쓰는 비용과 지키는 비용의 차이
공식 출처를 지키는 비용은 글을 쓰는 비용과 성격이 달라, 병원 콘텐츠 예산에서 따로 잡아야 합니다. 병원 글에 규정이나 공공기관의 안내를 근거로 붙이면 글의 값이 올라갑니다. 읽는 사람이 무엇을 보고 쓴 글인지 알 수 있고, 병원도 그 문장을 어디에서 가져왔는지 되찾을 수 있습니다.
그런데 붙이는 일은 한 번이고, 지키는 일은 그 뒤로 이어집니다. 가리킨 문서의 주소가 달라지기도 하고, 문서 자체가 개정되어 내용이 달라지기도 합니다. 글은 그대로인데 근거가 달라져 있으면 그 글은 틀린 근거를 가리키는 글이 됩니다.
그래서 예산을 둘로 나눕니다. 하나는 글을 쓰는 데 드는 것이고, 다른 하나는 붙여 놓은 근거를 이어서 관리하는 데 드는 것입니다. 앞의 것은 편수로 잡히고 뒤의 것은 쌓인 편수만큼 해마다 늘어납니다.
나누지 않으면 뒤의 일이 아무 예산에도 들어가지 않습니다. 글은 계속 늘어나는데 검토하는 일은 누구의 일도 아닌 상태가 되고, 어느 해에 근거가 어긋나 있는 것을 뒤늦게 알게 됩니다.
두 예산의 성격도 다릅니다. 글쓰기는 그해에 몇 편을 쓸지로 정해지지만, 확인은 그동안 쌓인 글 전체가 대상입니다. 올해 한 편도 쓰지 않아도 검토할 일은 남아 있고, 글을 많이 쓴 해의 다음 해에는 챙길 일이 늘어납니다.
근거를 붙인 뒤 되풀이되는 일
근거를 붙인 뒤 이어지는 일은 아래와 같습니다.
| 되풀이되는 일 | 무엇을 확인하는지 | 하지 않으면 |
|---|---|---|
| 주소 확인 | 가리킨 문서가 그 주소에서 열리는지 | 근거가 열리지 않는 글이 남습니다. |
| 개정 확인 | 문서의 내용이 달라졌는지 | 옛 기준을 가리키게 됩니다. |
| 문장 재검토 | 본문의 주장이 지금 근거와 맞는지 | 근거와 본문이 어긋납니다. |
| 목록 관리 | 어느 글이 어느 문서를 가리키는지 | 개정 소식이 와도 찾을 수 없습니다. |
넷째 줄이 앞의 셋을 가능하게 합니다. 어느 글이 무엇을 가리키는지 한 장에 모여 있어야 문서가 개정되었을 때 고칠 글을 바로 추릴 수 있습니다.
셋째 줄은 사람이 읽어야 하는 일입니다. 주소가 열리고 문서가 그대로여도 본문의 문장이 그 근거로 말할 수 있는 범위를 넘고 있으면 고쳐야 합니다.
넷을 모두 사람이 하지는 않습니다. 첫째 줄은 도구로 할 수 있고, 둘째 줄은 기관이 알리는 소식을 받아 확인할 수 있습니다. 예산으로 헤아릴 것은 사람이 읽어야 하는 셋째 줄과 목록을 관리하는 일입니다.
표의 넷은 한 사람이 맡아도 되고 나눠 맡아도 됩니다. 나눠 맡을 때는 목록을 누가 관리하는지만 한 사람으로 정해 놓으면 일이 흩어지지 않습니다.
유지 예산을 나누는 순서
아래 순서로 정리합니다.
- 근거를 붙인 글의 목록을 만듭니다. 글의 번호, 가리키는 문서, 붙인 날짜를 한 줄씩 기재합니다.
- 문서마다 개정이 알려지는 방법을 알아냅니다. 소식을 받을 수 있는 곳이 있는지, 없다면 직접 챙겨야 하는지 기재합니다.
- 확인 주기를 정합니다. 주소 대조는 짧은 주기로, 개정 확인과 문장 재검토는 긴 주기로 정합니다.
- 한 번 챙기는 데 드는 일의 양을 헤아립니다. 글 몇 편을 누가 얼마 동안 검토하는지까지 정하면 예산으로 옮길 수 있습니다.
- 글쓰기 예산과 나눠 기재합니다. 같은 항목에 섞으면 글을 더 쓰는 쪽으로 쓰이게 됩니다.
- 글이 늘어날 때 유지 예산도 함께 늘립니다. 편수가 늘면 챙길 것도 늘어납니다.
셋째 단계에서 주기를 너무 짧게 정하면 지키지 못합니다. 지킬 수 있는 주기로 정하고, 지켜지는지를 먼저 확인한 뒤에 필요하면 줄입니다.
여섯째 단계가 이 글의 요지입니다. 글쓰기 예산만 늘리고 유지 예산을 그대로 두면 글이 늘수록 대조되지 않은 근거도 함께 늘어납니다.
넷째 단계에서 헤아릴 때는 한 편에 드는 시간을 재어 편수로 곱합니다. 몇 편을 점검해 보면 대략의 크기가 나오고, 그 값이 다음 해의 예산이 됩니다. 처음에는 재는 일부터 하고, 재지 않은 채로 예산을 정하지 않습니다.
다섯째 단계에서 나눠 기재할 때는 이름도 나눕니다. 글쓰기와 유지가 한 이름 아래에 있으면 집행할 때 다시 섞이고, 섞이면 그해에 급한 쪽으로 쓰이게 됩니다.
확인 항목별 주기와 담당
점검 항목을 아래와 같이 정합니다.
| 항목 | 주기 | 맡는 사람 |
|---|---|---|
| 주소가 열리는지 | 분기마다. | 글을 관리하는 담당 |
| 문서가 개정되었는지 | 반기마다와 소식이 왔을 때 | 글을 관리하는 담당 |
| 본문이 근거와 맞는지 | 개정이 확인된 때 | 글을 쓴 사람과 검수 담당 |
| 목록에 빠진 글이 있는지 | 반기마다. | 글을 관리하는 담당 |
셋째 줄만 사람이 판단하는 일이고 나머지는 대조하는 일입니다. 판단하는 일에는 시간이 더 들므로 예산을 잡을 때 따로 헤아립니다.
주기는 병원의 사정에 맞춰 정합니다. 규정이 거듭 달라지는 분야를 다루는 병원이라면 개정 점검의 주기를 짧게 정하게 됩니다.
맡는 사람이 정해져 있지 않으면 주기를 정해도 지켜지지 않습니다. 담당이 바뀌는 병원이라면 인계 항목에 이 목록과 주기를 함께 넣습니다.
근거 문서 변경을 뒤늦게 안 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 상황입니다.
한 산부인과 의원이 몇 해 동안 글을 쌓았습니다. 안내 문서를 근거로 붙인 글이 여러 편이었고, 붙일 때마다 주소도 함께 기재했습니다.
어느 날 방문자가 글의 근거를 눌렀는데 문서가 열리지 않는다고 알려 왔습니다. 점검해 보니 그 기관이 홈페이지를 새로 만들면서 주소가 달라져 있었습니다. 같은 문서를 가리키던 다른 글도 마찬가지였습니다.
담당이 근거를 붙인 글을 찾으려 했지만 목록이 없어 한 편씩 열어 대조해야 했습니다. 며칠이 걸렸고, 그사이 어느 글이 남았는지도 헷갈렸습니다.
확인하다가 다른 것도 드러났습니다. 한 문서는 두 해 전에 개정되어 있었고, 그 문서를 근거로 쓴 문장은 옛 기준으로 적혀 있었습니다. 주소는 열렸기 때문에 아무도 알아채지 못한 것이었습니다.
병원은 목록을 만들고 예산을 나눴습니다. 글을 쓰는 예산과 별도로, 분기마다 주소를 검토하고 반기마다 개정을 점검하는 일을 누가 얼마나 하는지 정해 예산에 기재했습니다.
대조하는 동안 담당은 근거가 붙지 않은 글도 눈에 들어왔습니다. 같은 주제를 다루면서 한 편에는 근거가 있고 다른 편에는 없는 경우였습니다. 어느 쪽이 맞는지 정하는 일도 목록에 함께 올렸습니다.
근거 목록으로 줄어든 확인 시간
목록에는 글의 번호와 가리키는 문서, 붙인 날짜, 마지막으로 검토한 날짜를 기재했습니다. 문서가 개정되었다는 소식이 오면 그 문서를 가리키는 줄만 추려 고치면 되었습니다.
점검한 날짜를 남기자 어느 글이 오래 확인되지 않았는지도 드러났습니다. 담당은 날짜가 이른 줄부터 대조해 한쪽에 몰리지 않게 했습니다.
근거를 붙이는 기준도 다시 정했습니다. 꼭 필요하지 않은 곳에는 붙이지 않기로 한 것입니다. 붙인 만큼 지켜야 하므로, 본문의 주장을 병원의 절차로 설명할 수 있다면 근거를 따로 붙이지 않았습니다.
새 글을 쓸 때는 목록에 한 줄을 더하는 것까지가 글쓰기의 마무리가 되었습니다. 나중에 모아 적으면 빠지는 글이 생기기 때문입니다.
실장은 대조에 든 시간도 기록하기로 했습니다. 다음 해에 예산을 정할 때 지난해에 얼마나 들었는지가 있으면 어림잡지 않아도 되기 때문입니다.
출처 유지 비용 자주 묻는 질문
Q1. 근거를 적게 붙이면 점검할 일도 줄지 않습니까?
A1. 줄어듭니다. 다만 빼기 전에 모을 수 있는지부터 검증합니다. 한 글에 같은 내용을 담은 문서가 여러 개 붙어 있다면 가장 공식적인 문서 하나로 모으면 목록의 줄이 줄어듭니다. 여러 글이 같은 문서를 가리키는 것은 부담이 아닙니다. 그 문서가 개정되면 한 번 점검으로 고칠 글을 함께 추릴 수 있기 때문입니다.
Q2. 확인은 사람이 해야 합니까?
A2. 개정과 본문 대조는 사람이 읽어야 하지만, 그 일도 나눌 수 있습니다. 개정 전후 문서에서 달라진 문장을 먼저 표시하는 일은 글을 관리하는 담당이 맡고, 본문이 그 범위를 넘는지 판단하는 일만 글을 쓴 사람과 검수 담당이 맡으면 읽는 시간이 줄어듭니다. 도구로 주소를 검사할 때도 열리기는 하지만 다른 문서로 넘어가는 주소가 있으므로, 넘어간 주소는 사람이 한 번 엽니다.
Q3. 대행사가 글을 쓰는 경우에는 누가 지킵니까?
A3. 계약에 점검까지 담을지 정합니다. 담지 않는다면 병원이 맡는 일이 되므로, 그만큼을 병원 예산에 기재합니다.
Q4. 오래된 글의 근거는 어디까지 검증합니까?
A4. 지금도 열리는 글부터 점검합니다. 방문자가 볼 수 있는 글이 먼저이고, 내린 글은 확인의 대상이 아닙니다.
Q5. 근거가 사라진 문서는 어떻게 합니까?
A5. 같은 내용을 담은 다른 공식 문서가 있는지 검증하고, 없다면 본문에서 그 주장을 병원의 절차로 다시 씁니다. 사라진 문서를 계속 가리키지 않습니다.
확인 예산이 필요 없는 단기 글
기간이 지나면 내리는 안내처럼 오래 두지 않는 글에는 점검 예산을 잡지 않아도 됩니다. 다만 그 글을 내리는 날짜를 함께 정해 두어야 검증 대상에서 빠집니다.
내리지 않고 남겨 둔 글은 오래 두는 글과 같습니다. 기간이 지난 뒤에도 열려 있다면 목록에 올려 함께 검증합니다.
병원이 만든 자료를 근거로 붙인 경우도 다릅니다. 병원의 절차 문서나 안내문은 병원이 고치는 것이므로, 밖의 문서처럼 개정을 따로 좇는 것이 아니라 고칠 때 그 글을 함께 고치는 항목으로 관리합니다.
해마다 하는 예산과 실제 비교
확인은 해마다 합니다. 잡아 놓은 점검 예산과 실제로 든 일을 견주고, 모자랐다면 다음 해에 늘립니다.
글이 얼마나 늘었는지도 함께 셉니다. 편수가 늘어난 만큼 검토할 것도 늘었는지, 늘어난 편수 가운데 근거를 붙인 글이 얼마나 되는지를 알아내면 다음 해의 크기를 정할 수 있습니다.
검증한 결과는 목록과 같은 곳에 남깁니다. 다음 해에 열어 지난해에 무엇을 정했는지 이어서 확인할 수 있습니다.
검증에서 오래 검증되지 않은 글이 많이 나오면 주기가 아니라 편수가 문제일 수 있습니다. 관리할 수 있는 편수를 넘었다면 근거를 붙인 글을 정리하는 일도 함께 정합니다.