진행이 아니라 대기인 쌓인 초안
검수가 작성보다 느릴 때 병원 콘텐츠 제작량은 검수가 다음 기간에 처리할 수 있는 편수에서 지금 대기 중인 편수를 뺀 만큼으로 정합니다. 작성이 빠르고 검수가 느리면 검수 앞에 원고가 쌓입니다. 쌓인 원고는 나간 것이 아니므로 읽는 분에게 닿지 않았고, 그사이 원내 사정이 달라지면 고쳐야 할 수도 있습니다. 많이 썼다는 말과 많이 나갔다는 말은 다릅니다.
그래서 다음 묶음을 정할 때는 검수가 하루에 몇 편을 처리하는지를 기준으로 삼습니다. 작성이 더 할 수 있다고 그만큼 쓰지 않습니다.
대기가 이미 처리량을 넘고 있다면 그 기간에는 새로 쓰지 않고 대기를 먼저 줄입니다.
줄이는 방법은 세 가지입니다. 작성 편수를 줄이는 것, 검수에서 볼 범위를 줄이는 것, 되풀이되는 오류를 없애 검수에 걸리는 시간을 줄이는 것입니다.
세 가지 가운데 마지막이 먼저입니다. 같은 이유로 되풀이해 반려되는 것이 있다면, 그것을 없애는 것만으로 검수에 걸리는 시간이 줄어듭니다. 편수를 줄이는 것은 그다음입니다.
대기와 반려 이유로 정하는 조치
지금 상태에 따라 할 일이 다릅니다.
| 지금 상태 | 무엇이 문제인가 | 할 일 |
|---|---|---|
| 대기가 적고 반려도 적다. | 문제 없음 | 지금 편수를 이어 간다. |
| 대기가 늘어나는데 반려는 적다. | 작성이 검수보다 빠르다. | 다음 묶음을 처리량에 맞춰 줄인다. |
| 대기가 늘어나고 반려도 잦다. | 고치느라 검수가 두 번 걸린다. | 반려 이유부터 없앤 뒤 편수를 정한다. |
| 대기는 적은데 반려가 잦다. | 편수가 적어 드러나지 않을 뿐이다. | 편수를 늘리기 전에 반려 이유를 없앤다. |
넷째 줄은 지나치게 되는 경우입니다. 대기가 적으면 문제가 없어 보이지만, 반려가 잦은 채로 편수를 늘리면 곧 셋째 줄이 됩니다. 편수를 늘리기 전에 반려 이유를 확인하는 이유가 여기 있습니다.
검수 범위 줄이기와 건너뛰기의 차이
검수에서 볼 범위를 줄이기로 했다면 무엇을 빼는지 정해야 합니다. 바쁘다는 이유로 그때그때 덜 확인하는 것은 줄이는 것이 아니라 건너뛰는 것입니다.
뺄 수 있는 것은 뒤에 고쳐도 되는 것입니다. 문장을 다듬는 일이나 표현을 다시 정하는 일은 나간 뒤에 고쳐도 읽는 분에게 닿은 내용이 틀리지 않습니다.
뺄 수 없는 것은 진료 내용이 맞는지와 조건이 빠지지 않았는지입니다. 이 둘은 틀린 채로 나가면 고쳐도 이미 읽으신 분이 남습니다.
범위를 줄였다면 뺀 것을 기재합니다. 언제부터 무엇을 빼고 있는지 남아 있어야, 대기가 줄어든 뒤에 다시 넣을 수 있습니다. 기재하지 않으면 빼 둔 것이 그대로 굳어집니다.
처리량과 대기로 정하는 다음 묶음
정하는 순서입니다.
먼저 검수의 하루 처리량을 셉니다. 지난 한 달 동안 검수를 마친 편수를 일한 날수로 나누면 됩니다. 한두 주만으로는 그때의 사정에 흔들리므로 한 달을 기준으로 합니다.
다음으로 지금 대기 중인 편수를 셉니다. 검수에 들어갔으나 끝나지 않은 것과 아직 들어가지 않은 것을 함께 셉니다. 고쳐서 다시 들어갈 원고도 대기에 넣습니다. 두 번째 검수도 시간이 걸리기 때문입니다.
그리고 다음 기간에 처리할 수 있는 편수를 냅니다. 하루 처리량에 그 기간의 일한 날수를 곱합니다. 휴진일과 검수를 맡은 분이 자리를 비우는 날을 빼야 실제에 가깝습니다.
그다음 다음 묶음의 편수를 정합니다. 처리할 수 있는 편수에서 지금 대기를 뺀 값입니다. 값이 없거나 음수라면 그 기간에는 새로 쓰지 않습니다.
마지막으로 반려 이유를 확인합니다. 지난 기간의 반려를 이유별로 세어, 되풀이되는 것이 있으면 기획서나 기준에 넣습니다. 이 작업을 하지 않으면 다음 기간에도 같은 이유로 두 번씩 검수하게 됩니다.
정한 편수는 기간이 끝날 때 맞았는지 확인합니다. 정한 만큼 썼는데 대기가 그대로거나 늘었다면 처리량을 실제보다 크게 잡은 것입니다. 반대로 대기가 없어지고 검수가 기다렸다면 다음 기간에는 편수를 늘립니다. 두세 기간을 이렇게 맞추면 원내에 맞는 편수가 정해집니다.
세는 데 쓰는 기록과 없을 때의 방법
편수를 정할 때 쓰는 기록입니다.
| 기록 | 무엇을 세나 | 없을 때 |
|---|---|---|
| 검수 완료 기록 | 기간별로 검수를 마친 편수 | 지난 기간의 내보낸 편수로 대신 세고, 앞으로는 검수 완료를 기재한다. |
| 대기 목록 | 지금 검수 앞에 있는 편수와 그 가운데 재검수 | 원고 상태를 한 줄로 기재해 대기인지 아닌지 가린다. |
| 반려 기록 | 반려 이유와 같은 이유의 횟수 | 반려할 때 이유를 한 줄로 기재하도록 정한다. |
첫째 줄에서 검수 완료와 내보낸 편수는 다릅니다. 검수는 끝났으나 내보낼 날을 기다리는 원고가 있으면 두 값이 어긋납니다. 대신 셀 때는 그 차이를 알고 쓰고, 이어서 기재할 때부터는 검수 완료를 따로 셉니다.
대기 열여덟 편에서 시작한 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 한 소아청소년과 의원(가상)에서 한 달에 스무 편을 쓰기로 하고 넉 달을 이어 왔는데, 내보낸 것은 그만큼 늘지 않았습니다.
세어 보니 검수 앞에 열여덟 편이 대기하고 있었습니다. 그 가운데 다섯 편은 고쳐서 다시 들어갈 원고였습니다.
검수의 하루 처리량을 셌습니다. 지난 한 달에 검수를 마친 것이 열두 편이었고 일한 날은 스무 날이었으므로, 하루에 한 편이 되지 않았습니다. 다음 달에 일할 날이 스무 날이라면 처리할 수 있는 것은 열두 편이었습니다.
처리할 수 있는 열두 편에서 대기 열여덟 편을 빼면 남는 것이 없었습니다. 앞의 표 셋째 줄에 해당했습니다. 대기가 늘어나 있고 반려도 잦았기 때문입니다.
그래서 다음 달에는 새로 쓰지 않기로 하고 반려 이유부터 확인했습니다. 지난 넉 달의 반려는 스물세 건이었고, 그 가운데 열한 건이 같은 이유였습니다. 글에서 읽는 분이 스스로 할 수 있는 범위가 어디까지인지 원고마다 달랐던 것입니다. 기획서에 그 항목을 넣고, 이미 쓴 대기 원고에도 미리 반영했습니다.
그다음 달에 대기가 여섯 편으로 줄었습니다. 반려는 세 건이었고 같은 이유는 없었습니다. 처리량이 열네 편으로 늘어, 다음 묶음은 여덟 편으로 정했습니다. 스무 편이 아니라 여덟 편이었습니다.
편수를 줄인 사실의 기록
정한 편수와 그 근거를 기재했습니다. 처리량, 대기, 그래서 정한 편수 세 가지를 한 줄로 남기면 다음 기간에 견줄 수 있습니다.
줄인 이유도 함께 남겼습니다. 기록이 없으면 편수가 줄어든 것만 남아 일이 줄었다고 읽힙니다. 대기를 줄이려고 정한 것이라는 근거가 함께 있어야 합니다.
반려 이유를 없앤 것도 기재했습니다. 같은 이유가 다시 나오면 그때 넣은 항목이 지켜지고 있는지부터 확인합니다.
이 기록은 다음에 편수를 늘릴 때도 쓰입니다. 검수를 맡은 분이 늘거나 반려가 줄면 처리량이 달라지므로, 그때마다 같은 방식으로 다시 세어 편수를 정합니다. 한 번 정한 편수를 계속 쓰면 검수가 빨라진 뒤에도 적게 쓰거나, 느려진 뒤에도 그대로 써서 다시 쌓입니다.
제작량 조절 자주 묻는 질문
Q1. 제작량을 줄인 기간에는 원고를 쓰는 사람이 쉬게 되지 않나요?
A1. 편수를 줄인 기간에는 쓰는 일 대신 다음 기간에 쓸 것을 준비합니다. 자료를 모으고 기획서를 다듬고, 반려 이유를 없앨 항목을 정리합니다. 이 준비가 되어 있으면 다음 기간의 작성이 빨라지고 반려도 줄어듭니다. 대기 원고에서 미리 고칠 것이 있다면 그것도 이 기간에 합니다.
Q2. 검수를 맡은 분이 바빠 처리량이 들쑥날쑥하면 어떻게 하나요?
A2. 한 달치를 모아 세면 들쑥날쑥한 것이 고르게 됩니다. 다만 진료가 몰리는 기간이 정해져 있다면 그 기간의 처리량을 따로 세어, 그때는 편수를 적게 정합니다. 진료가 한가한 기간에는 반대로 늘려, 한 해로 보면 총량이 맞게 됩니다.
Q3. 검수하는 사람을 여럿으로 늘리면 처리량이 그만큼 늘어나나요?
A3. 그대로 늘지는 않습니다. 두 분이 서로 다른 기준으로 확인하면 되돌아가는 일이 생겨 늘어난 만큼 빨라지지 않습니다. 검수를 나눌 때는 무엇을 누가 확인하는지 먼저 갈라 정하고, 나눈 뒤의 처리량을 다시 세어 편수를 정합니다. 나누기 전의 처리량을 그대로 쓰면 편수가 실제보다 많아집니다.
Q4. 콘텐츠 편수를 줄이면 목표한 총량을 채우지 못하지 않나요?
A4. 총량을 정할 때 검수 처리량을 넣지 않은 것입니다. 지금 처리량으로 기간을 다시 셈해 언제 채워지는지 냅니다. 그 기간이 너무 길다면 총량을 줄이거나 검수 쪽을 늘리는 것이 답이고, 쓰기만 늘리는 것은 답이 아닙니다.
Q5. 원고를 쓰는 사람이 스스로 확인하면 검수가 줄어들지 않나요?
A5. 줄어들 수 있지만, 검수에서 다시 확인하지 않으려면 확인한 흔적이 남아야 합니다. 원고를 넘길 때 스스로 확인한 항목에 표시를 남기게 하고, 처음 몇 달은 검수에서 몇 편씩 그 표시가 맞는지 다시 확인합니다. 진료 내용과 조건은 표시가 있어도 검수에서 빼지 않습니다.
날짜가 걸린 안내의 별도 처리
여기까지는 되풀이해 만드는 원고의 이야기입니다. 휴진 안내나 운영 변경처럼 날짜가 지나면 뜻이 없어지는 것은 대기 순서와 무관하게 먼저 검수합니다. 이런 원고는 편수를 정할 때도 따로 셉니다. 정한 편수 안에 넣으면 그만큼 다른 원고가 밀리고, 넣지 않고 그때그때 끼워 넣으면 처리량이 실제보다 크게 나옵니다. 한 달에 날짜가 걸린 원고가 몇 편쯤 생기는지 세어 두고, 그 편수를 빼고 다음 묶음을 정하면 어긋나지 않습니다. 그달에 유난히 많았다면 그 사정도 함께 기재해, 다음에 셈할 때 그 달을 빼고 볼 수 있게 합니다.