볼 수 있었습니다.
사진은 둘째 달에 찍었습니다. 휴진일 오전에 외부와 접수 창구, 대기 공간을 찍어 폴더에 넣었습니다. 사진이 생긴 뒤에는 위치와 주차 글에 사진을 더해 다시 올렸습니다.
자료가 없어 미룬 주제
작성자가 검진 항목을 주제로 잡았는데 항목별 준비물이 정리돼 있지 않았습니다. 정리하려면 원장과 실장이 함께 시간을 내야 했습니다. J의원은 그 주제를 다음 달로 미루고, 대신 준비물 문서를 만드는 일을 그달 할 일로 적었습니다. 미룬 주제는 목록에 남겨 두었고, 문서가 완성된 뒤 다음 달 첫 글로 썼습니다. 자료 없이 쓰기 시작했다면 초안이 멈춘 채로 남았을 것입니다.
자료 폴더와 검토 일정의 인계
넘길 것은 네 가지입니다. 자료를 모아 둔 폴더의 위치, 확인하는 사람과 요일, 첫 달에 정한 진행 순서, 그리고 질문 기록지입니다. 문서에 적어 둔 예외 항목도 함께 넘깁니다. 다음 작성자가 같은 것을 다시 묻지 않습니다.
병원 블로그 준비 자료 자주 묻는 질문
Q1. 병원 블로그 자료가 다 갖춰질 때까지 첫 글을 미뤄야 하나요?
A1. 네 가지가 갖춰지기 전에도 할 일은 있습니다. 접수 담당은 질문 기록을 모으고, 오래 일한 직원의 설명은 문서로 옮깁니다. 그러면 첫 글의 주제가 미리 손에 들어옵니다.
Q2. 병원 블로그 작성자가 병원 밖 사람이면 무엇을 더 주나요?
A2. 병원 안에서 쓰는 말과 환자가 쓰는 말이 다른 항목의 목록을 줍니다. 밖에서 온 작성자는 창구 인쇄물의 말을 그대로 옮길 수 있으므로, 질문 기록을 같이 보여 주어 그 차이를 메웁니다.
Q3. 병원 블로그 원고를 검토할 사람이 원장뿐이면 어떻게 하나요?
A3. 원장이 볼 항목을 줄입니다. 진료 내용이 들어간 문장만 원장이 보고, 절차와 안내는 실장이 확인하는 식으로 나눕니다.
Q4. 블로그 주제로 쓸 환자 질문 기록은 언제부터 모으나요?
A4. 첫 글을 쓰기 전부터 모읍니다. 2주만 모아도 주제 두세 개는 나옵니다. 기록이 없으면 첫 달 주제는 절차와 안내로 채웁니다.
Q5. 직원이 아는 자료를 문서로 옮기는 데 시간이 오래 걸리면 어떻게 하나요?
A5. 항목마다 가장 잘 아는 직원을 한 명씩 정해 한 쪽 분량만 옮기게 하고, 작성자가 모아 한 문서로 맞춥니다. 말로 설명하는 편이 빠른 직원이면 작성자가 받아 적은 뒤 맞는지만 묻습니다.
작성자에게 넘기지 않는 자료
환자 기록과 상담 내용은 넘기지 않습니다. 질문 기록도 환자를 알아볼 수 있는 내용은 빼고 질문만 남깁니다. 진료 사진이나 검사 이미지는 글에 쓰지 않고, 필요하면 그림으로 대신할지 원장이 정합니다. 직원 개인 연락처나 계정 정보도 공유 폴더에 두지 않습니다.
비용 자료는 확인 절차를 거친 항목만 넘깁니다. 확인되지 않은 금액은 글에 적지 않고 확인 방법만 안내합니다.
작성자가 외부 사람이면 공유 폴더의 권한도 정합니다. 읽기만 할 수 있게 두고, 파일을 내려받아 보관하지 않도록 합니다. 계약이 끝나면 권한을 거두고 폴더에 남은 파일을 점검합니다.
첫 달 뒤 준비 상태 재확인
첫 달이 지나면 세 가지를 점검합니다. 검토가 정한 시간 안에 끝났는지, 자료가 모자라 멈춘 글이 있었는지, 질문 기록이 모였는지입니다. 검토가 계속 밀렸다면 편수를 줄이거나 원장이 볼 항목을 나눕니다. 멈춘 글이 있었다면 그 자료를 문서에 더합니다. 질문 기록이 모였다면 다음 달 주제를 거기에서 정합니다. 점검한 내용은 자료 폴더의 첫 줄에 날짜와 함께 기록합니다.